- القدرة على أتمتة عمليات التحقق عبر منصات متعددة مثل SharePoint و Teams و OneDrive و Dynamics 365.
- التمييز بين مسارات الموافقة المتسلسلة والمتوازية بناءً على الحاجة إلى توافق الآراء في العمل.
- إدارة الطلبات طويلة الأجل باستخدام Dataverse ودعم عمليات التحقق من صحة المستخدم الخارجي.
اليوم، قد تُشكّل إدارة البيروقراطية الداخلية للشركات عبئًا كبيرًا دون الأدوات المناسبة. لكن الخبر السار هو أن دمج Microsoft 365 لأنظمة الأعمال يُتيح أتمتة العمليات لتصبح المحرك الذي يُبسّط أي إجراء، بدءًا من طلب إجازة بسيط وصولًا إلى التحقق من صحة الميزانيات المعقدة.
إذا كنت تسعى إلى تبسيط عملية مراجعة المحتوى أو الموافقة على المستندات، فإن Power Automate هو الحل الأمثل. بفضل قدرته على ربط التطبيقات المختلفة، فإنه يزيل الاختناقات ويضمن وصول كل طلب إلى الشخص المناسب في الوقت المناسب، دون أي ضياع.
إتقان استخدام Power Automate لإدارة الموافقات
لتطبيق نظام التحقق، تُعد أداة "الموافقات - بدء وانتظار الموافقة" الأداة الرئيسية . تتميز هذه الوظيفة بتعدد استخداماتها، حيث تتيح لك إدارة سير العمل عبر مجموعة واسعة من الخدمات، بما في ذلك SharePoint وOneDrive for Business و Microsoft Dynamics 365 وSalesforce وWordPress وZendesk.
عمليًا، هذا يعني أنه يمكنك إعداد مسارات عمل للموافقة على الفواتير أو عروض الأسعار، أو التركيز على العمليات الإدارية مثل إدارة ساعات العمل الإضافية وترتيبات السفر. والأفضل من ذلك، أن متخذي القرارات ليسوا مضطرين لتسجيل الدخول إلى المنصة؛ إذ يمكنهم منح موافقتهم مباشرةً من البريد الإلكتروني ، أو تطبيق Power Automate، أو مركز الموافقة المخصص.
كيفية إعداد سير عمل الموافقة خطوة بخطوة
لنفترض أننا نريد أتمتة طلبات الإجازة باستخدام SharePoint Online كمحرك رئيسي. لكي ينجح هذا، نحتاج أولاً إلى إنشاء قائمة محددة تتضمن أعمدة لاسم الموظف، وتاريخي البدء والانتهاء، والتعليقات، وحقل "نعم/لا" للإشارة إلى ما إذا تمت الموافقة على الطلب.
بعد إعداد القائمة، ننتقل إلى Power Automate وننشئ تدفقًا سحابيًا مؤتمتًا . يجب أن يكون المُشغِّل هو حدث "عند إنشاء عنصر" في SharePoint. من هنا، سيتبع التدفق تسلسلًا منطقيًا: حيث يكتشف الإدخال الجديد، ويرسله إلى مركز الموافقة، ويرسل إشعارًا عبر البريد الإلكتروني إلى المدير المسؤول.
لا تنتهي العملية عند هذا الحد. فبناءً على الرد، يُخطر النظام مقدم الطلب بالقرار ويُحدّث قائمة SharePoint تلقائيًا بالنتيجة النهائية وتعليقات المسؤول. ولضمان سير العمل بسلاسة، يُنصح بإضافة إجراء ملف تعريف يجمع معلومات المستخدم ويُخصّص الطلب.
أنواع التدفقات ومنطق الأعمال المتقدم
ليست كل العمليات متشابهة، وهنا يبرز دور منطق الأعمال. فمن جهة، لدينا الموافقات المتسلسلة ، حيث يجب أن يمر الطلب عبر المراجع الأول قبل الانتقال إلى المراجع التالي. إذا رفض أول مراجع في هذه السلسلة الطلب، تتوقف العملية فجأة ولا تصل إلى المراجعين اللاحقين.
من جهة أخرى، توجد الموافقات المتوازية . في هذه الحالة، يُرسل الطلب إلى عدة جهات مسؤولة في آن واحد. ورغم أنها أسرع، إلا أن العملية لا تكتمل إلا بعد رد جميع الموافقين ، لضمان الإجماع التام قبل المضي قدمًا.
تُعدّ هذه الأنواع من الهياكل ضرورية للتحكم في البيانات الرئيسية الهامة ، مثل التغييرات في الحسابات المصرفية للموردين، أو حدود ائتمان العملاء، أو تعديلات أسعار البيع. كما أنها مثالية لإدارة صلاحيات المستخدمين الجدد أو التحقق من صحة القيود المحاسبية قبل ترحيلها النهائي.
حل المشكلات الشائعة والحالات الخاصة
قد تصبح سير العمل معقدة أحيانًا، خاصةً مع المرفقات. ومن الأخطاء الشائعة وصول المستندات تالفة عبر البريد الإلكتروني أو Teams . ولإصلاح ذلك، من الضروري التأكد من إدارة الملف بشكل صحيح من قائمة SharePoint، وأن الأذونات تسمح بعرضه دون منح صلاحية الوصول الكامل إلى موقع التخزين.
إذا كانت عملية اتخاذ القرار بطيئة وقد تستغرق أكثر من 30 يومًا ، فإن الحل يكمن في تخزين الموافقات في قاعدة بيانات مايكروسوفت داتافيرس. هذا يمنع انتهاء صلاحية سير العمل ويسمح باستمرار عمل منطق الأعمال حتى بعد انتهاء فترة الانتظار القياسية.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك التفاعل مع المستخدمين المدعوين عبر Microsoft Entra. يُعدّ هذا مفيدًا للغاية عندما تحتاج إلى شخص من خارج مؤسستك للتحقق من صحة مستند. ما عليك سوى دعوة المستخدم وتعيين الدور المناسب له ليتمكن من المشاركة في عملية الموافقة بسلاسة.
بالنسبة لأولئك الذين يرتكبون خطأ عند تقديم طلب، يسمح لك Power Automate بإلغاء الطلب من علامة التبويب "تم الإرسال" في قسم الموافقات، طالما أنك تستخدم الإصدار V2 من إجراء إنشاء الموافقات.
يتيح تطبيق هذه الأدوات تدفق الاتصالات بسلاسة، مما يغير طريقة التحقق من صحة المحتوى ويضمن تدقيق كل سجل وتحديثه بشكل صحيح في الوقت الفعلي داخل نظام Microsoft 365 البيئي.
