- Дигитализирането на записите за работно време е законово задължение в Испания, което избягва санкции и оптимизира прозрачността на труда.
- Облачните решения далеч превъзхождат Excel благодарение на автоматизацията, геолокацията и сигурността на данните.
- Предлага се широка гама от инструменти, от основно проследяване на работното време и посещаемостта до цялостни HR пакети с изкуствен интелект.
Следенето на работното време на всеки служител вече не е въпрос на добра воля или водене на тефтер на бюрото; то се е превърнало в неизбежно законово изискване за всяка компания, оперираща в Испания. След издаването на знаменателния Кралски декрет-закон 8/2019, воденето на ежедневен регистър на работното време е задължително и въпреки че някои може да се опитат да продължат с документооборота, реалността е, че светът се е насочил към дигиталната среда, за да се избегнат неприятни изненади с Инспекцията по труда.
Истината е, че преминаването от ръчно проследяване на времето към облачен софтуер е като надграждане от стар телефон към смартфон; вие не само печелите удобство, но и оптимизирате ефективността на целия екип. Независимо дали вашите хора са в офиса, работят от вкъщи или са навън, тези инструменти правят отчитането на влизането и излизането бързо, прозрачно и най-вече надеждно и за двете страни.
Защо да пенсионираме Excel и да преминем към облака?
Много фирми все още се придържат към електронни таблици, но нека бъдем честни: Excel е минно поле, когато става въпрос за проследяване на времето. Той не предлага проследимост , изключително лесно е случайно да се изтрият данни и не отговаря на Общия регламент относно защитата на данните (GDPR), ако файловете се споделят по имейл. За разлика от това, облачната система централизира всичко в реално време и гарантира, че данните се съхраняват за четири години, изисквани от закона.
Разликата в сигурността е огромна. Докато всеки може да обърка нещата в споделена електронна таблица, съвременните програми използват криптиране на данните и защитени сървъри, обикновено разположени в ЕС. Освен това, няма повече ръчно сумиране на часове или борба с ненадеждни формули; системата изчислява почивките, отсъствията и извънредния труд за миг.
Основни предимства на дигиталното управление на времето
- Обща мобилност: Благодарение на приложенията и уеб порталите, служителите могат да се регистрират и отписват от мобилните си телефони или таблети. Някои системи включват опционална геолокацияИдеален за търговски представители или техници, работещи на терен.
- Сбогом на човешката грешка: Чрез автоматизиране на отчетите, екипът по човешки ресурси облекчава огромна административна тежест, намалявайки грешките в експортиране на данни за заплати.
- Доверие и прозрачност: Когато служителите могат да виждат собственото си работно време и време за почивка от таблото си, споровете приключват и се създава [неясно - вероятно „по-добра работна среда“]. подобрена работна среда базирано на яснота.
- Цялостно управление: Не става въпрос само за отчитане на влизане и излизане. Най-добрите инструменти ви позволяват да управлявате смените, да заявявате време за отпуск и да запазвате данни. документи за заетост като например договори на едно място.
За илюстрация, представете си консултантска фирма, която управлява 30 клиенти, използвайки споделени електронни таблици в Excel. Те губеха часове в преглед на имейли и коригиране на дубликати. Чрез преминаване към платформа, предназначена за корпоративна среда , те успяха да централизират всичките си клиенти в едно табло, спестявайки повече от 15 часа досадна работа седмично.
Анализ на най-добрите инструменти на пазара
Гамата от опции е огромна и зависи много от това, което търсите. Ако искате нещо безплатно и мощно, за да започнете, Jibble или Clockify са много солидни варианти, особено за тези, които се нуждаят от прецизност за проекти и клиенти, без да харчат нито стотинка първоначално.
Ако търсите цялостен HR пакет, където проследяването на времето е само едно парче от пъзела, Bizneo HR, Factorial и Personio са водещите. Тези платформи ви позволяват да се мащабирате според размера на вашата компания, интегрирайки всичко - от набиране на персонал до управление на ефективността , въпреки че те обикновено са по-скъпи.
За тези, които дават приоритет на спазването на испанското законодателство и опростяването, има някои много интересни опции: Kronjop се откроява със своята одитна поддръжка, докато Bixpe предлага много цялостен безплатен план. От друга страна, JornAda прави фурор, като интегрира изкуствен интелект за автоматично създаване на смени и управление на заплатите от PDF файл, всичко това на много конкурентна цена за лицензионен блок.
Други предлагани решения в зависимост от нуждите
Предлагат се много специфични инструменти. Например, Sage Time Control или a3 Time Management са предназначени за тези, които вече използват своите екосистеми от корпоративен софтуер, позволявайки нативно интегриране със системата за изплащане на заплати . За по-големи организации или международни корпорации, Workday или Cezanne HR предлагат много по-задълбочено и комплексно управление на човешкия капитал.
Има и такива, които предпочитат хардуер. Control Presencial комбинира облака с биометрични системи за контрол на достъпа , което е много надеждно, макар и по-малко гъвкаво от мобилното приложение. От гледна точка на простотата и бързината, Sesame HR или Ejornada ви позволяват да управлявате ежедневните операции само с няколко кликвания, което ги прави идеални за малки и средни предприятия, които не искат да усложняват нещата.
Съвети за избягване на грешки при избора на софтуер
Не купувайте само заради покупката. Първата стъпка е да анализирате дали се нуждаете от специализирана програма за управление на времето или от цялостна HR платформа . Ако вече имате система за управление, може да ви е необходима само лека добавка. Също така е важно да вземете предвид размера на вашата работна сила; управлението на 5 души е много различно от управлението на 500, а мащабируемостта на софтуера ще бъде ключова за избягване на необходимостта от смяна на инструменти след две години.
Направете списък със „задължителните“ неща. Имате ли нужда от регистриране на влизане и излизане чрез QR код, ПИН или лицево разпознаване? Интеграцията със счетоводството от съществено значение ли е ? След като сте определили тези неща, разгледайте бюджета. Плановете започват от едва 2 или 3 евро на служител на месец, което е минимална инвестиция в сравнение с потенциалната глоба, която може да ви бъде наложена при проверка, ако документацията ви не е валидна.
Дигитализирането на работното време е най-умният начин за професионализиране на отношенията между работодател и служител. Чрез замяната на архаичните методи с облачни системи, организациите не само се защитават правно, но и печелят от производителност и благополучие . От безплатни и леки опции до пакети, задвижвани от изкуствен интелект, има инструмент, способен да трансформира хаоса на електронните таблици в автоматизиран, сигурен и напълно прозрачен работен процес.
