Característica de Outlook Web App: Proponer una nueva hora

Organizar reuniones de equipo es una tarea difícil, especialmente cuando el organizador descubre que no hay un buen momento para que todos se reúnan. El problema, sin embargo, puede ser minimizado hasta cierto punto a través de la nueva característica de de Outlook llamada Propose New Time . Los usuarios que ejecutan versiones de escritorio de Microsoft Outlook pueden estar familiarizados con esta característica. Es una función que permite a los asistentes comprobar cuando todos, incluidos ellos mismos, están libres, de modo que el organizador pueda organizar una reunión fácilmente y sin demasiadas molestias.

Todo lo que los asistentes tienen que hacer es declinar cortésmente el tiempo propuesto para la reunión y sugerir otro tiempo adecuado para que el organizador de la reunión lo considere. El organizador puede entonces aceptar la mejor propuesta de nuevo horario y reprogramar rápidamente la reunión.

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Cómo funciona la función Proponer hora nueva en Outlook

En primer lugar, un organizador de la reunión envía una solicitud a todos los asistentes. Al recibir la convocatoria de reunión, los asistentes pueden encontrar varias opciones (Tentativa, Rechazar y Proponer nueva hora) junto al botónAceptar habitual en la secciónCorreo.

Si hay un conflicto sobre el tiempo propuesto para la reunión. Un asistente puede simplemente hacer clic en el botón Proponer nueva hora en la invitación o en el propio evento del calendario.

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Cuando termina, encuentra 3 opciones mostradas:

  1. Aceptar y proponer una nueva hora
  2. Tentativo y proponer una nueva fecha
  3. Rechazar y proponer un nuevo tiempo.

Una vez que haya seleccionado una de las tres opciones de Proponer hora nueva, se abrirá una vista simplificada del asistente de programación.

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Allí puede rellenar los datos correspondientes y pulsar el botón «Aceptar». La acción muestra instantáneamente un nuevo mensaje de correo electrónico, dirigido automáticamente al organizador, con la nueva propuesta de tiempo. También tiene las opciones para añadir destinatarios, además del organizador.

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Cuando un organizador de una reunión recibe un correo electrónico de un asistente que propone una nueva hora, aparece una notificación en la invitación indicando que se ha propuesto una nueva hora para la invitación a la reunión enviada anteriormente.

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Si el organizador es receptivo a los cambios sugeridos, edita el evento. El asistente de programación le permite ver la hora actual de la reunión junto con todas las propuestas de nuevas horas que recibe de todos los asistentes.

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Esto le simplifica la tarea de encontrar, comparar opciones y seleccionar la que mejor funcione para todos.

Una vez seleccionada una nueva fecha para la reunión, el organizador puede enviar una invitación actualizada a todos los asistentes.

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