Cómo mover archivos entre Office 365, SharePoint y OneDrive

El año pasado, Microsoft anunció que permitiría copiar archivos usando Office 365. Pero ahora en adelante, Microsoft permite a los usuarios filmar archivos en Office 365 con total protección de fidelidad para la gestión de metadatos y versiones. Por lo tanto, ayuda a facilitar todo el proceso si nos fijamos en un panorama más amplio. Ahora echemos un vistazo a cómo todas estas cosas se unen y hacen las cosas más fáciles.

Mover archivos entre Office 365, SharePoint y OneDrive

Si desea mover archivos a través de SharePoint, esta sección del tutorial será la más útil para usted. El comando Move to es realmente útil para hacer cosas.

Cómo mover archivos entre Office 365, SharePoint y OneDrive 1

En primer lugar, debe seleccionar la lista de archivos deseada dentro de SharePoint.

Después de seleccionarlo, debe dirigirse a la Barra de Comandos como se muestra en la captura de pantalla anterior.

En esa barra de comandos, seleccione Mover para mover el archivo.

Después de esto, verá un menú que le pedirá que seleccione el destino como se muestra en la figura de abajo.

Cómo mover archivos entre Office 365, SharePoint y OneDrive 2

Esta lista del objetivo mostrará los objetivos que son relevantes para su trabajo. Esto se debe a que está alimentado por Microsoft Graph .

Ahora, sólo tiene que elegir una ubicación para mover su archivo y hacer clic en Mover aquí Esto incluirá las ubicaciones de OneDrive, las ubicaciones de Office 365 y más. Incluso puede elegir una ubicación personalizada si no se muestra el objetivo deseado.

Escenarios relevantes

Estas capacidades serán útiles para un individuo en muchos escenarios. Porque preservar todos los detalles menores como los metadatos y el historial de versiones es importante para mucha gente.

Migración:

Los tiempos están cambiando. Las empresas están migrando de sistemas basados en servidores nativos o servicios de terceros a servicios confiables y mejores como Office 365. Muchas veces, no todos los archivos se migran correctamente a estas nuevas ubicaciones, y algunos no se ven afectados en las ubicaciones más antiguas. Por lo tanto, disposiciones como ésta ayudan al usuario a mantener un registro adecuado de los archivos que se migran a estas nuevas soluciones.

Compartir:

Esto es útil en los escenarios en los que acaba de completar un nuevo borrador de un archivo y desea compartirlo con su equipo.

Publicación:

Si lo desea, también puede alojarlo en algún lugar fácilmente y compartirlo con su público. Esto le permite aumentar su alcance y aumentar el alcance con herramientas confiables, mejor es la experiencia del usuario.

Modernización:

Si está trayendo algunos archivos antiguos al sitio web de un nuevo proyecto de sitio, puede hacerlo con la conservación de los atributos. Además, puede agrupar los archivos según el tipo de grupo de usuarios al que pertenezcan.

Multigeo:

Su contenido heredado podrá ser trasladado a nuevos sitios en nuevas geografías.

Junto con esto, el equipo de Microsoft también habló sobre algunas preguntas frecuentes. He aquí algunos de ellos:

Preguntas Frecuentes (FAQs)

La copia de archivos fue lanzada hace más de un año – ¿cambia algo la nueva característica con la copia de archivos?

Para los seguidores de la función de copia entre sitios, puede que les interese saber que el movimiento entre sitios está construido sobre la misma API que también potencia escenarios como la migración, la publicación y la restauración de puntos en el tiempo. A medida que desplegamos Move, eliminaremos el límite en el tamaño de los archivos y en el tamaño de los paquetes que puede Mover o Copiar.

Al igual que con Copiar, debería poder mover archivos a cualquier lugar dentro de sus inquilinos de SharePoint donde tenga permiso para escribir archivos, incluidos los sitios ubicados en otras zonas geográficas. La excepción notable es que no podrá mover o copiar archivos de las bibliotecas habilitadas para Information Rights Management (IRM).

¿En qué se diferencia la nueva característica de Copiar?

Algunas cosas a tener en cuenta que son diferentes en Copiar y Mover:

  • Cuando los archivos se mueven, conservan todas sus versiones originales de la fuente, mientras que Copy sólo entrega la versión final de un archivo.
  • Cuando un archivo está en movimiento, seguirá apareciendo en el directorio de origen hasta que se mueva completamente al destino y luego se eliminará. El archivo permanecerá en la papelera de reciclaje de los sitios de origen después de que se haya completado el traslado y estará sujeto al programa de reciclaje normal, a menos que un usuario lo recupere de la papelera de reciclaje

.

¿Qué sucede si la ubicación de destino no admite metadatos?

Al mover archivos entre bibliotecas o sitios, se preservan los metadatos haciendo coincidir los nombres de las columnas. Si el destino no tiene una columna coincidente, se perderán los metadatos de la columna de origen. En este caso, se le informará y se le pedirá que confirme que ha procedido con la mudanza y que ha eliminado los metadatos no coincidentes. Es poco probable que esto ocurra al mover un archivo desde sus archivos personales (que actualmente no admiten metadatos) a sitios de SharePoint, pero puede ocurrir al mover archivos entre bibliotecas de SharePoint o sitios con columnas no coincidentes.

Los administradores pueden reducir la incidencia de este error asegurándose de que las columnas de las bases de operaciones sean coherentes en todas ellas. En los casos en que esto no sea posible, los administradores pueden orientar a los usuarios sobre cómo los movimientos afectarán a los metadatos.

¿Cómo funciona esto con Retention and Records Management?

Si está utilizando etiquetas de gobierno de datos para controlar las políticas de información para la retención o la gestión de registros, las etiquetas de política aplicadas a la ubicación de origen deben existir en la ubicación de destino. Si el destino no admite las políticas aplicadas al archivo en el origen, se le bloqueará el movimiento del archivo, ya que al hacerlo se evitaría la retención o la administración de registros.

Por último, al intentar mover archivos que ya se encuentran en una biblioteca del Centro de Registros, se deja el archivo de origen en su lugar, lo que da como resultado dos copias del archivo.

¿Puedo mover un cuaderno OneNote?

Los cuadernos OneNote contienen una agrupación de muchos archivos. Mover un cuaderno OneNote dividirá el cuaderno en subsecciones y no se recomienda en este momento.

Puedes leer más sobre ello en el anuncio oficial publicado por Microsoft .

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