La norma ISO 9001 2015 establece los requisitos para un sistema de gestión de calidad en una organización. Uno de los aspectos clave de este sistema es la gestión de la información documentada, que incluye la identificación, control y protección de los documentos y registros necesarios para asegurar la calidad de los productos o servicios que ofrece la empresa. En este artículo, se explicará cómo se puede cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001 2015 en cuanto a la gestión de la información documentada.
Los requisitos de la norma ISO 9001:2015 para la gestión de la documentación
Para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 para la gestión de la documentación, es importante identificar, controlar y proteger la información documentada.
Identificación: La identificación de la información documentada es fundamental para su gestión. Es necesario determinar qué documentos son necesarios para el sistema de gestión de la calidad y cómo se relacionan entre sí. Además, es importante asegurarse de que los documentos estén actualizados y sean adecuados para su uso.
Control: El control de la información documentada implica establecer un proceso de aprobación, emisión, distribución y actualización. Es necesario asegurarse de que los documentos estén disponibles para las personas que los necesitan, pero también de que estén protegidos contra modificaciones no autorizadas.
Protección: La protección de la información documentada es vital para garantizar su integridad y confidencialidad. Se deben establecer medidas para prevenir el acceso no autorizado, la pérdida o daño de los documentos. Además, es importante establecer procedimientos de copia de seguridad y recuperación para garantizar la disponibilidad de los documentos.
Esto implica establecer procesos para la aprobación, emisión, distribución y actualización de los documentos, así como medidas de protección para garantizar su integridad y confidencialidad.
Procedimientos para el control de documentos según la norma ISO
La norma ISO 9001:2015 establece la importancia de tener un adecuado control de la documentación para garantizar la eficacia del sistema de gestión de calidad. Por ello, es fundamental el establecimiento de procedimientos para el control de documentos.
El primer paso para el control de documentos es su identificación. Esto implica que se debe tener un registro de todos los documentos del sistema de gestión de calidad, incluyendo su versión y fecha de emisión.
Una vez identificados los documentos, se debe establecer su control. Esto significa que se deben definir los responsables de la creación, revisión, aprobación y distribución de los documentos, así como establecer las condiciones de almacenamiento y acceso a los mismos.
Además, es importante asegurar la protección de los documentos. Esto implica establecer medidas de seguridad para evitar su pérdida, robo, deterioro o acceso no autorizado. Por ejemplo, se pueden establecer contraseñas para acceder a los documentos electrónicos o mantener los documentos físicos en lugares seguros y protegidos.
Por último, se debe establecer un procedimiento para la obsolescencia y retención de los documentos. Esto implica definir el tiempo de conservación de los documentos y establecer su eliminación o archivo una vez que han perdido su vigencia.
Esto garantizará la eficacia del sistema y la satisfacción de los clientes.
La gestión adecuada de la documentación: claves para el control eficiente de la información
En la norma ISO 9001:2015, la gestión adecuada de la documentación es un requisito fundamental para asegurar la calidad del producto o servicio ofrecido por una organización.
Para identificar, controlar y proteger la información documentada, es necesario establecer un sistema de gestión documental que permita la organización, distribución, acceso y actualización de la información de manera eficiente y segura.
Las claves para lograr un control eficiente de la información documentada son:
Identificación: es necesario identificar los documentos y registros que forman parte del sistema de gestión de calidad, estableciendo criterios claros para su identificación y nombramiento, así como para su almacenamiento y acceso.
Control: una vez identificados los documentos y registros, es necesario establecer un control sobre su revisión, aprobación, distribución y uso, asegurando que siempre se estén utilizando las versiones más actualizadas y que se estén cumpliendo con los requisitos legales y normativos aplicables.
Protección: es fundamental asegurar la protección de la información documentada, estableciendo medidas de seguridad físicas y electrónicas para evitar su pérdida, robo o acceso no autorizado.
Cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 en este aspecto, permitirá mejorar la calidad del producto o servicio ofrecido, así como minimizar los riesgos asociados a la gestión de la información documentada.
La importancia del control de documentos según ISO 9001
Uno de los aspectos fundamentales de la norma ISO 9001 es el control de documentos, ya que permite garantizar que la información documentada se encuentre actualizada y disponible en todo momento. Esto es esencial para que la organización pueda cumplir con sus objetivos y mantener la calidad de sus productos y servicios.
Identificar los documentos relevantes para el sistema de gestión de calidad de la empresa es el primer paso para el control de documentos. Se trata de aquellos que contienen información que es necesaria para llevar a cabo las actividades y procesos relacionados con la calidad. Es importante que sean identificados de manera clara y precisa para que no haya confusiones al momento de utilizarlos.
Controlar los documentos implica establecer un sistema que permita su revisión, aprobación y distribución de manera controlada. Esto garantiza que los documentos se encuentren actualizados y que las personas adecuadas tengan acceso a ellos en el momento que lo necesiten. Además, la norma ISO 9001 establece que los documentos deben estar protegidos contra su pérdida, daño o acceso no autorizado.
Proteger la información documentada es esencial para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. La norma ISO 9001 establece que se deben tomar medidas para proteger los documentos contra la pérdida, el daño o el acceso no autorizado. Esto puede incluir la implementación de medidas de seguridad físicas, como almacenamiento en lugar seguro, así como medidas de seguridad electrónicas, como contraseñas y accesos restringidos.
Identificar, controlar y proteger los documentos de acuerdo con la norma ISO 9001 es fundamental para asegurar que la información documentada se encuentre actualizada y disponible en todo momento, y que se proteja contra su pérdida, daño o acceso no autorizado.