- Verificación de la funcionalidad de impresión en otras aplicaciones para aislar el origen del fallo.
- Ajuste de márgenes y configuración de salida para evitar errores de área no imprimible.
- Mantenimiento del software mediante la reparación de Office y la actualización de controladores.
- Gestión de servicios del sistema y restablecimiento de colas de impresión en Windows y Mac.
¿Te ha pasado que tienes prisa por entregar un trabajo y, de repente, Word se pone rebelde y no quiere mandar el documento a la impresora? Es una situación frustrante, sobre todo cuando notas que el resto de programas del ordenador funcionan a la perfección y parece que el problema sea solo de Microsoft Word. Este fallo puede venir de muchos lados: desde una simple mala configuración en el menú de impresión hasta archivos del sistema corruptos o controladores que se han quedado obsoletos.
Para que no tires la toalla ni te vuelvas loco reiniciando el PC una y otra vez, hemos preparado una guía exhaustiva y detallada. Vamos a analizar paso a paso cómo aislar el fallo y solucionarlo, ya sea que utilices Windows o macOS, atacando el problema desde la raíz para que vuelvas a imprimir tus documentos sin más sustos.
Primeros pasos para localizar la avería
Antes de meterte en líos técnicos, lo más inteligente es saber si el problema es de Word, del documento concreto o de la impresora en sí. Una forma rápida de salir de dudas es intentar imprimir desde otras aplicaciones como el Bloc de notas, Paint o WordPad. Si estos programas imprimen sin problemas, ya sabemos que el fallo está localizado en la suite de Office.
Si sospechas que el problema es el archivo, prueba a crear un documento nuevo en blanco, escribe un par de frases y lanza la impresión. Si esto funciona, es muy probable que tu archivo original esté dañado o que tenga alguna fuente tipográfica incompatible que esté bloqueando la cola de impresión.
Ajustes básicos y configuración interna de Word
A veces la solución es la más sencilla y se nos escapa por ir directamente a lo complejo. Asegúrate de que en el menú de imprimir esté seleccionada la impresora correcta y que su estado figure como «Listo». Es común que Word elija por defecto una impresora virtual como «Microsoft Print to PDF» o «Imprimir a archivo», lo que hace que no salga nada por el papel.
Otro punto crítico son los márgenes del documento. Si has configurado márgenes demasiado estrechos que quedan fuera del área física que la impresora puede alcanzar, Word podría lanzar un error de «texto no imprimible». Para arreglarlo, ve a la configuración de página y pulsa el botón Corregir para que el programa ajuste automáticamente los márgenes al mínimo permitido por tu hardware.
Si notas que faltan elementos como imágenes o formas, entra en Opciones > Mostrar y activa la casilla de imprimir dibujos creados en Word. Asimismo, en la sección Avanzadas, comprueba que no esté marcada la opción de «Usar calidad de borrador», ya que esto podría alterar el resultado final.
Soluciones avanzadas para usuarios de Windows
Si lo anterior no ha servido, es hora de mirar bajo el capó de Windows. Una herramienta muy útil es la página de prueba de Windows. Puedes acceder a ella desde Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres. Si la página de prueba tampoco sale, el problema es el controlador o la conexión física.
Un truco que suele salvar la partida es reiniciar el Administrador de trabajos de impresión. Pulsa Windows + R, escribe services.msc y busca este servicio en la lista. Haz clic derecho y selecciona Reiniciar; esto suele desbloquear la cola de impresión cuando hay trabajos atascados que no dejan pasar el resto.
Si el problema persiste, puedes intentar reparar la instalación de Microsoft 365. Ve a Aplicaciones instaladas, busca Office y elige «Modificar». Tienes dos opciones: la Reparación rápida, que es veloz, o la Reparación en línea, que es más profunda y reinstala los componentes dañados.
Cómo solucionar fallos de impresión en macOS
Si usas un Mac, el enfoque cambia un poco. Lo primero es garantizar que tienes todas las actualizaciones de software de Apple al día. Después, revisa que la impresora no esté en pausa desde el icono del Dock; si ves el botón «Reanudar», púlsalo para reactivar la cola de impresión.
Si el fallo sigue ahí, puedes intentar restablecer el sistema de impresión. Para ello, entra en Preferencias del Sistema > Impresoras y escáneres, haz Control+Clic en la lista de dispositivos y elige «Restablecer sistema de impresión». Esto borrará todas las impresoras, permitiéndote reinstalarlas desde cero con controladores limpios.
En casos más extremos, el problema podrían ser los archivos de preferencias. Puedes mover los archivos que empiecen por com.apple.print.*.plist desde la carpeta de la Biblioteca a una carpeta temporal y reiniciar el Mac para que el sistema los regenere.
Controladores y mantenimiento final
Tanto en Windows como en Mac, los controladores obsoletos son el enemigo número uno. Ve al Administrador de dispositivos (en Windows) y busca tu impresora para actualizar el controlador. Si no hay actualizaciones, lo mejor es desinstalar el dispositivo y reiniciar el equipo para que el sistema lo reconozca y lo instale de nuevo automáticamente.
Si crees que un complemento de Word está causando el conflicto, prueba a iniciar el programa en modo seguro escribiendo WinWord /safe en el cuadro de ejecutar. Si así imprimes correctamente, deberás deshabilitar los complementos de Office uno a uno hasta encontrar al culpable.
Para resolver estos inconvenientes es fundamental seguir un orden lógico: primero descartar fallos de hardware, luego revisar la configuración del documento y, finalmente, atacar el software mediante reparaciones de Office o la reinstalación de los controladores del fabricante.