Cómo utilizar la función de desplazamiento de carpetas conocidas en OneDrive

Windows ofrece algunas carpetas predeterminadas donde puede guardar sus documentos e imágenes, incluido el Escritorio. Ahora bien, es una práctica bastante común que sigamos guardando archivos y carpetas críticas en estas ubicaciones, pero nunca realizamos copias de seguridad. Como resultado, cuando algo sale mal, como que las unidades se corrompan o que se produzca un fallo completo del sistema, perdemos todos los archivos. A pesar de las advertencias de los administradores de TI o incluso en casa, seguimos descuidándolo. La buena noticia es que OneDrive está implementando una nueva característica – Known Folder Move – que obligará a los usuarios a mover todas estas carpetas a la nube. En esta guía, vamos a aprender a usar la función Mover carpeta conocida en OneDrive. Esto funciona en un ordenador con Windows 10/8/7.

Movimiento de carpetas conocidas (KFM) en OneDrive

La función está diseñada principalmente para ayudar a los usuarios de Windows a mover sus documentos, escritorio e imágenes a OneDrive para que puedan organizar sus archivos más importantes y acceder a ellos a través de diferentes aplicaciones.

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Todo el contenido del usuario se sincroniza automáticamente con el almacenamiento en nube de Microsoft sin interrumpir la productividad.

No hay nada que el usuario deba hacer para prepararse para este cambio. Una vez que se haya implementado (se espera que la implementación se complete a finales de julio), el usuario podrá mover el contenido de las carpetas Escritorio, Documentos e Imágenes a OneDrive mediante un único botón dedicado. Todos sus archivos estarán en las mismas «Carpetas conocidas» de Windows.

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>Luego, con KFM configurado, verá las carpetas redirigidas a OneDrive (marcadas en rojo). Como puede ver en la imagen de arriba, la carpeta Downloads no se moverá a OneDrive. La función también utilizaría la capacidad de Archivos bajo demanda de OneDrive, donde los iconos se volverían visibles para el usuario al lado de cada carpeta. El icono de nube significa que sólo está en OneDrive, la marca verde muestra que permanece en el propio dispositivo (así como en OneDrive).

Una ventaja adicional que ofrece Known Folder Move (KFM) para OneDrive es que si es un administrador de TI, puede automatizar esta tarea mediante la directiva de grupo. Puede implementar una directiva de grupo a los usuarios de su organización para animarlos a realizar operaciones KFM.

Cómo utilizar la función Mover carpeta conocida en OneDrive

Imagine que se trata de carpetas que se encuentran en su PC, pero que están sincronizadas con Cloudi, es decir, OneDrive. Eso no suena nuevo, ¿verdad? Si utiliza OneDrive con seriedad, ya ofrece la opción de sincronizar las carpetas Escritorio, Documentos y Fotos. Sin embargo, está a la izquierda en la opción de los usuarios si desean sincronizar. KFM está obligado por los administradores de TI a asegurarse de que todos los archivos importantes y acceder a ellos a través de diferentes aplicaciones en el PC del empleado son seguros. Le ayuda a mover sus documentos, escritorio e imágenes a OneDrive. Incluso las carpetas de capturas de pantalla y de rollo de cámara se incluyen cuando la carpeta Imagen ha optado por KFM.

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Transferir archivos a OneDrive con KFM

Los usuarios finales elegibles pueden acceder a la experiencia KFM cuando lo noten y hacer clic en una de las notificaciones de tostadas KFM visibles o navegar a través de la configuración de OneDrive hasta la opción Guardar automáticamente y, a continuación, elegir la sección Actualizar carpetas.

Cuando se activa, se inicia la experiencia KFM y se realiza un breve análisis en busca de archivos no compatibles.

El escaneo, una vez completado, muestra todos los archivos soportados y confirma que el usuario ahora tiene acceso a la opción de mover las carpetas deseadas a OneDrive.

Aparte de los usuarios finales, Microsoft también tiene algo que ofrecer a los administradores de TI. Por ejemplo, los administradores de TI tienen dos opciones adicionales para sus usuarios, incluyendo

La redirección silenciosa de las carpetas conocidas de Windows a OneDrive permite mover datos a OneDrive sin que se envíe ninguna notificación a los usuarios cuando el proceso haya finalizado. Tenga en cuenta que si desactiva o no configura esta opción, la ventana «Configurar protección de carpetas importantes» no aparecerá automáticamente para sus usuarios. Cuando esta política se establece con la bandera de notificación, el usuario final verá un brindis con el mensaje como se muestra en la imagen de abajo.

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Evitar que los usuarios redirijan las carpetas conocidas de Windows – Esta configuración obliga al usuario a mantener sus carpetas de Documentos, Imágenes y Escritorio dirigidas a OneDrive. Cuando se activa, el botón «Stop protecting» de la ventana «Set up protection of important folders» se desactiva o desactiva, y los usuarios verán un mensaje de error parpadeando en su pantalla si intentan dejar de sincronizar una carpeta conocida. Si desactiva o decide no configurar esta opción, los usuarios pueden elegir redirigir sus carpetas conocidas de vuelta a su PC.

Puede utilizar las directivas de grupo junto con cualquier otra directiva de grupo, incluida la configuración de cuenta silenciosa, pero asegúrese de que si está estableciendo directivas, no se cree un conflicto.

Known Folder Move funciona con la aplicación de escritorio OneDrive en Windows 10, Windows 8 y Windows 7. Se ha anunciado para los usuarios de OneDrive para empresas, pero hay noticias de que la empresa también lo está probando con un pequeño subconjunto de usuarios personales de OneDrive.

Cómo funciona

Los administradores de TI pueden implementar una directiva de grupo a los usuarios de sus organizaciones (detalles al final) para seguir animándolos a realizar KFM. Al final, será la elección del usuario final, pero un recordatorio constante atraerá suficiente atención. Una vez habilitado, los usuarios finales elegibles pueden acceder a la experiencia KFM si hacen clic en una de las notificaciones de tostadas KFM o en los ajustes de OneDrive > Autoguardar > Actualizar carpetas.

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Una cosa que debe saber, que KFM no mueve carpetas a OneDrive; es una simple redirección. Además de esto, también aprovecha los archivos de OneDrive bajo demanda, lo que se indica con una marca verde que significa que está disponible tanto en PC como en OneDrive. Esto es muy similar a cómo funciona OneDrive incluso para los usuarios habituales.

Una vez que los usuarios hagan clic en Proteger estas carpetas, se le llevará directamente a la Configuración de almacenamiento automático de OneDrive, donde podrá seleccionar las carpetas Documento, Fotos y Escritorio, y estará listo. La experiencia de configuración también seleccionará automáticamente algunas de las carpetas predefinidas que puede ver en la siguiente captura de pantalla.

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Carpeta conocida Mover configuración de directiva de grupo para administradores de TI

Deberá configurar aquí tres directivas de grupo:

  • Habilite la política «Evitar que los usuarios muevan su carpeta conocida de Windows a Onedrive» y seleccione «Dejarlas» en las opciones.
  • Habilitar la política «Evitar que los usuarios redirijan su carpeta conocida de Windows a su PC»
  • Habilitar la política «Redirigir silenciosamente la carpeta conocida de Windows a OneDrive»

Todo esto se puede encontrar en Editor de directivas de grupo > Configuración del ordenador > Plantillas administrativas > OneDrive

Evitar que los usuarios muevan su carpeta conocida de Windows a Onedrive

Si habilita esta configuración, no se le pedirá a los usuarios que configuren la «protección de configuración de carpetas importantes». Debe elegir estas opciones para elegir qué sucede si los usuarios ya han movido carpetas conocidas.

Evitar que los usuarios redirijan sus carpetas conocidas de Windows

Cuando el administrador de TI elige esta configuración, obliga a los usuarios a mantener sus carpetas de Documentos, Imágenes y Escritorio dirigidas a OneDrive. Una vez activado, el botón «Stop protecting» de la ventana «Set up protection of important folders» se desactivará y los usuarios recibirán un error si intentan dejar de sincronizar una carpeta conocida. Sin embargo, si deshabilita o no configura esta configuración, los usuarios pueden elegir redirigir sus carpetas conocidas a su PC.

Redirige silenciosamente las carpetas conocidas de Windows a OneDrive

Volviendo a la parte de administración de TI, hay algunos ajustes que puede configurar para KFM cuando se implementa a través de la directiva de grupo. Le permitirá redirigir las carpetas de Documentos, Imágenes y Escritorio de sus usuarios a OneDrive sin la interacción del usuario. Sin embargo, esta política funciona cuando todas las carpetas conocidas están vacías, y en las carpetas redirigidas a una cuenta de OneDrive diferente . Microsoft recomienda utilizar esta política junto con «Prompt users to move Windows known folders to OneDrive».

Es mejor aplicar esto cuando esté configurando una nueva PC. Una vez habilitadas, las futuras versiones se redirigirán automáticamente y el contenido de las mismas se moverá.

Para más detalles, puede visitar techcommunity.microsoft.com .

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