- Fähigkeit zur Automatisierung von Validierungen über mehrere Plattformen hinweg, wie z. B. SharePoint, Teams, OneDrive und Dynamics 365.
- Unterscheidung zwischen sequenziellen und parallelen Genehmigungsprozessen basierend auf der Notwendigkeit eines Geschäftskonsenses.
- Langfristiges Anfragemanagement mit Dataverse und Unterstützung externer Benutzervalidierungen.
Heutzutage kann die Bewältigung der internen Bürokratie eines Unternehmens ohne die richtigen Werkzeuge eine echte Herausforderung sein. Die gute Nachricht ist, dass die Integration von Ökosystemen von Microsoft 365 für Unternehmen Lassen Prozessautomatisierung zum Motor werden, der jeden Vorgang beschleunigt, von einem einfachen Urlaubsantrag bis zur Prüfung komplexer Budgets.
Wenn Sie die Überprüfung von Inhalten oder die Genehmigung von Dokumenten optimieren möchten, ist Power Automate die ideale Lösung. Dank der Möglichkeit, verschiedene Anwendungen zu verbinden, ist es möglich, … Engpässe beseitigen und sicherzustellen, dass jede Anfrage zur richtigen Zeit die richtige Person erreicht, ohne dass dabei etwas verloren geht.
Power Automate für das Genehmigungsmanagement meistern
Das wichtigste Werkzeug zur Implementierung eines Validierungssystems ist die sogenannte Aktion. Genehmigungen – Starten und auf die Genehmigung wartenDiese Funktionalität ist äußerst vielseitig, da sie die Verwaltung von Arbeitsabläufen über eine Vielzahl von Diensten hinweg ermöglicht, darunter SharePoint und OneDrive für professionelle Umgebungen. Microsoft Dynamics 365, Salesforce, WordPress und Zendesk.
In der Praxis bedeutet dies, dass man Schaltungen zusammenbauen kann, um Rechnungen oder Budgets genehmigen Sie können sich auf den Vertrieb oder auf administrative Prozesse wie die Verwaltung von Überstunden und Reisevorbereitungen konzentrieren. Das Beste daran ist, dass sich Führungskräfte nicht in die Plattform einloggen müssen; sie können einfach ihre Genehmigung erteilen. direkt aus der E-Mail, die Power Automate-Anwendung oder das entsprechende Genehmigungszentrum.
So richten Sie einen Genehmigungsworkflow Schritt für Schritt ein
Nehmen wir an, wir möchten Urlaubsanträge mithilfe von SharePoint Online als zentralem System automatisieren. Damit dies funktioniert, müssen wir zunächst... Erstellen Sie eine bestimmte Liste mit Spalten für Mitarbeitername, Start- und Enddatum, Kommentare und einem Ja/Nein-Feld zur Angabe, ob die Genehmigung erteilt wurde.
Sobald die Liste erstellt ist, gehen wir zu Power Automate und erstellen eine automatisierter Cloud-WorkflowAuslöser sollte das Ereignis „Beim Erstellen eines Elements“ in SharePoint sein. Anschließend folgt der Ablauf einer logischen Abfolge: Der neue Eintrag wird erkannt, an das Genehmigungscenter gesendet und eine E-Mail-Benachrichtigung an den zuständigen Manager ausgelöst.
Der Prozess ist damit noch nicht abgeschlossen. Je nach Antwort wird das System wird den Antragsteller über die Entscheidung informieren. Die SharePoint-Liste wird automatisch mit dem endgültigen Urteil und den Kommentaren des Administrators aktualisiert. Um einen reibungslosen Workflow zu gewährleisten, wird empfohlen, eine/n hinzuzufügen. Profilaktion das Benutzerinformationen sammelt und dadurch die Anfrage personalisiert.
Arten von Datenflüssen und fortgeschrittene Geschäftslogiken
Nicht alle Prozesse sind gleich, und hier kommt die Geschäftslogik ins Spiel. Auf der einen Seite haben wir die sequentielle GenehmigungenDie Anfrage muss den ersten Prüfer passieren, bevor sie an den nächsten weitergeleitet wird. Wird die Anfrage vom ersten Prüfer abgelehnt, wird der Prozess abrupt abgebrochen und die Anfrage erreicht die anderen Prüfer nicht.
Andererseits gibt es die parallele GenehmigungenIn diesem Szenario wird die Anfrage gleichzeitig an mehrere Verantwortliche gesendet. Obwohl dies schneller geht, ist der Workflow erst dann abgeschlossen, wenn… Alle Genehmiger haben geantwortet.Vor dem weiteren Vorgehen muss die vollständige Einigung sichergestellt werden.
Diese Art von Strukturen ist für die Kontrolle unerlässlich. kritische StammdatenBeispiele hierfür sind Änderungen von Lieferantenbankkonten, Kundenkreditlimits oder Verkaufspreisanpassungen. Sie eignen sich auch ideal für die Verwaltung neuer Benutzerberechtigungen oder die Prüfung von Finanzbuchungen vor der endgültigen Verbuchung.
Lösung von Standardproblemen und Sonderfällen
Manchmal können Arbeitsabläufe kompliziert werden, insbesondere bei Anhängen. Ein häufiger Fehler ist, dass Dokumente ankommen beschädigte E-Mail oder TeamsUm dieses Problem zu lösen, ist es unerlässlich sicherzustellen, dass die Datei in der SharePoint-Liste korrekt verwaltet wird und dass die Berechtigungen das Anzeigen ermöglichen, ohne vollen Zugriff auf die Speicherseite zu gewähren.
Wenn der Entscheidungsprozess langsam ist und dauern kann mehr als 30 TageDie Lösung besteht darin, Genehmigungen in Microsoft Dataverse zu speichern. Dadurch wird verhindert, dass der Workflow abläuft, und die Geschäftslogik kann auch nach Ablauf des Standard-Timeouts weiter ausgeführt werden.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit zur Interaktion mit Gastbenutzer über Microsoft Entra. Dies ist besonders nützlich, wenn eine Person außerhalb Ihrer Organisation ein Dokument validieren soll. Sie müssen den Benutzer lediglich einladen und ihm die entsprechende Rolle zuweisen, damit er dies tun kann. am Genehmigungsprozess teilnehmen ohne Komplikationen.
Für diejenigen, die beim Starten einer Anfrage Fehler machen, bietet Power Automate folgende Möglichkeit: Stornierungsanfrage Vom Tab „Gesendet“ im Abschnitt „Genehmigungen“, vorausgesetzt, Sie verwenden Version V2 der Aktion „Genehmigungen erstellen“.
Die Implementierung dieser Tools ermöglicht einen reibungslosen Kommunikationsfluss, verändert die Art und Weise der Inhaltsvalidierung und gewährleistet, dass Jeder Datensatz wird ordnungsgemäß geprüft. und wird innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems in Echtzeit aktualisiert.
