Dropbox Business: asignar una cuenta a otra persona

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Las empresas que utilizan Dropbox Business, en sus ediciones Standard, Advanced o Enterprise, deben gestionar los archivos con la interfaz de administración web proporcionada por Dropbox. En el caso de que un colega se retire o sea reemplazado por un nuevo empleado, la cuenta del usuario anterior tendrá que ser eliminada para poder asignar una licencia al nuevo empleado. Por lo tanto transferiremos los derechos de una cuenta de Dropbox a otro usuario del servicio de almacenamiento en nube.

Por ejemplo: Aline es parte de la compañía y Brice la sucederá en la misma posición. Transferiremos la cuenta de Aline y los documentos a la cuenta y los documentos de Brice, que luego recuperará todos los documentos y las autorizaciones de uso compartido que tenía Aline.

Otro ejemplo: Aline renuncia pero su puesto no será reemplazado. Por lo tanto, asignaremos todos sus archivos Dropbox a su supervisor, Carlos, para que pueda acceder a los documentos de trabajo que Aline estaba utilizando.

Para realizar esta transferencia entre varias cuentas, es necesario tener un contrato de Dropbox Business ya que las cuentas personales no gestionan varios usuarios.

Desactivar una cuenta de usuario de Dropbox Business

1. Inicie sesión en la interfaz de administración de Dropbox Business: https://www.dropbox.com/team/admin

2. Abrir la lista de Miembros .

3. Localice el usuario que desea eliminar, haga clic en la rueda dentada y en» Eliminar miembro » :

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4. Se muestra un resumen de la cuenta. Un comentario puede indicar que la persona ha fusionado su cuenta personal de Dropbox y su cuenta profesional. También vemos la cantidad de espacio utilizado por este miembro y la fecha desde que utiliza Dropbox.

A la pregunta» ¿Le gustaría transferir el contenido de los archivos de este miembro a otro miembro del equipo? «:»:»: answer» Transferir ahora » si el nuevo usuario ya ha sido creado, o» Transferir después » en caso de que desee obtener una licencia antes de crear una nueva cuenta. En nuestro ejemplo, elegimos la segunda opción porque la primera es muy sencilla de seguir.

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5. A la pregunta» ¿Desea eliminar el contenido de los dispositivos de este miembro la próxima vez que se conecte? » : responder » » borrar todo el contenido del Dropbox profesional en los dispositivos conectados a la caja (este puede ser el ordenador profesional pero también su smartphone, una tableta, un PC personal). Por lo tanto, es una seguridad eliminar el contenido de los dispositivos vinculados a esta antigua cuenta de usuario.

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6. Haga clic en Continuar .

7. Una confirmación indica que la cuenta de usuario será eliminada pero el contenido será accesible para la empresa (en otras palabras, el administrador de Dropbox).

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8. Haga clic en» Eliminar cuenta » para confirmar la operación.

Transferir archivos Dropbox a otra cuenta de usuario

1. Ahora tenemos una licencia no asignada que asignaremos al nuevo empleado. Haga clic en el botón «Invitar a los miembros» y envíe una invitación para que la persona se una al grupo Dropbox Business.

2. Una vez creada y activada la cuenta, le transferiremos los archivos del usuario anterior. En la lista de Miembros de la consola de administración, utilice el menú de la derecha para acceder a Tipo de miembro » » Eliminado » :

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3. Haga clic en la rueda dentada del usuario anterior y seleccione» Gestión de archivos » :

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4. ¿Qué desea hacer con los archivos del usuario anterior? » Enviarlas a otro miembro del equipo » especificando su nombre o su dirección de correo electrónico .

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5. La transferencia se inicia instantáneamente y el Dropbox de la nueva cuenta se enriquece con los archivos antiguos (importados a una carpeta «Archivos de Aline») y las carpetas compartidas se copian desde el usuario antiguo.

Sin embargo, será necesario añadir la nueva cuenta a los grupos miembros porque sólo se transfieren los archivos, no el acceso a los recursos compartidos del grupo.

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