- Η ψηφιοποίηση των αρχείων ωρών εργασίας αποτελεί νομική υποχρέωση στην Ισπανία, η οποία αποφεύγει τις κυρώσεις και βελτιστοποιεί τη διαφάνεια στην εργασία.
- Οι λύσεις cloud ξεπερνούν κατά πολύ το Excel χάρη στον αυτοματισμό, τη γεωγραφική τοποθεσία και την ασφάλεια δεδομένων.
- Υπάρχει ένα ευρύ φάσμα διαθέσιμων εργαλείων, από βασική παρακολούθηση χρόνου και παρουσίας έως ολοκληρωμένες σουίτες HR με τεχνητή νοημοσύνη.
Η παρακολούθηση των ωρών εργασίας κάθε εργαζομένου δεν είναι πλέον θέμα καλής θέλησης ή τήρησης σημειωματάριου στο γραφείο. Έχει γίνει αναπόφευκτη νομική απαίτηση για κάθε εταιρεία που λειτουργεί στην Ισπανία. Από το ορόσημο του Βασιλικού Νομοθετικού Διατάγματος 8/2019, η τήρηση ημερήσιου αρχείου των ωρών εργασίας είναι υποχρεωτική και, παρόλο που κάποιοι μπορεί να προσπαθήσουν να συνεχίσουν με γραφειοκρατικές διαδικασίες, η πραγματικότητα είναι ότι ο κόσμος έχει στραφεί προς το ψηφιακό περιβάλλον για να αποφύγει δυσάρεστες εκπλήξεις με την Επιθεώρηση Εργασίας.
Η αλήθεια είναι ότι η μετάβαση από τη χειροκίνητη καταγραφή χρόνου σε λογισμικό που βασίζεται στο cloud είναι σαν την αναβάθμιση από ένα παλιό τηλέφωνο σε ένα smartphone. Δεν κερδίζετε μόνο ευκολία, αλλά βελτιστοποιείτε και την αποτελεσματικότητα ολόκληρης της ομάδας. Είτε οι άνθρωποί σας βρίσκονται στο γραφείο, εργάζονται από το σπίτι είτε έξω, αυτά τα εργαλεία κάνουν την καταγραφή χρόνου γρήγορη, διαφανή και, πάνω απ' όλα, αξιόπιστη και για τα δύο μέρη.
Γιατί να αποσυρθεί το Excel και να στραφεί στο cloud;
Πολλές επιχειρήσεις εξακολουθούν να προσκολλώνται σε υπολογιστικά φύλλα, αλλά ας είμαστε ειλικρινείς: το Excel είναι ένα ναρκοπέδιο όσον αφορά την παρακολούθηση του χρόνου. Δεν προσφέρει ιχνηλασιμότητα , είναι απίστευτα εύκολο να διαγραφούν κατά λάθος δεδομένα και δεν ανταποκρίνεται κατά πολύ στον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) εάν τα αρχεία κοινοποιούνται μέσω email. Αντίθετα, ένα σύστημα που βασίζεται στο cloud συγκεντρώνει τα πάντα σε πραγματικό χρόνο και διασφαλίζει ότι τα δεδομένα αποθηκεύονται για τα τέσσερα χρόνια που απαιτούνται από το νόμο.
Η διαφορά στην ασφάλεια είναι τεράστια. Ενώ ο καθένας μπορεί να κάνει λάθη σε ένα κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο, τα σύγχρονα προγράμματα χρησιμοποιούν κρυπτογράφηση δεδομένων και ασφαλείς διακομιστές, που συνήθως βρίσκονται στην ΕΕ. Επιπλέον, δεν χρειάζεται πλέον να προσθέτετε χειροκίνητα τις ώρες ή να παλεύετε με αναξιόπιστους τύπους. Το σύστημα υπολογίζει τα διαλείμματα, τις απουσίες και τις υπερωρίες σε μια στιγμή.
Βασικά πλεονεκτήματα της ψηφιακής διαχείρισης χρόνου
- Συνολική κινητικότητα: Χάρη σε εφαρμογές και διαδικτυακές πύλες, οι εργαζόμενοι μπορούν να εγγραφούν και να αποσυνδεθούν από τα κινητά τους τηλέφωνα ή τα tablet τους. Ορισμένα συστήματα περιλαμβάνουν το προαιρετική γεωγραφική τοποθεσίαΙδανικό για πωλητές ή τεχνικούς που εργάζονται στο πεδίο.
- Αντίο στο ανθρώπινο λάθος: Αυτοματοποιώντας τις αναφορές, η ομάδα HR απαλλάσσεται από ένα τεράστιο διοικητικό βάρος, μειώνοντας τα σφάλματα στις εξαγωγή δεδομένων μισθοδοσίας.
- Εμπιστοσύνη και διαφάνεια: Όταν οι εργαζόμενοι μπορούν να δουν τις ώρες εργασίας και τον χρόνο των αδειών τους από τον πίνακα ελέγχου τους, οι διαφωνίες τερματίζονται και δημιουργείται ένα [ασαφές - πιθανώς «ένα καλύτερο εργασιακό περιβάλλον»]. βελτιωμένο εργασιακό περιβάλλον με βάση τη σαφήνεια.
- Ολοκληρωμένη διαχείριση: Δεν πρόκειται μόνο για την καταγραφή και την αποχώρηση από το πρόγραμμα. Τα καλύτερα εργαλεία σάς επιτρέπουν να διαχειρίζεστε τις βάρδιες, να ζητάτε άδεια και να εξοικονομείτε δεδομένα. έγγραφα απασχόλησης όπως συμβάσεις σε ένα μέρος.
Για να το δείξουμε, φανταστείτε μια εταιρεία συμβούλων που διαχειριζόταν 30 πελάτες χρησιμοποιώντας κοινόχρηστα υπολογιστικά φύλλα Excel. Σπαταλούσαν ώρες εξετάζοντας email και διορθώνοντας διπλότυπα. Μεταβαίνοντας σε μια πλατφόρμα σχεδιασμένη για εταιρικό περιβάλλον , μπόρεσαν να συγκεντρώσουν όλους τους πελάτες τους σε έναν ενιαίο πίνακα ελέγχου, εξοικονομώντας περισσότερες από 15 ώρες κουραστικής εργασίας την εβδομάδα.
Ανάλυση των καλύτερων εργαλείων της αγοράς
Η γκάμα των επιλογών είναι τεράστια και εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από αυτό που ψάχνετε. Αν θέλετε κάτι δωρεάν και ισχυρό για να ξεκινήσετε, το Jibble ή το Clockify είναι πολύ καλές επιλογές, ειδικά για όσους χρειάζονται ακρίβεια για έργα και πελάτες χωρίς να ξοδέψουν ούτε δεκάρα αρχικά.
Αν ψάχνετε για μια ολοκληρωμένη σουίτα HR όπου η παρακολούθηση χρόνου είναι μόνο ένα κομμάτι του παζλ, οι Bizneo HR, Factorial και Personio είναι οι κορυφαίες. Αυτές οι πλατφόρμες σάς επιτρέπουν να προσαρμόζεστε στο μέγεθος της εταιρείας σας, ενσωματώνοντας τα πάντα, από την πρόσληψη έως τη διαχείριση απόδοσης , αν και τείνουν να είναι πιο ακριβές.
Για όσους δίνουν προτεραιότητα στη συμμόρφωση με τη νομοθεσία και την απλότητα της Ισπανίας, υπάρχουν μερικές πολύ ενδιαφέρουσες επιλογές: Η Kronjop ξεχωρίζει για την υποστήριξη ελέγχου που προσφέρει, ενώ η Bixpe προσφέρει ένα πολύ ολοκληρωμένο δωρεάν πρόγραμμα. Από την άλλη πλευρά, η JornAda κάνει αίσθηση ενσωματώνοντας τεχνητή νοημοσύνη για την αυτόματη δημιουργία βαρδιών και τη διαχείριση μισθοδοσίας από ένα PDF, όλα σε πολύ ανταγωνιστική τιμή ανά μπλοκ άδειας χρήσης.
Άλλες προτεινόμενες λύσεις ανάλογα με τις ανάγκες
Υπάρχουν διαθέσιμα πολύ συγκεκριμένα εργαλεία. Για παράδειγμα, τα Sage Time Control ή a3 Time Management έχουν σχεδιαστεί για όσους χρησιμοποιούν ήδη τα οικοσυστήματα λογισμικού της επιχείρησής τους, επιτρέποντας την εγγενή ενσωμάτωση με το μισθολόγιο . Για μεγαλύτερους οργανισμούς ή διεθνείς εταιρείες, τα Workday ή Cezanne HR προσφέρουν πολύ πιο βαθιά και πιο σύνθετη διαχείριση ανθρώπινου κεφαλαίου.
Υπάρχουν επίσης και εκείνοι που προτιμούν το υλικό. Το Control Presencial συνδυάζει το cloud με βιομετρικά συστήματα ελέγχου πρόσβασης , τα οποία είναι πολύ ισχυρά, αν και λιγότερο ευέλικτα από μια εφαρμογή για κινητά. Από την πλευρά της απλότητας και της ταχύτητας, το Sesame HR ή το Ejornada σάς επιτρέπουν να διαχειρίζεστε τις καθημερινές λειτουργίες με λίγα μόνο κλικ, καθιστώντας τα ιδανικά για ΜΜΕ που δεν θέλουν να περιπλέξουν τα πράγματα.
Συμβουλές για την αποφυγή λαθών κατά την επιλογή λογισμικού
Μην αγοράζετε απλώς και μόνο για να αγοράσετε. Το πρώτο βήμα είναι να αναλύσετε εάν χρειάζεστε ένα εξειδικευμένο πρόγραμμα διαχείρισης χρόνου ή μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα HR . Εάν έχετε ήδη ένα σύστημα διαχείρισης, μπορεί να χρειαστείτε μόνο ένα ελαφρύ πρόσθετο. Είναι επίσης σημαντικό να λάβετε υπόψη το μέγεθος του εργατικού δυναμικού σας. Η διαχείριση 5 ατόμων είναι πολύ διαφορετική από τη διαχείριση 500 ατόμων και η επεκτασιμότητα του λογισμικού θα είναι το κλειδί για να αποφύγετε την αλλαγή εργαλείων σε δύο χρόνια.
Φτιάξτε μια λίστα με τα «απαραίτητα». Χρειάζεστε καταγραφή μέσω κωδικού QR, PIN ή αναγνώρισης προσώπου; Είναι απαραίτητη η ενσωμάτωση με τη λογιστική ; Μόλις τα προσδιορίσετε, εξετάστε τον προϋπολογισμό. Τα προγράμματα ξεκινούν από μόλις 2 ή 3 ευρώ ανά εργαζόμενο ανά μήνα, που είναι μια ελάχιστη επένδυση σε σύγκριση με το πιθανό πρόστιμο που θα μπορούσατε να αντιμετωπίσετε σε έναν έλεγχο εάν τα αρχεία σας δεν είναι έγκυρα.
Η ψηφιοποίηση του χρόνου εργασίας είναι ο πιο έξυπνος τρόπος για να επαγγελματοποιηθεί η σχέση εργοδότη-εργαζομένου. Αντικαθιστώντας τις αρχαϊκές μεθόδους με συστήματα που βασίζονται στο cloud, οι οργανισμοί όχι μόνο προστατεύονται νομικά, αλλά και βελτιώνουν την παραγωγικότητα και την ευημερία τους . Από δωρεάν και ελαφριές επιλογές έως σουίτες με τεχνητή νοημοσύνη, υπάρχει ένα εργαλείο ικανό να μετατρέψει το χάος των υπολογιστικών φύλλων σε μια αυτοματοποιημένη, ασφαλή και πλήρως διαφανή ροή εργασίας.
