- Υπάρχουν πολλές εναλλακτικές λύσεις για τη διαχείριση εγγράφων χρησιμοποιώντας θύρες USB, κάρτες μνήμης και υπηρεσίες cloud.
- Οι τρέχουσες κινητές συσκευές επιτρέπουν τόσο την άμεση εκτύπωση όσο και τη σάρωση χρησιμοποιώντας επίσημες εφαρμογές ή εγγενείς λειτουργίες κάμερας.
- Η συμβατότητα εξαρτάται αυστηρά από το υλικό του εκτυπωτή, με τις πολυλειτουργικές συσκευές να είναι οι πιο ευέλικτες για αυτές τις εργασίες.
Σήμερα, πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι η εκτύπωση ενός εγγράφου ή η ψηφιοποίηση ενός συμβολαίου απαιτεί την ενεργοποίηση του υπολογιστή και την αναμονή για την εκκίνηση του συστήματος. Ωστόσο, η πραγματικότητα είναι ότι εξαρτόμαστε πολύ από τους υπολογιστές χωρίς να συνειδητοποιούμε ότι η τεχνολογία έχει προχωρήσει αρκετά ώστε να παρακάμπτουμε αυτό το κουραστικό βήμα, επιτρέποντάς μας να διαχειριζόμαστε τα πάντα από την παλάμη του χεριού μας ή με απλά αξεσουάρ.
Είτε επειδή δεν έχετε υπολογιστή στο σπίτι, είτε επειδή είστε πολύ τεμπέληδες για να τον ενεργοποιήσετε μόνο και μόνο για να εκτυπώσετε ένα αεροπορικό εισιτήριο, είτε επειδή ψάχνετε για μια πιο αποτελεσματική λύση στο γραφείο , υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να το πετύχετε αυτό. Από τη χρήση εξωτερικού χώρου αποθήκευσης έως την αξιοποίηση της δύναμης των smartphone, θα αναλύσουμε όλους τους τρόπους για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον πολυλειτουργικό σας εκτυπωτή χωρίς να αγγίξετε ένα πληκτρολόγιο.
Εκτύπωση και σάρωση με χρήση φυσικής αποθήκευσης
Δεν είναι όλοι οι εκτυπωτές ίδιοι, αλλά πολλά μοντέλα μεσαίας και υψηλής τεχνολογίας, όπως ορισμένοι εκτυπωτές Brother ή Toshiba, περιλαμβάνουν απευθείας θύρες. Η εκτύπωση μέσω USB είναι μια από τις πιο πρακτικές επιλογές. Απλώς συνδέστε μια μονάδα USB που περιέχει το αρχείο (συνήθως σε μορφή PDF, JPG ή TIFF) και επιλέξτε το έγγραφο από την οθόνη του εκτυπωτή.
Ομοίως, ορισμένες περιφερειακές συσκευές διαθέτουν υποδοχές για κάρτες μνήμης . Είναι μια πολύ εύχρηστη διαδικασία: τοποθετείτε την κάρτα, επιλέγετε τι θέλετε να εκτυπώσετε και προσαρμόζετε τις προτιμήσεις χρώματος ή αντιγραφής χωρίς μεσάζοντες. Στην περίπτωση των πολυλειτουργικών εκτυπωτών Toshiba, για παράδειγμα, η θύρα USB όχι μόνο επιτρέπει την εκτύπωση αλλά και τη σάρωση εγγράφων απευθείας στη μνήμη, κάτι που είναι σωτήριο εάν ο υπολογιστής αποφασίσει να σταματήσει να λειτουργεί τη χειρότερη δυνατή στιγμή.
Το κινητό τηλέφωνο ως κέντρο ελέγχου
Αν έχετε ένα σύγχρονο smartphone, ουσιαστικά έχετε έναν υπολογιστή στην τσέπη σας. Οι περισσότεροι σύγχρονοι εκτυπωτές συνδέονται στο ίδιο δίκτυο Wi-Fi με το τηλέφωνό σας, επιτρέποντας στην εγγενή υπηρεσία εκτύπωσης του Android να εντοπίζει αυτόματα τον εκτυπωτή. Απλώς ανοίξτε το αρχείο, πατήστε τις τρεις τελείες και συνδέστε το τηλέφωνό σας στον εκτυπωτή για να εκτυπώσετε.
Για τους χρήστες του Samsung Galaxy, η εμπειρία είναι ακόμα πιο ομαλή χάρη στο One UI, το οποίο ενσωματώνει έναν σαρωτή εγγράφων στην κάμερα . Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε τίποτα ασυνήθιστο. Η κάμερα ανιχνεύει τις άκρες του χαρτιού, διορθώνει την προοπτική και παρέχει ένα ευκρινές, καθαρό PDF. Εάν προτιμάτε να χρησιμοποιείτε την επιφάνεια σάρωσης του εκτυπωτή αντί για την κάμερα του τηλεφώνου σας, είναι καλύτερο να κατεβάσετε την επίσημη εφαρμογή του κατασκευαστή (όπως το HP Smart ή το iPrint&Scan της Brother), η οποία σας επιτρέπει να ελέγχετε την ανάλυση και να συντηρείτε τις κεφαλές εκτύπωσης.
Προηγμένη ασύρματη συνδεσιμότητα και cloud
Όταν δεν υπάρχει διαθέσιμος δρομολογητής Wi-Fi, χρησιμοποιούνται το Wi-Fi Direct ή το NFC . Αυτές οι τεχνολογίες επιτρέπουν στο τηλέφωνο και τον εκτυπωτή σας να επικοινωνούν απευθείας, εξαλείφοντας την ανάγκη για τοπικό δίκτυο. Με το NFC, απλώς φέρνοντας τη συσκευή σας κοντά στον εκτυπωτή, δημιουργείται μια σύνδεση σε χρόνο μηδέν.
Από την άλλη πλευρά, έχουμε την εκτύπωση στο cloud . Ορισμένοι πολυλειτουργικοί εκτυπωτές με οθόνες αφής σάς επιτρέπουν να έχετε άμεση πρόσβαση σε υπηρεσίες όπως το Google Drive, το Dropbox ή το OneDrive. Ανεβάζετε το αρχείο στο cloud από οπουδήποτε και στη συνέχεια το εκτυπώνετε απευθείας από τον εκτυπωτή , χωρίς το έγγραφο να περνάει από κανέναν φυσικό υπολογιστή στη διαδικασία.
Λεπτομερής οδηγός σάρωσης ανά μάρκα
Ενώ θέλουμε να αποφύγουμε τη χρήση υπολογιστή, μερικές φορές είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε πώς να ρυθμίσουμε τη σάρωση για αποτελεσματικότητα. Στο οικοσύστημα της HP, η χρήση του HP Smart είναι απαραίτητη , αν και η μάρκα συνήθως απαιτεί τη δημιουργία λογαριασμού για πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες της. Αν θέλετε να το αποφύγετε αυτό, υπάρχουν εναλλακτικές επιλογές λογισμικού, αν και ενδέχεται να χάσετε ορισμένες λειτουργίες βελτιστοποίησης.
Στην περίπτωση του Epson, το βασικό εργαλείο είναι το Epson Scan . Για να σαρώσετε, τοποθετείτε το έγγραφο με την όψη προς τα κάτω και χρησιμοποιείτε την προεπισκόπηση για να προσαρμόσετε την περιοχή ενδιαφέροντος. Μια σημαντική λεπτομέρεια είναι ότι το φυσικό κουμπί σάρωσης της Epson λειτουργεί συνήθως τέλεια στα Windows, αλλά δεν είναι συμβατό με macOS , όπου πρέπει να ξεκινήσετε τη διαδικασία από το λογισμικό.
Για τους χρήστες της Canon, η εφαρμογή IJ Scan Utility είναι το βασικό εργαλείο. Σας επιτρέπει να επιλέξετε λειτουργίες όπως "Αυτόματη", "Έγγραφο" ή "Φωτογραφία", προσαρμόζοντας την ανάλυση ανάλογα με τις ανάγκες. Η Brother, από την άλλη πλευρά, χρησιμοποιεί το ControlCenter , το οποίο είναι πολύ ισχυρό για τη δημιουργία PDF και σας επιτρέπει να ρυθμίσετε τη φωτεινότητα και την αντίθεση πριν από την αποθήκευση του αρχείου.
Συμβουλές για σάρωση διπλής όψης
Εάν χρειάζεται να σαρώσετε ένα έγγραφο διπλής όψης και ο εκτυπωτής σας δεν είναι υψηλής τεχνολογίας, θα πρέπει να το κάνετε χειροκίνητα . Αυτό περιλαμβάνει τη σάρωση της πρώτης όψης, την αποθήκευση του αρχείου, την ανατροπή του χαρτιού και την επανάληψη της διαδικασίας, και στη συνέχεια τον συνδυασμό των εικόνων σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας PDF όπως το Adobe Acrobat.
Αν είστε αρκετά τυχεροί και έχετε έναν εκτυπωτή με δυνατότητα εκτύπωσης διπλής όψης , η διαδικασία είναι αυτόματη. Τοποθετείτε τη στοίβα χαρτιού στον επάνω τροφοδότη και το μηχάνημα φροντίζει να γυρίζει τις σελίδες και να σαρώνει και τις δύο πλευρές χωρίς να χρειάζεται να κουνήσετε ούτε το δάχτυλό σας, εξοικονομώντας σας τεράστιο χρόνο.
Από τη χρήση απλών μονάδων USB και τη μαγεία του Wi-Fi Direct, μέχρι την αξιοποίηση επίσημων εφαρμογών και την ευφυΐα των καμερών των κινητών τηλεφώνων, η διαχείριση των εγγράφων μας χωρίς να βασιζόμαστε σε έναν επιτραπέζιο ή φορητό υπολογιστή είναι πλέον απολύτως εφικτή. Το κλειδί είναι να ελέγξουμε τις προδιαγραφές της συσκευής μας και να αξιοποιήσουμε τα εργαλεία συνδεσιμότητας μέσω κινητού για να κάνουμε τη διαδικασία πολύ πιο δυναμική και απλή.
