Standard ISO 9001:2015 kehtestab organisatsiooni kvaliteedijuhtimissüsteemi nõuded. Selle süsteemi üks põhiaspekte on dokumenteeritud teabehaldus, mis hõlmab ettevõtte toodete või teenuste kvaliteedi tagamiseks vajalike dokumentide ja andmete tuvastamist, kontrolli ja kaitsmist. See artikkel selgitab, kuidas täita standardi ISO 9001:2015 nõudeid dokumenteeritud teabehalduse osas.
ISO 9001:2015 nõuded dokumendihaldusele
Dokumendihalduse standardi ISO 9001:2015 nõuete täitmiseks on oluline dokumenteeritud teavet tuvastada, kontrollida ja kaitsta.
ID: Dokumenteeritud teabe tuvastamine on selle haldamiseks hädavajalik. On vaja kindlaks teha, millised dokumendid on kvaliteedijuhtimissüsteemi jaoks vajalikud ja kuidas need omavahel seotud on. Samuti on oluline tagada, et dokumendid oleksid ajakohased ja kasutuskõlblikud.
Kontroll: Dokumenteeritud teabe haldamine hõlmab kinnitamise, väljastamise, levitamise ja ajakohastamise protsessi loomist. On vaja tagada, et dokumendid oleksid kättesaadavad inimestele, kes neid vajavad, aga ka et need oleksid kaitstud volitamata muutmise eest.
Kaitse: Dokumenteeritud teabe kaitsmine on selle terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse tagamiseks ülioluline. Dokumentidele volitamata juurdepääsu, kaotsimineku või kahjustumise vältimiseks tuleb rakendada meetmeid. Lisaks on oluline kehtestada varundus- ja taastamisprotseduurid dokumentide kättesaadavuse tagamiseks.
See hõlmab dokumentide kinnitamise, väljastamise, levitamise ja ajakohastamise protsesside kehtestamist, samuti kaitsemeetmete võtmist nende terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse tagamiseks.
Dokumentide kontrolli protseduurid vastavalt ISO standardile
Standard ISO 9001:2015 sätestab piisava dokumentatsioonikontrolli olulisuse kvaliteedijuhtimissüsteemi tõhususe tagamiseks. Seetõttu on dokumentide kontrolli protseduuride kehtestamine oluline.
Dokumendikontrolli esimene samm on dokumentide identifitseerimine. See eeldab kõigi kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentide, sh nende versiooni ja väljaandmiskuupäeva arvestuse pidamist.
Kui dokumendid on tuvastatud, tuleb kehtestada nende kontroll. See tähendab dokumentide loomise, läbivaatamise, kinnitamise ja levitamise eest vastutavate isikute määratlemist ning nende säilitamise ja juurdepääsu tingimuste kehtestamist.
Lisaks on oluline tagada dokumentide kaitse. See hõlmab turvameetmete kehtestamist kaotsimineku, varguse, kahjustumise või volitamata juurdepääsu vältimiseks. Näiteks saab elektroonilistele dokumentidele juurdepääsuks määrata paroolid või hoida füüsilisi dokumente turvalistes kohtades.
Lõpuks tuleb kehtestada dokumentide aegumise ja säilitamise kord. See hõlmab dokumentide säilitusaja määratlemist ning nende hävitamise või arhiveerimise korraldamist pärast nende kehtivusaja lõppemist.
See tagab süsteemi tõhususe ja klientide rahulolu.
Nõuetekohane dokumendihaldus: tõhusa teabekontrolli võtmed
Standardis ISO 9001:2015 on nõuetekohane dokumentatsioonihaldus organisatsiooni pakutava toote või teenuse kvaliteedi tagamise põhinõue.
Dokumenteeritud teabe tuvastamiseks, kontrollimiseks ja kaitsmiseks on vaja luua dokumendihaldussüsteem, mis võimaldab teavet tõhusalt ja turvaliselt korraldada, levitada, sellele juurde pääseda ja seda ajakohastada.
The võtmed Dokumenteeritud teabe tõhusa kontrolli saavutamiseks on vaja järgmist:
ID: On vaja kindlaks teha dokumendid ja dokumendid, mis moodustavad osa kvaliteedijuhtimissüsteemist, kehtestades selged kriteeriumid nende tuvastamiseks ja nimetamiseks, samuti nende säilitamiseks ja neile juurdepääsuks.
Kontroll: Kui dokumendid ja dokumendid on tuvastatud, on vaja luua kontroll nende läbivaatamise, kinnitamise, levitamise ja kasutamise üle, tagades, et alati kasutatakse kõige ajakohasemaid versioone ja et järgitakse kohaldatavaid õiguslikke ja regulatiivseid nõudeid.
Kaitse: Dokumenteeritud teabe kaitse tagamiseks on oluline kehtestada füüsilised ja elektroonilised turvameetmed, et vältida selle kadumist, vargust või volitamata juurdepääsu.
Standardi ISO 9001:2015 nõuete järgimine selles osas parandab pakutava toote või teenuse kvaliteeti ja minimeerib dokumenteeritud teabe haldamisega seotud riske.
Dokumendikontrolli olulisus vastavalt standardile ISO 9001
Üks ISO 9001 standardi põhiaspekte on dokumendikontroll, kuna see tagab dokumenteeritud teabe ajakohasuse ja kättesaadavuse igal ajal. See on organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks ning toodete ja teenuste kvaliteedi säilitamiseks hädavajalik.
Tuvastage Ettevõtte kvaliteedijuhtimissüsteemiga seotud dokumentide tuvastamine on dokumendikontrolli esimene samm. Need dokumendid sisaldavad teavet, mis on vajalik kvaliteediga seotud tegevuste ja protsesside läbiviimiseks. Oluline on, et need oleksid selgelt ja täpselt identifitseeritud, et vältida segadust nende kasutamisel.
kontroll Dokumendihaldus hõlmab süsteemi loomist, mis võimaldab nende kontrollitud läbivaatamist, kinnitamist ja levitamist. See tagab dokumentide ajakohasuse ja õigete inimeste juurdepääsu neile siis, kui nad neid vajavad. Lisaks sätestab ISO 9001 standard, et dokumente tuleb kaitsta kaotsimineku, kahjustumise või volitamata juurdepääsu eest.
Kaitse Dokumenteeritud teave on oluline teabe konfidentsiaalsuse, terviklikkuse ja kättesaadavuse tagamiseks. ISO 9001 sätestab, et dokumentide kaitsmiseks kaotsimineku, kahjustumise või volitamata juurdepääsu eest tuleb võtta meetmeid. See võib hõlmata füüsiliste turvameetmete, näiteks turvalise säilitamise, aga ka elektrooniliste turvameetmete, näiteks paroolide ja piiratud juurdepääsu rakendamist.
Dokumentide tuvastamine, kontrollimine ja kaitsmine vastavalt standardile ISO 9001 on oluline, et tagada dokumenteeritud teabe ajakohasus ja kättesaadavus igal ajal ning kaitse kaotsimineku, kahjustumise või volitamata juurdepääsu eest.