- Võimalus automatiseerida valideerimisi mitmel platvormil, näiteks SharePoint, Teams, OneDrive ja Dynamics 365.
- Järjestikuste ja paralleelsete kinnitusvoogude eristamine vastavalt ärilise konsensuse vajadusele.
- Pikaajaline päringute haldamine Dataverse'i abil ja tugi väliste kasutajate valideerimiseks.
Tänapäeval võib ettevõtte sisemise bürokraatia haldamine olla tõeline peavalu ilma õigete tööriistadeta. Hea uudis on see, et Microsoft 365 äriökosüsteemide integreerimine võimaldab protsesside automatiseerimisest saada mootoriks, mis sujuvamaks muudab mis tahes protseduuri, alates lihtsast puhkusetaotlusest kuni keerukate eelarvete kinnitamiseni.
Kui soovite sisu läbivaatamise või dokumentide kinnitamise sujuvamaks muutmist, on Power Automate ideaalne lahendus. Tänu võimele ühendada erinevaid rakendusi kõrvaldab see kitsaskohad ja tagab, et iga päring jõuab õige inimeseni õigel ajal, ilma et midagi teel kaotsi läheks.
Power Automate'i valdamine kinnituste haldamiseks
Valideerimissüsteemi juurutamiseks on peamine tööriist toiming nimega „ Kinnitused – alusta ja oota kinnitust“ . See funktsioon on äärmiselt mitmekülgne, kuna see võimaldab hallata töövooge paljudes teenustes, sealhulgas SharePoint, OneDrive for Business, Microsoft Dynamics 365 , Salesforce, WordPress ja Zendesk.
Praktikas tähendab see, et saate seadistada töövooge arvete või müügipakkumiste kinnitamiseks või keskenduda haldusprotsessidele, näiteks ületunnitöö ja reisikorralduse haldamisele. Parim osa on see, et otsustajad ei pea platvormile sisse logima; nad saavad oma kinnituse anda otse e-posti , Power Automate'i rakenduse või spetsiaalse kinnituskeskuse kaudu.
Kuidas samm-sammult kinnitamise töövoogu seadistada
Kujutame ette, et tahame automatiseerida puhkusetaotlusi, kasutades peamise mootorina SharePoint Online'i. Selleks, et see toimiks, peame kõigepealt looma spetsiaalse loendi, kus on veerud töötaja nime, algus- ja lõppkuupäevade, kommentaaride jaoks ning jah/ei väli, mis näitab, kas see on kinnitatud.
Kui loend on ette valmistatud, läheme Power Automate'i ja loome automatiseeritud pilvevoo . Päästik peaks olema SharePointis sündmus „Üksuse loomisel“. Edasi järgib voog loogilist järjestust: see tuvastab uue kirje, saadab selle kinnituskeskusesse ja saadab vastutavale juhile meiliteatise.
Protsess sellega ei lõpe. Sõltuvalt vastusest teavitab süsteem taotlejat otsusest ja värskendab automaatselt SharePointi loendit lõpliku otsuse ja administraatori kommentaaridega. Sujuva töövoo tagamiseks on soovitatav lisada profiilitoiming, mis kogub kasutajaandmeid ja isikupärastab taotluse.
Voogude tüübid ja täiustatud äriloogika
Kõik protsessid ei ole ühesugused ja siin tulebki mängu äriloogika. Ühelt poolt on meil järjestikused kinnitused , kus päring peab enne järgmise juurde liikumist läbima esimese läbivaataja. Kui ahela esimene lüli päringu tagasi lükkab, peatub protsess järsult ega jõua järgmiste lülideni.
Teisest küljest on olemas paralleelsed kinnitused . Sellisel juhul saadetakse päring samaaegselt mitmele vastutavale osapoolele. Kuigi see on kiirem, on protsess lõpule viidud alles siis, kui kõik kinnitajad on vastanud , tagades enne jätkamist täieliku konsensuse.
Sellised struktuurid on olulised oluliste põhiandmete (nt tarnijate pangakontode muudatused, klientide krediidilimiidid või müügihindade muudatused) haldamiseks. Need sobivad ideaalselt ka uute kasutajate õiguste haldamiseks või finantsajakirjade valideerimiseks enne lõplikku postitamist.
Levinud probleemide ja erijuhtude lahendamine
Mõnikord võivad töövood keeruliseks muutuda, eriti manuste puhul. Levinud viga on see, et dokumendid saabuvad meili või Teamsi kaudu rikutuna . Selle parandamiseks on oluline veenduda, et faili hallatakse SharePointi loendist õigesti ja et õigused lubavad vaatamist ilma salvestuskohale täielikku juurdepääsu andmata.
Kui otsustusprotsess on aeglane ja võib võtta rohkem kui 30 päeva , on lahenduseks kinnituste salvestamine Microsoft Dataverse'i. See hoiab ära töövoo aegumise ja võimaldab äriloogikal jätkata tööd ka pärast tavapärase ooteaja lõppu.
Lisaks saate Microsoft Entra kaudu suhelda kutsutud kasutajatega . See on väga kasulik, kui vajate dokumendi valideerimiseks kedagi väljaspool teie organisatsiooni. Kutsuge lihtsalt kasutaja ja määrake talle sobiv roll, et ta saaks sujuvalt kinnitamisprotsessis osaleda.
Neile, kes teevad taotluse esitamisel vea, võimaldab Power Automate taotluse tühistada jaotises Kinnitused vahekaardil „Esitatud”, kui kasutate kinnituste loomise toimingu versiooni V2.
Nende tööriistade rakendamine võimaldab sujuvat suhtlust, muutes sisu valideerimise viisi ja tagades, et iga kirjet auditeeritakse ja värskendatakse Microsoft 365 ökosüsteemis reaalajas.
