- Töötundide arvestuse digitaliseerimine on Hispaanias seaduslik kohustus, mis aitab vältida karistusi ja optimeerib töö läbipaistvust.
- Pilvelahendused ületavad Exceli kaugelt tänu automatiseerimisele, geograafilisele asukohale ja andmeturbele.
- Saadaval on lai valik tööriistu, alates lihtsast tööaja ja kohaloleku jälgimisest kuni tehisintellektiga põhjalike personalitarkvara komplektideni.
Iga töötaja töötundide jälgimine ei ole enam hea tahte või märkmiku laual hoidmise küsimus; sellest on saanud vältimatu juriidiline nõue igale Hispaanias tegutsevale ettevõttele. Alates ajaloolisest kuninglikust dekreetseadusest 8/2019 on igapäevane töötundide arvestus kohustuslik ja kuigi mõned võivad proovida paberimajandusega jätkata, on reaalsus see, et maailm on liikunud digitaalse keskkonna poole, et vältida ebameeldivaid üllatusi tööinspektsiooniga.
Tõde on see, et üleminek käsitsi ajajälgimiselt pilvepõhisele tarkvarale on nagu vanalt telefonilt nutitelefonile üleminek; see mitte ainult ei suurenda mugavust, vaid optimeerib ka kogu meeskonna tõhusust . Olenemata sellest, kas teie inimesed on kontoris, töötavad kodust või on väljas, muudavad need tööriistad saabumise ja lahkumise kiireks, läbipaistvaks ja ennekõike usaldusväärseks mõlema poole jaoks.
Miks loobuda Excelist ja minna üle pilveteenustele?
Paljud ettevõtted klammerduvad endiselt arvutustabelite külge, aga olgem ausad: Excel on ajajälgimise osas miiniväli. See ei paku jälgitavust , andmeid on uskumatult lihtne kogemata kustutada ja failide jagamine e-posti teel ei vasta kaugeltki isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) nõuetele. Seevastu pilvepõhine süsteem koondab kõik reaalajas ja tagab andmete säilitamise seadusega nõutud neli aastat.
Turvalisuse erinevus on tohutu. Kuigi jagatud arvutustabelis võib igaüks asju sassi ajada, kasutavad tänapäevased programmid andmete krüptimist ja turvalisi servereid, mis asuvad tavaliselt EL-is. Lisaks pole enam vaja käsitsi tunde kokku liita ega ebausaldusväärsete valemitega maadelda; süsteem arvutab pausid, puudumised ja ületunnid silmapilguga.
Digitaalse ajahalduse peamised eelised
- Kogu liikuvus: Tänu rakendustele ja veebiportaalidele saavad töötajad oma mobiiltelefonide või tahvelarvutite kaudu tööle ja välja registreeruda. Mõned süsteemid hõlmavad järgmist valikuline geolokatsioonIdeaalne müügiesindajatele või tehnikutele, kes töötavad valdkonnas.
- Hüvasti inimliku veaga: Aruannete automatiseerimisega võtab personalimeeskond enda õlgadelt tohutu halduskoormuse, vähendades vigu palgaandmete eksportimine.
- Usaldus ja läbipaistvus: Kui töötajad näevad oma töötunde ja puhkuseaega töölaualt, siis vaidlused lõpevad ja luuakse [ebaselge - võib-olla "parem töökeskkond"]. parem töökeskkond selguse põhjal.
- Põhjalik juhtimine: See ei puuduta ainult tööle asumise ja lahkumise registreerimist. Parimad tööriistad võimaldavad teil vahetusi hallata, puhkust taotleda ja andmeid salvestada. töösuhte dokumendid näiteks lepingud ühes kohas.
Illustreerimiseks kujutage ette konsultatsioonifirmat, mis haldas 30 klienti, kasutades jagatud Exceli arvutustabeleid. Nad raiskasid tunde e-kirjade ülevaatamisele ja duplikaatide parandamisele. Ettevõttekeskkonnale loodud platvormile üleminekuga said nad koondada kõik oma kliendid ühele juhtpaneelile, säästes sellega nädalas üle 15 tunni tüütut tööd.
Parimate turul olevate tööriistade analüüs
Valikute valik on tohutu ja sõltub suuresti sellest, mida otsite. Kui soovite alustamiseks midagi tasuta ja võimsat, on Jibble või Clockify väga head valikud, eriti neile, kes vajavad projektide ja klientide jaoks täpsust ilma esialgu sentigi kulutamata.
Kui otsid terviklikku personalijuhtimise tarkvara, kus ajajälgimine on vaid üks osa puslest, siis Bizneo HR, Factorial ja Personio on need raskekahurväelased. Need platvormid võimaldavad sul ettevõtte suurusega kasvada, integreerides kõike alates värbamisest kuni tulemusjuhtimiseni , kuigi need kipuvad olema kallimad.
Neile, kes seavad esikohale Hispaania õigusaktide järgimise ja lihtsuse, on mõned väga huvitavad valikud: Kronjop paistab silma oma audititoe poolest, samas kui Bixpe pakub väga põhjalikku tasuta paketti. Teisest küljest teeb JornAda laineid, integreerides tehisintellekti, et automaatselt luua vahetusi ja hallata palgaarvestust PDF-failist – seda kõike väga konkurentsivõimelise hinnaga litsentsiploki kohta.
Muud lahendused vastavalt vajadusele
Saadaval on väga spetsiifilised tööriistad. Näiteks Sage Time Control või a3 Time Management on loodud neile, kes juba kasutavad oma ettevõtte tarkvara ökosüsteeme, võimaldades natiivset integratsiooni palgaarvestusega . Suuremate organisatsioonide või rahvusvaheliste korporatsioonide jaoks pakuvad Workday või Cezanne HR palju sügavamat ja keerukamat inimkapitali haldamist.
On ka neid, kes eelistavad riistvara. Control Presencial ühendab pilve biomeetriliste juurdepääsukontrollisüsteemidega , mis on väga töökindel, kuigi vähem paindlik kui mobiilirakendus. Lihtsuse ja kiiruse poole pealt võimaldavad Sesame HR või Ejornada hallata igapäevaseid toiminguid vaid mõne klõpsuga, mistõttu on need ideaalsed VKEdele, kes ei soovi asju keeruliseks ajada.
Näpunäited tarkvara valimisel vigade vältimiseks
Ära osta ainult ostmise pärast. Esimene samm on analüüsida, kas vajad spetsiaalset ajahaldusprogrammi või terviklikku personalijuhtimise platvormi . Kui sul on juba juhtimissüsteem olemas, võid vajada ainult kerget lisandmoodulit. Samuti on oluline arvestada oma tööjõu suurusega; 5 inimese haldamine on väga erinev 500 inimese haldamisest ning tarkvara skaleeritavus on võtmetähtsusega, et vältida tööriistade vahetamist kahe aasta pärast.
Koostage nimekiri hädavajalikest asjadest. Kas vajate saabumise ja lahkumise registreerimist QR-koodi, PIN-koodi või näotuvastuse abil? Kas integreerimine raamatupidamisega on hädavajalik ? Kui olete need kindlaks teinud, vaadake eelarvet. Plaanid algavad vaid 2 või 3 eurost töötaja kohta kuus, mis on minimaalne investeering võrreldes võimaliku trahviga, mida võite kontrolli käigus saada, kui teie andmed ei ole kehtivad.
Tööaja digitaliseerimine on kõige targem viis tööandja ja töötaja suhte professionaalsemaks muutmiseks. Asendades arhailised meetodid pilvepõhiste süsteemidega, kaitsevad organisatsioonid end mitte ainult juriidiliselt, vaid suurendavad ka tootlikkust ja heaolu . Alates tasuta ja kergetest valikutest kuni tehisintellektil põhinevate pakettideni on olemas tööriist, mis suudab muuta arvutustabelite kaose automatiseeritud, turvaliseks ja täiesti läbipaistvaks töövooks.
