- Mahdollisuus automatisoida validoinnit useilla alustoilla, kuten SharePointissa, Teamsissa, OneDrivessa ja Dynamics 365:ssä.
- Peräkkäisten ja rinnakkaisten hyväksyntäprosessien erottelu liiketoiminnan konsensuksen tarpeen perusteella.
- Pitkäaikainen pyyntöjen hallinta Dataversen avulla ja tuki ulkoisten käyttäjien validoinneille.
Nykyään yrityksen sisäisen byrokratian hallinta voi olla todellinen päänsärky ilman oikeita työkaluja. Hyvä uutinen on, että Microsoft 365 for business -ekosysteemien integrointi mahdollistaa prosessiautomaation moottorin, joka virtaviivaistaa mitä tahansa prosessia yksinkertaisesta lomapyynnöstä monimutkaisten budjettien validointiin.
Jos haluat virtaviivaistaa sisällön tarkistusta tai dokumenttien hyväksymistä, Power Automate on ihanteellinen ratkaisu. Koska se pystyy yhdistämään useita sovelluksia, se poistaa pullonkaulat ja varmistaa, että jokainen pyyntö tavoittaa oikean henkilön oikeaan aikaan, eikä mitään katoa matkan varrella.
Power Automaten hallinta hyväksyntöjen hallintaan
Validointijärjestelmän toteuttamisessa keskeinen työkalu on toiminto nimeltä Hyväksynnät – Aloita ja odota hyväksyntää . Tämä toiminto on erittäin monipuolinen, sillä sen avulla voit hallita työnkulkuja useissa eri palveluissa, kuten SharePointissa, OneDrive for Businessissa, Microsoft Dynamics 365:ssä , Salesforcessa, WordPressissä ja Zendeskissä.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että voit määrittää työnkulkuja laskujen tai myyntitarjousten hyväksymiseksi tai keskittyä hallinnollisiin prosesseihin, kuten ylityö- ja matkajärjestelyjen hallintaan. Parasta on, että päätöksentekijöiden ei tarvitse kirjautua alustalle; he voivat antaa hyväksyntänsä suoraan sähköpostitse , Power Automate -sovelluksesta tai erillisestä hyväksyntäkeskuksesta.
Hyväksyntäprosessin määrittäminen vaiheittain
Kuvitellaan, että haluamme automatisoida poissaolopyynnöt käyttämällä SharePoint Onlinea päämoottorina. Jotta tämä toimisi, meidän on ensin luotava erityinen luettelo, jossa on sarakkeet työntekijän nimelle, aloitus- ja päättymispäivämäärille, kommenteille ja Kyllä/Ei-kenttä, joka osoittaa, onko pyyntö hyväksytty.
Kun lista on valmis, siirrymme Power Automateen ja luomme automatisoidun pilvityönkulun . Käynnistimen tulisi olla SharePointin "Kohdetta luotaessa" -tapahtuma. Tästä eteenpäin työnkulku noudattaa loogista järjestystä: se havaitsee uuden merkinnän, lähettää sen hyväksyntäkeskukseen ja lähettää sähköposti-ilmoituksen vastuulliselle esimiehelle.
Prosessi ei pääty tähän. Vastauksesta riippuen järjestelmä ilmoittaa pyytäjälle päätöksestä ja päivittää automaattisesti SharePoint-luettelon lopullisella tuomiolla ja ylläpitäjän kommenteilla. Saumattoman työnkulun varmistamiseksi on suositeltavaa lisätä profiilitoiminto, joka kerää käyttäjätietoja ja personoi pyynnön.
Työnkulkujen tyypit ja edistyneet liiketoimintalogiikat
Kaikki prosessit eivät ole samanlaisia, ja tässä kohtaa liiketoimintalogiikka astuu kuvaan. Toisaalta meillä on peräkkäiset hyväksynnät , joissa pyynnön on kuljettava ensimmäisen tarkistajan läpi ennen siirtymistä seuraavaan. Jos ketjun ensimmäinen lenkki hylkää pyynnön, prosessi pysähtyy äkillisesti eikä saavuta seuraavia lenkkejä.
Toisaalta on olemassa rinnakkaisia hyväksyntöjä . Tässä skenaariossa pyyntö lähetetään useille vastuutahoille samanaikaisesti. Vaikka prosessi on nopeampi, se on valmis vasta, kun kaikki hyväksyjät ovat vastanneet , mikä varmistaa täyden yksimielisyyden ennen jatkamista.
Tällaiset rakenteet ovat elintärkeitä kriittisten perustietojen , kuten toimittajien pankkitileillä tapahtuvien muutosten, asiakkaiden luottorajojen tai myyntihintojen muutosten, hallinnassa. Ne sopivat myös ihanteellisesti uusien käyttäjien oikeuksien hallintaan tai talouskirjojen validointiin ennen lopullista kirjausta.
Yleisten ongelmien ja erikoistapausten ratkaiseminen
Työnkulut voivat joskus monimutkaistua, erityisesti liitteiden kanssa. Yleinen virhe on, että asiakirjat saapuvat sähköpostissa tai Teamsissa vioittuneena . Tämän korjaamiseksi on tärkeää varmistaa, että tiedostoa hallitaan oikein SharePoint-luettelosta ja että käyttöoikeudet sallivat katselun myöntämättä täyttä pääsyä tallennussivustolle.
Jos päätöksentekoprosessi on hidas ja voi kestää yli 30 päivää , ratkaisu on tallentaa hyväksynnät Microsoft Dataverseen. Tämä estää työnkulun vanhenemisen ja sallii liiketoimintalogiikan toiminnan jatkumisen myös normaalin odotusajan päättymisen jälkeen.
Lisäksi voit olla vuorovaikutuksessa kutsuttujen käyttäjien kanssa Microsoft Entran kautta. Tämä on erittäin hyödyllistä, kun tarvitset organisaatiosi ulkopuolisen henkilön vahvistamaan asiakirjan. Kutsu käyttäjä vain ja määritä hänelle sopiva rooli, jotta hän voi osallistua hyväksymisprosessiin saumattomasti.
Niille, jotka tekevät virheen pyynnön lähettämisessä, Power Automate antaa sinun peruuttaa pyynnön Hyväksynnät-osion Lähetetty-välilehdeltä, kunhan käytät Hyväksyntöjen luonti -toiminnon versiota V2.
Näiden työkalujen käyttöönotto mahdollistaa sujuvan viestinnän, mullistaa sisällön validointitavan ja varmistaa, että jokainen tietue tarkastetaan ja päivitetään asianmukaisesti reaaliajassa Microsoft 365 -ekosysteemissä.
