- Lehetőség van az ellenőrzések automatizálására több platformon, például a SharePoint, a Teams, a OneDrive és a Dynamics 365 rendszeren.
- A szekvenciális és párhuzamos jóváhagyási folyamatok megkülönböztetése az üzleti konszenzus szükségessége alapján.
- Hosszú távú kéréskezelés Dataverse használatával és külső felhasználói validációk támogatása.
Manapság a belső vállalati bürokrácia kezelése igazi fejfájást okozhat a megfelelő eszközök nélkül. A jó hír az, hogy a Microsoft 365 üzleti ökoszisztémákhoz való integrálása lehetővé teszi , hogy a folyamatautomatizálás bármilyen eljárást leegyszerűsítsen, az egyszerű szabadságkéréstől az összetett költségvetések validálásáig.
Ha egyszerűsíteni szeretné a tartalom ellenőrzését vagy a dokumentumok jóváhagyását, a Power Automate az ideális megoldás. Különböző alkalmazások összekapcsolására való képességének köszönhetően kiküszöböli a szűk keresztmetszeteket , és biztosítja, hogy minden kérés a megfelelő személyhez jusson el a megfelelő időben, anélkül, hogy bármi is elveszne útközben.
A Power Automate elsajátítása a jóváhagyáskezelésben
Egy validációs rendszer megvalósításához a kulcsfontosságú eszköz az Elfogadások – Indítás és várakozás a jóváhagyásra nevű művelet . Ez a funkció rendkívül sokoldalú, mivel lehetővé teszi a munkafolyamatok kezelését számos szolgáltatásban, beleértve a SharePoint, a OneDrive Vállalati verzió, a Microsoft Dynamics 365 , a Salesforce, a WordPress és a Zendesk alkalmazásokat.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy munkafolyamatokat állíthat be számlák vagy értékesítési árajánlatok jóváhagyására , vagy az olyan adminisztratív folyamatokra összpontosíthat, mint a túlórák és az utazási megbeszélések kezelése. A legjobb az egészben, hogy a döntéshozóknak nem kell bejelentkezniük a platformra; közvetlenül e-mailből , a Power Automate alkalmazásból vagy a dedikált jóváhagyási központból is megadhatják jóváhagyásukat .
Hogyan állítsunk be egy jóváhagyási munkafolyamatot lépésről lépésre
Képzeljük el, hogy a SharePoint Online-t használva szeretnénk automatizálni a szabadságkérelmeket. Ahhoz, hogy ez működjön, először létre kell hoznunk egy speciális listát, amelyben oszlopok vannak az alkalmazott nevéhez, a kezdési és befejezési dátumhoz, a megjegyzésekhez, valamint egy Igen/Nem mező, amely jelzi, hogy a kérelmet jóváhagyták-e.
Miután a lista elkészült, a Power Automate-be lépünk, és létrehozunk egy automatizált felhőfolyamatot . A triggernek a SharePoint-ben az „Elem létrehozásakor” eseménynek kell lennie. Innen a folyamat logikus sorrendet követ: érzékeli az új bejegyzést, elküldi azt a jóváhagyási központnak, és e-mail értesítést küld a felelős vezetőnek.
A folyamat ezzel nem ér véget. A választól függően a rendszer értesíti a kérelmezőt a döntésről , és automatikusan frissíti a SharePoint-listát a végső ítélettel és az adminisztrátor megjegyzéseivel. A zökkenőmentes munkafolyamat biztosítása érdekében ajánlott hozzáadni egy profilműveletet , amely felhasználói adatokat gyűjt és személyre szabja a kérelmet.
Folyamattípusok és fejlett üzleti logikák
Nem minden folyamat egyforma, és itt jön képbe az üzleti logika. Egyrészt létezik a szekvenciális jóváhagyás , ahol a kérésnek át kell haladnia az első felülvizsgálón, mielőtt továbblépne a következőre. Ha a lánc első láncszeme elutasítja a kérést, a folyamat hirtelen leáll, és nem éri el a további láncszemeket.
Másrészről léteznek párhuzamos jóváhagyások . Ebben az esetben a kérést egyszerre több felelős félnek küldik el. Bár gyorsabb, a folyamat csak akkor fejeződik be, ha minden jóváhagyó válaszolt , biztosítva a teljes konszenzust a folytatás előtt.
Az ilyen típusú struktúrák létfontosságúak a kritikus törzsadatok , például a beszállítói bankszámlák változásainak, az ügyfél-hitelkeretek vagy az eladási árak módosításainak kezeléséhez. Ideálisak új felhasználói engedélyek kezelésére vagy a pénzügyi naplók végső könyvelés előtti validálására is.
Gyakori problémák és különleges esetek megoldása
A munkafolyamatok néha bonyolulttá válhatnak, különösen a mellékletek esetében. Gyakori hiba, hogy a dokumentumok sérülten érkeznek meg e-mailben vagy Teamsben . Ennek kijavításához elengedhetetlen a fájl megfelelő kezelése a SharePoint-listából, és hogy az engedélyek lehetővé teszik a megtekintést a tárolóhelyhez való teljes hozzáférés megadása nélkül.
Ha a döntéshozatali folyamat lassú és több mint 30 napot is igénybe vehet , a megoldás a jóváhagyások Microsoft Dataverse-ben történő tárolása. Ez megakadályozza a munkafolyamat lejáratát, és lehetővé teszi az üzleti logika további működését a szokásos várakozási időszak lejárta után is.
Ezenkívül a Microsoft Entra segítségével kapcsolatba léphet a meghívott felhasználókkal . Ez nagyon hasznos, ha a szervezeten kívüli személyre van szüksége egy dokumentum érvényesítéséhez. Egyszerűen hívja meg a felhasználót, és rendelje hozzá a megfelelő szerepkört, hogy zökkenőmentesen részt vehessen a jóváhagyási folyamatban .
Azok számára, akik hibát vétenek a kérés elküldésekor, a Power Automate lehetővé teszi a kérés visszavonását a Jóváhagyások szakasz „Beküldött” lapján, feltéve, hogy a jóváhagyások létrehozása művelet V2-es verzióját használja.
Ezen eszközök bevezetése lehetővé teszi a zökkenőmentes kommunikációt, átalakítja a tartalomérvényesítés módját, és biztosítja, hogy minden rekord megfelelően naplózva és valós időben frissüljön a Microsoft 365 ökoszisztémáján belül.
