- ישנן מספר חלופות לניהול מסמכים באמצעות יציאות USB, כרטיסי זיכרון ושירותי ענן.
- מכשירים ניידים נוכחיים מאפשרים הדפסה ישירה וסריקה באמצעות אפליקציות רשמיות או פונקציות מצלמה מקוריות.
- תאימות תלויה אך ורק בחומרת המדפסת, כאשר התקנים רב-תכליתיים הם המגוונים ביותר עבור משימות אלה.
כיום, אנשים רבים חושבים שהדפסת מסמך או דיגיטציה של חוזה דורשת הדלקת המחשב והמתנה לאתחול המערכת. עם זאת, המציאות היא שאנו תלויים מאוד במחשבים אישיים מבלי להבין שהטכנולוגיה התקדמה מספיק כדי לדלג על שלב מייגע זה, מה שמאפשר לנו לנהל הכל מכף היד או באמצעות אביזרים פשוטים.
בין אם זה בגלל שאין לכם מחשב בבית, בגלל שאתם עצלנים מכדי להפעיל אותו רק כדי להדפיס כרטיס טיסה, או בגלל שאתם מחפשים פתרון יעיל יותר במשרד , ישנן מספר דרכים להשיג זאת. משימוש באחסון חיצוני ועד לעוצמתם של סמארטפונים, נפרט את כל הדרכים להפיק את המרב מהמדפסת הרב-תכליתית שלכם מבלי לגעת במקלדת.
הדפסה וסריקה באמצעות אחסון פיזי
לא כל המדפסות זהות, אך דגמים רבים בטווח הביניים והיוקרתי, כמו מדפסות מסוימות של Brother או Toshiba, כוללים יציאות ישירות. הדפסה דרך USB היא אחת האפשרויות המעשיות ביותר; פשוט חברו כונן USB המכיל את הקובץ (בדרך כלל בפורמט PDF, JPG או TIFF) ובחרו את המסמך ממסך המדפסת.
באופן דומה, בחלק מהציוד ההיקפי יש חריצים לכרטיסי זיכרון . זהו תהליך אינטואיטיבי מאוד: מכניסים את הכרטיס, בוחרים מה רוצים להדפיס ומתאימים את העדפות הצבע או ההעתקה ללא כל מתווך. במקרה של מדפסות רב-תכליתיות של טושיבה, לדוגמה, יציאת ה-USB מאפשרת לא רק הדפסה אלא גם סריקת מסמכים ישירות לזיכרון, וזהו מצב חירום אם המחשב מחליט להפסיק לעבוד ברגע הגרוע ביותר.
הטלפון הנייד כמרכז בקרה
אם יש לכם סמארטפון מודרני, בעצם יש לכם מחשב בכיס. רוב המדפסות הקיימות מתחברות לאותה רשת Wi-Fi כמו הטלפון שלכם, מה שמאפשר לשירות ההדפסה המקורי של אנדרואיד לזהות את המדפסת באופן אוטומטי. פשוט פתחו את הקובץ, הקישו על שלוש הנקודות וחברו את הטלפון למדפסת כדי להדפיס.
עבור משתמשי סמסונג גלקסי, החוויה חלקה אף יותר הודות ל-One UI, המשלב סורק מסמכים במצלמה . אין צורך להתקין שום דבר יוצא דופן; המצלמה מזהה את קצוות הנייר, מתקנת את הפרספקטיבה ומספקת PDF חד ונקי. אם אתם מעדיפים להשתמש בסורק המדפסת במקום במצלמת הטלפון שלכם, עדיף להוריד את האפליקציה הרשמית של היצרן (כגון HP Smart או iPrint&Scan של Brother), המאפשרת לכם לשלוט ברזולוציה ולתחזק את ראשי ההדפסה.
קישוריות אלחוטית מתקדמת וענן
כאשר אין נתב Wi-Fi זמין, Wi-Fi Direct או NFC נכנסים לתמונה . טכנולוגיות אלו מאפשרות לטלפון למדפסת לתקשר ישירות, ומבטלות את הצורך ברשת מקומית. בעזרת NFC, פשוט קרבת המכשיר למדפסת יוצרת חיבור תוך זמן קצר.
מצד שני, יש לנו הדפסה בענן . חלק מהמדפסות הרב-תכליתיות עם מסכי מגע מאפשרות גישה ישירה לשירותים כמו Google Drive, Dropbox או OneDrive. אתם מעלים את הקובץ לענן מכל מקום ואז מדפיסים אותו ישירות מהמדפסת , מבלי שהמסמך יעבור דרך מחשב פיזי כלשהו בתהליך.
מדריך סריקה מפורט לפי מותג
למרות שאנו רוצים להימנע משימוש במחשב אישי, לפעמים חשוב לדעת כיצד להגדיר את הסריקה ליעילות. במערכת האקולוגית של HP, השימוש ב- HP Smart הוא חיוני , אם כי המותג דורש בדרך כלל יצירת חשבון כדי לגשת לכל התכונות שלו. אם ברצונך להימנע מכך, ישנן אפשרויות תוכנה חלופיות, אם כי ייתכן שתאבד כמה תכונות אופטימיזציה.
במקרה של אפסון, הכלי המרכזי הוא Epson Scan . כדי לסרוק, מניחים את המסמך כשפניו כלפי מטה ומשתמשים בתצוגה המקדימה כדי להתאים את אזור העניין. פרט חשוב הוא שכפתור הסריקה הפיזי של אפסון עובד בדרך כלל בצורה מושלמת ב-Windows, אך הוא אינו תואם ל-macOS , שם צריך להפעיל את התהליך מהתוכנה.
עבור משתמשי קנון, אפליקציית IJ Scan Utility היא הכלי המועדף. היא מאפשרת לך לבחור מצבים כמו "Auto", "Document" או "Photo", תוך התאמת הרזולוציה לפי הצורך. לעומת זאת, Brother משתמשת ב-ControlCenter , שהוא עוצמתי מאוד ליצירת קבצי PDF ומאפשר לך להתאים את הבהירות והניגודיות לפני שמירת הקובץ.
טיפים לסריקה דו-צדדית
אם אתם צריכים לסרוק מסמך דו-צדדי והמדפסת שלכם אינה מתקדמת, תצטרכו לעשות זאת באופן ידני . זה כרוך בסריקת הצד הראשון, שמירת הקובץ, הפיכת הדף וחזרה על התהליך, ולאחר מכן שילוב התמונות בעורך PDF כמו Adobe Acrobat.
אם אתם ברי מזל מספיק ויש לכם מדפסת עם הדפסה דו-צדדית , התהליך הוא אוטומטי. אתם מניחים את ערימת הנייר במזין העליון, והמכונה דואגת להפוך את הדפים ולסרוק את שני הצדדים מבלי שתצטרכו להרים אצבע, מה שחוסך כמות עצומה של זמן.
משימוש בכונני USB פשוטים והקסם של Wi-Fi Direct, ועד למינוף אפליקציות רשמיות והאינטליגנציה של מצלמות טלפונים ניידים, ניהול המסמכים שלנו מבלי להסתמך על מחשב שולחני או נייד הוא כעת אפשרי לחלוטין. המפתח הוא לבדוק את מפרטי המכשיר שלנו ולנצל את כלי הקישוריות הניידת כדי להפוך את התהליך לדינמי ופשוט הרבה יותר.
