- יכולת להפוך אימותים לאוטומטיים בפלטפורמות מרובות כגון SharePoint, Teams, OneDrive ו-Dynamics 365.
- הבחנה בין זרימות אישור עוקבות למקבילות בהתבסס על הצורך בקונצנזוס עסקי.
- ניהול בקשות לטווח ארוך באמצעות Dataverse ותמיכה באימות משתמשים חיצוניים.
כיום, ניהול הבירוקרטיה הפנימית של החברה יכול להיות כאב ראש של ממש ללא הכלים הנכונים. החדשות הטובות הן ששילוב מערכות אקולוגיות של Microsoft 365 לעסקים מאפשר לאוטומציה של תהליכים להפוך למנוע שמייעל כל הליך, החל מבקשת חופשה פשוטה ועד לאימות תקציבים מורכבים.
אם אתם מחפשים לייעל את אופן סקירת התוכן או אישור המסמכים, Power Automate הוא הפתרון האידיאלי. הודות ליכולתו לחבר בין יישומים שונים, הוא מבטל צווארי בקבוק ומבטיח שכל בקשה תגיע לאדם הנכון בזמן הנכון, מבלי ששום דבר יאבד בדרך.
שליטה ב-Power Automate לניהול אישורים
כדי ליישם מערכת אימות, הכלי המרכזי הוא הפעולה שנקראת אישורים - התחל והמתן לאישור . פונקציונליות זו רב-תכליתית ביותר, שכן היא מאפשרת לך לנהל זרימות עבודה במגוון רחב של שירותים, כולל SharePoint, OneDrive for Business, Microsoft Dynamics 365 , Salesforce, WordPress ו-Zendesk.
בפועל, משמעות הדבר היא שתוכלו להגדיר זרימות עבודה לאישור חשבוניות או הצעות מחיר, או להתמקד בתהליכים אדמיניסטרטיביים כמו ניהול שעות נוספות וסידורי נסיעות. החלק הטוב ביותר הוא שמקבלי החלטות אינם צריכים להתחבר לפלטפורמה; הם יכולים לתת את אישורם ישירות מהדוא"ל , מאפליקציית Power Automate או ממרכז האישורים הייעודי.
כיצד להגדיר תהליך עבודה לאישור שלב אחר שלב
בואו נדמיין שאנחנו רוצים להפוך בקשות לחופשה לאוטומטיות באמצעות SharePoint Online כמנוע הראשי. כדי שזה יעבוד, עלינו ליצור תחילה רשימה ספציפית עם עמודות עבור שם העובד, תאריכי התחלה וסיום, הערות ושדה כן/לא כדי לציין אם היא אושרה.
לאחר הכנת הרשימה, נעבור ל-Power Automate וניצור זרימת ענן אוטומטית . הטריגר צריך להיות האירוע "בעת יצירת פריט" ב-SharePoint. מכאן, הזרימה תעקוב אחר רצף הגיוני: היא מזהה את הערך החדש, שולחת אותו למרכז האישורים ושולחת הודעת דוא"ל למנהל האחראי.
התהליך לא מסתיים שם. בהתאם לתגובה, המערכת תודיע למבקש על ההחלטה ותעדכן אוטומטית את רשימת SharePoint בפסק הדין הסופי ובהערות המנהל. כדי להבטיח זרימת עבודה חלקה, מומלץ להוסיף פעולת פרופיל שאוספת פרטי משתמש ומתאימה אישית את הבקשה.
סוגי זרימות ולוגיקות עסקיות מתקדמות
לא כל התהליכים זהים, וכאן נכנס לתמונה היגיון עסקי. מצד אחד, יש לנו אישורים עוקבים , שבהם הבקשה חייבת לעבור דרך הבודק הראשון לפני שהיא עוברת לבא. אם החוליה הראשונה בשרשרת דוחה את הבקשה, התהליך נעצר בפתאומיות ולא מגיע לחוליות הבאות.
מצד שני, ישנם אישורים מקבילים . בתרחיש זה, הבקשה נשלחת למספר גורמים אחראיים בו זמנית. למרות שזה מהיר יותר, התהליך מסתיים רק לאחר שכל המאשרים הגיבו , מה שמבטיח קונצנזוס מלא לפני שתמשיך.
מבנים מסוג זה חיוניים לשליטה בנתוני אב קריטיים , כגון שינויים בחשבונות בנק של ספקים, מגבלות אשראי של לקוחות או שינויים במחירי מכירה. הם גם אידיאליים לניהול הרשאות משתמשים חדשות או אימות יומנים פיננסיים לפני רישום סופי.
פתרון בעיות נפוצות ומקרים מיוחדים
לפעמים, זרימות עבודה יכולות להסתבך, במיוחד עם קבצים מצורפים. טעות נפוצה היא שמסמכים מגיעים פגומים בדוא"ל או ב-Teams . כדי לתקן זאת, חיוני לוודא שהקובץ מנוהל כהלכה מרשימת SharePoint ושההרשאות מאפשרות צפייה מבלי להעניק גישה מלאה לאתר האחסון.
אם תהליך קבלת ההחלטות איטי ויכול להימשך יותר מ-30 יום , הפתרון הוא לאחסן אישורים ב-Microsoft Dataverse. זה מונע את פקיעת תוקף תהליך העבודה ומאפשר ללוגיקה העסקית להמשיך לפעול גם לאחר סיום תקופת ההמתנה הסטנדרטית.
בנוסף, ניתן לתקשר עם משתמשים מוזמנים דרך Microsoft Entra. זה שימושי מאוד כשאתם זקוקים למישהו מחוץ לארגון שלכם כדי לאמת מסמך. פשוט הזמינו את המשתמש והקצאו לו את התפקיד המתאים כדי שיוכל להשתתף בתהליך האישור בצורה חלקה.
עבור אלו שעושים טעות בעת הגשת בקשה, Power Automate מאפשר לכם לבטל את הבקשה מהכרטיסייה "נשלחה" במקטע אישורים, כל עוד אתם משתמשים בגרסה V2 של פעולת יצירת אישורים.
הטמעת כלים אלה מאפשרת לתקשורת לזרום בצורה חלקה, משנה את אופן אימות התוכן ומבטיחה שכל רשומה נבדקת ומתעדכנת כראוי בזמן אמת בתוך המערכת האקולוגית של Microsoft 365.
