- דיגיטציה של רישומי שעות עבודה היא חובה חוקית בספרד, המונעת קנסות וממטבת את שקיפות העבודה.
- פתרונות ענן עולים בהרבה על Excel בזכות אוטומציה, מיקום גיאוגרפי ואבטחת נתונים.
- קיים מגוון רחב של כלים זמינים, החל ממעקב בסיסי אחר זמן ונוכחות ועד חבילות מקיפות של משאבי אנוש עם בינה מלאכותית.
מעקב אחר שעות העבודה של כל עובד כבר אינו עניין של רצון טוב או החזקת מחברת על השולחן; זה הפך לדרישה חוקית בלתי נמנעת מכל חברה הפועלת בספרד. מאז הצו המלכותי פורץ הדרך 8/2019, ניהול רישום יומי של שעות עבודה הוא חובה, ולמרות שחלקם עשויים לנסות להמשיך עם הניירת, המציאות היא שהעולם נע לעבר סביבה דיגיטלית כדי להימנע מהפתעות לא נעימות עם פיקוח העבודה.
האמת היא, מעבר ממעקב זמן ידני לתוכנה מבוססת ענן הוא כמו שדרוג מטלפון ישן לסמארטפון; אתם לא רק מרוויחים נוחות, אלא גם מייעלים את היעילות של כל הצוות. בין אם האנשים שלכם במשרד, עובדים מהבית או בחוץ, כלים אלה הופכים את רישום הכניסה והיציאה למהיר, שקוף ומעל הכל, אמין עבור שני הצדדים.
למה להוציא את אקסל מהשימוש ולעבור לענן?
עסקים רבים עדיין נאחזים בגיליונות אלקטרוניים, אבל בואו נהיה כנים: אקסל הוא שדה מוקשים בכל הנוגע למעקב אחר זמן. הוא אינו מציע יכולת מעקב , קל להפליא למחוק נתונים בטעות, והוא רחוק מלהגיע לתקנת הגנת המידע הכללית (GDPR) אם קבצים משותפים באמצעות דואר אלקטרוני. לעומת זאת, מערכת מבוססת ענן מרכזת הכל בזמן אמת ומבטיחה שהנתונים מאוחסנים למשך ארבע השנים הנדרשות על פי חוק.
ההבדל באבטחה הוא עצום. בעוד שכל אחד יכול לפשל בגיליון אלקטרוני משותף, תוכנות מודרניות משתמשות בהצפנת נתונים ובשרתים מאובטחים, הממוקמים בדרך כלל באיחוד האירופי. יתר על כן, אין עוד צורך בחישוב ידני של שעות או בהתמודדות עם נוסחאות לא אמינות; המערכת מחשבת הפסקות, היעדרויות ושעות נוספות כהרף עין.
יתרונות מרכזיים של ניהול זמן דיגיטלי
- ניידות כוללת: הודות לאפליקציות ופורטלים מקוונים, עובדים יכולים להיכנס ולצאת מהטלפונים הניידים או הטאבלטים שלהם. חלק מהמערכות כוללות את מיקום גיאוגרפי אופציונליאידיאלי לנציגי מכירות או טכנאים העובדים בשטח.
- להתראות לטעות אנוש: על ידי אוטומציה של דוחות, צוות משאבי האנוש מוריד מעליו נטל אדמיניסטרטיבי עצום, ומפחית שגיאות ב... ייצוא נתוני שכר.
- אמון ושקיפות: כאשר עובדים יכולים לראות את שעות העבודה שלהם ואת זמני החופשה שלהם מלוח המחוונים שלהם, הוויכוחים מסתיימים ונוצרת [לא ברור - אולי "סביבת עבודה טובה יותר"]. סביבת עבודה משופרת בהתבסס על בהירות.
- ניהול מקיף: זה לא רק עניין של רישום כניסה ויציאה. הכלים הטובים ביותר מאפשרים לך לנהל משמרות, לבקש ימי חופשה ולחסוך נתונים. מסמכי תעסוקה כמו חוזים במקום אחד.
לשם המחשה, דמיינו חברת ייעוץ שניהלה 30 לקוחות באמצעות גיליונות אקסל משותפים. הם בזבזו שעות על סקירת מיילים ותיקון כפילויות. על ידי מעבר לפלטפורמה שנועדה לסביבת הארגון , הם הצליחו לרכז את כל הלקוחות שלהם בלוח מחוונים יחיד, וחסכו יותר מ-15 שעות של עבודה מייגעת בשבוע.
ניתוח הכלים הטובים ביותר בשוק
מגוון האפשרויות עצום ותלוי מאוד במה שאתם מחפשים. אם אתם רוצים משהו חינמי וחזק כדי להתחיל, Jibble או Clockify הן אפשרויות מוצקות מאוד, במיוחד עבור אלו שצריכים דיוק עבור פרויקטים ולקוחות מבלי להוציא שקל בהתחלה.
אם אתם מחפשים חבילת משאבי אנוש מלאה שבה מעקב אחר זמן הוא רק חלק אחד בפאזל, Bizneo HR, Factorial ו-Personio הן המשקולות הכבדות. פלטפורמות אלו מאפשרות לכם להתאים את עצמכם לגודל החברה שלכם, ומשלבות הכל, החל מגיוס ועד ניהול ביצועים , אם כי הן נוטות להיות יקרות יותר.
עבור אלו שמעדיפים תאימות ופשטות חוקית ספרדית, ישנן כמה אפשרויות מעניינות מאוד: Kronjop בולטת בזכות תמיכת הביקורת שלה, בעוד Bixpe מציעה תוכנית חינמית מקיפה מאוד. מצד שני, JornAda עושה גלים על ידי שילוב בינה מלאכותית ליצירה אוטומטית של משמרות וניהול שכר מקובץ PDF, והכל במחיר תחרותי מאוד לכל בלוק רישיון.
פתרונות נוספים בהתאם לצורך
ישנם כלים ספציפיים מאוד זמינים. לדוגמה, Sage Time Control או a3 Time Management מיועדים לאלו שכבר משתמשים במערכות תוכנה ארגוניות, ומאפשרים אינטגרציה מקורית עם מערכת השכר . עבור ארגונים גדולים יותר או תאגידים בינלאומיים, Workday או Cezanne HR מציעים ניהול הון אנושי עמוק ומורכב הרבה יותר.
ישנם גם כאלה שמעדיפים חומרה. Control Presencial משלבת את הענן עם מערכות בקרת גישה ביומטריות , שהיא חזקה מאוד, אם כי פחות גמישה מאפליקציה סלולרית. מבחינת הפשטות והמהירות, Sesame HR או Ejornada מאפשרות לכם לנהל את הפעילות היומיומית בכמה לחיצות בלבד, מה שהופך אותן לאידיאליות עבור עסקים קטנים ובינוניים שלא רוצים לסבך דברים.
טיפים למניעת טעויות בבחירת תוכנה
אל תקנו סתם לשם הקנייה. הצעד הראשון הוא לנתח האם אתם זקוקים לתוכנית ניהול זמן ייעודית או לפלטפורמת משאבי אנוש מקיפה . אם כבר יש לכם מערכת ניהול, ייתכן שתצטרכו רק תוסף קל משקל. חשוב גם לקחת בחשבון את גודל כוח העבודה שלכם; ניהול 5 אנשים שונה מאוד מניהול 500, והמדרגיות של התוכנה תהיה המפתח להימנעות מהצורך להחליף כלים בעוד שנתיים.
ערכו רשימה של הדברים ש"חובה". האם אתם זקוקים לרישום כניסה ויציאה באמצעות קוד QR, קוד סודי או זיהוי פנים? האם שילוב עם הנהלת חשבונות חיוני ? לאחר שקבעתם את אלה, בדקו את התקציב. התוכניות מתחילות ב-2 או 3 יורו בלבד לעובד לחודש, וזוהי השקעה מינימלית בהשוואה לקנס הפוטנציאלי שאתם עלולים לספוג בבדיקה אם הרישומים שלכם אינם תקפים.
דיגיטציה של שעות עבודה היא הדרך החכמה ביותר להפוך את יחסי עובד-מעסיק למקצועיים. על ידי החלפת שיטות מיושנות במערכות מבוססות ענן, ארגונים לא רק מגנים על עצמם מבחינה משפטית, אלא גם משפרים את הפרודוקטיביות והרווחה . מאפשרויות חינמיות וקלות משקל ועד חבילות מבוססות בינה מלאכותית, קיים כלי המסוגל להפוך את הכאוס של גיליונות אלקטרוניים לזרימת עבודה אוטומטית, מאובטחת ושקופה לחלוטין.
