- SharePoint, Teams, OneDrive, Dynamics 365 등 여러 플랫폼에서 유효성 검사를 자동화할 수 있는 기능.
- 비즈니스 합의 필요성에 따라 순차적 승인 흐름과 병렬적 승인 흐름을 구분합니다.
- Dataverse를 활용한 장기 요청 관리 및 외부 사용자 유효성 검사 지원.
오늘날 적절한 도구 없이는 회사 내부의 관료주의를 관리하는 것은 정말 골칫거리일 수 있습니다. 다행히도 Microsoft 365 비즈니스 생태계를 통합하면 프로세스 자동화를 통해 간단한 휴가 신청부터 복잡한 예산 검증에 이르기까지 모든 절차를 간소화할 수 있습니다 .
콘텐츠 검토 또는 문서 승인 프로세스를 간소화하려는 경우 Power Automate가 최적의 솔루션입니다. 다양한 애플리케이션을 연결하는 기능을 통해 병목 현상을 제거 하고 모든 요청이 누락 없이 적시에 담당자에게 전달되도록 보장합니다.
승인 관리를 위한 파워 오토메이트 활용법 완벽 익히기
유효성 검사 시스템을 구현하는 데 있어 핵심 도구는 '승인 - 시작 및 승인 대기' 기능입니다 . 이 기능은 SharePoint, OneDrive for Business, Microsoft Dynamics 365 , Salesforce, WordPress, Zendesk 등 다양한 서비스에서 워크플로를 관리할 수 있도록 지원하는 매우 다재다능한 기능입니다.
실제로 이 기능을 활용하면 송장이나 판매 견적 승인 워크플로를 설정하거나 초과 근무 및 출장 준비 관리와 같은 관리 프로세스에 집중할 수 있습니다. 가장 큰 장점은 의사 결정권자가 플랫폼에 로그인할 필요 없이 이메일 , Power Automate 앱 또는 전용 승인 센터 에서 직접 승인할 수 있다는 것입니다 .
승인 워크플로 설정 방법 (단계별)
SharePoint Online을 주요 엔진으로 사용하여 휴가 신청을 자동화한다고 가정해 보겠습니다. 이를 위해서는 먼저 직원 이름, 시작 및 종료 날짜, 의견, 그리고 승인 여부를 나타내는 예/아니오 필드가 있는 특정 목록을 만들어야 합니다.
목록 준비가 완료되면 Power Automate로 이동하여 자동화된 클라우드 흐름을 생성합니다 . 트리거는 SharePoint의 "항목 생성 시" 이벤트로 설정해야 합니다. 이렇게 하면 흐름은 논리적인 순서를 따라 진행됩니다. 새 항목을 감지하고, 승인 센터로 보내고, 담당 관리자에게 이메일 알림을 보냅니다.
프로세스는 여기서 끝나지 않습니다. 응답에 따라 시스템은 요청자에게 결정 사항을 알리고 최종 결과와 관리자 의견을 SharePoint 목록에 자동으로 업데이트합니다. 원활한 워크플로를 위해 사용자 정보를 수집하고 요청을 개인화하는 프로필 작업을 추가하는 것이 좋습니다 .
흐름 유형 및 고급 비즈니스 로직
모든 프로세스가 동일한 것은 아니며, 바로 이 부분에서 비즈니스 로직이 중요해집니다. 한편으로는 순차적 승인 방식이 있는데 , 이 방식에서는 요청이 다음 단계로 넘어가기 전에 반드시 첫 번째 검토자를 통과해야 합니다. 만약 첫 번째 단계에서 요청이 거부되면, 프로세스는 갑자기 중단되고 다음 단계로 넘어가지 않습니다.
반면에 병렬 승인 방식 도 있습니다 . 이 방식에서는 요청이 여러 담당자에게 동시에 전송됩니다. 더 빠르다는 장점이 있지만, 모든 승인자가 응답해야 비로소 절차가 완료되므로 , 진행하기 전에 완전한 합의가 이루어져야 합니다.
이러한 구조는 공급업체 은행 계좌 변경, 고객 신용 한도 또는 판매 가격 수정과 같은 중요한 마스터 데이터를 관리하는 데 필수적입니다. 또한 신규 사용자 권한을 관리하거나 최종 전기 전에 재무 전표를 검증하는 데에도 이상적입니다.
일반적인 문제와 특수한 경우 해결
워크플로는 특히 첨부 파일이 있을 때 복잡해질 수 있습니다. 흔히 발생하는 문제 중 하나는 이메일이나 Teams에서 문서가 손상된 상태로 도착하는 것입니다 . 이 문제를 해결하려면 SharePoint 목록에서 파일이 올바르게 관리되고 있는지, 그리고 저장소 사이트에 대한 전체 액세스 권한을 부여하지 않고도 파일을 볼 수 있도록 권한이 설정되어 있는지 확인해야 합니다.
의사 결정 과정이 느려서 30일 이상 소요될 경우 , Microsoft Dataverse에 승인 정보를 저장하는 것이 해결책입니다. 이렇게 하면 워크플로가 만료되지 않고 표준 대기 기간이 지난 후에도 비즈니스 로직이 계속 작동할 수 있습니다.
또한 Microsoft Entra를 통해 초대된 사용자 와 상호 작용할 수 있습니다 . 이는 조직 외부의 사람이 문서를 검증해야 할 때 매우 유용합니다. 사용자를 초대하고 적절한 역할을 할당하기만 하면 승인 프로세스에 원활하게 참여할 수 있습니다.
요청 제출 시 실수를 한 경우, Power Automate 에서는 승인 섹션의 "제출됨" 탭에서 요청을 취소할 수 있습니다 . 단, 승인 생성 작업의 버전 V2를 사용해야 합니다.
이러한 도구를 구현하면 원활한 커뮤니케이션이 가능해지고 콘텐츠 검증 방식이 혁신적으로 변화하며 Microsoft 365 생태계 내 모든 기록이 실시간으로 제대로 감사 및 업데이트됩니다.
