- Galimybė automatizuoti patvirtinimus keliose platformose, tokiose kaip „SharePoint“, „Teams“, „OneDrive“ ir „Dynamics 365“.
- Nuoseklių ir lygiagrečių patvirtinimo srautų diferencijavimas pagal verslo sutarimo poreikį.
- Ilgalaikis užklausų valdymas naudojant „Dataverse“ ir išorinių vartotojų patvirtinimų palaikymas.
Šiandien įmonės vidinės biurokratijos valdymas gali būti tikras galvos skausmas neturint tinkamų įrankių. Geros žinios yra tai, kad integravus „Microsoft 365“ verslo ekosistemas, procesų automatizavimas tampa varikliu, supaprastinančiu bet kokią procedūrą – nuo paprasto atostogų prašymo iki sudėtingų biudžetų patvirtinimo.
Jei norite supaprastinti turinio peržiūrą ar dokumentų tvirtinimą, „Power Automate“ yra idealus sprendimas. Dėl galimybės prijungti įvairias programas, ji pašalina kliūtis ir užtikrina, kad kiekviena užklausa pasiektų tinkamą asmenį tinkamu laiku, nieko nepasimesdama.
„Power Automate“ įvaldymas patvirtinimų valdymui
Norint įdiegti patvirtinimo sistemą, pagrindinė priemonė yra veiksmas, vadinamas „Patvirtinimai – pradėti ir laukti patvirtinimo“ . Ši funkcija yra itin universali, nes leidžia valdyti darbo eigas įvairiose paslaugose, įskaitant „SharePoint“, „OneDrive for Business“, „Microsoft Dynamics 365“ , „Salesforce“, „WordPress“ ir „Zendesk“.
Praktiškai tai reiškia, kad galite nustatyti darbo eigas sąskaitoms faktūroms ar pardavimo pasiūlymams tvirtinti arba sutelkti dėmesį į administracinius procesus, tokius kaip viršvalandžių ir kelionių organizavimas. Geriausia yra tai, kad sprendimus priimantiems asmenims nereikia prisijungti prie platformos; jie gali patvirtinti tiesiogiai el. paštu, per programėlę „Power Automate“ arba specialiame patvirtinimo centre.
Kaip žingsnis po žingsnio nustatyti patvirtinimo darbo eigą
Įsivaizduokime, kad norime automatizuoti laisvalaikio užklausas naudodami „SharePoint Online“ kaip pagrindinį variklį. Kad tai veiktų, pirmiausia turime sukurti specialų sąrašą su stulpeliais darbuotojo vardui, pradžios ir pabaigos datoms, komentarams ir lauku „Taip“ / „Ne“, nurodančiu, ar užklausa buvo patvirtinta.
Kai sąrašas paruoštas, pereiname į „Power Automate“ ir sukuriame automatizuotą debesies srautą . Paleidiklis turėtų būti įvykis „SharePoint“ programoje „Kuriant elementą“. Toliau srautas seks loginę seką: jis aptinka naują įrašą, siunčia jį į patvirtinimo centrą ir siunčia el. pašto pranešimą atsakingam vadovui.
Procesas tuo nesibaigia. Atsižvelgdama į atsakymą, sistema praneš užklausos pateikėjui apie sprendimą ir automatiškai atnaujins „SharePoint“ sąrašą galutiniu verdiktu ir administratoriaus komentarais. Siekiant užtikrinti sklandų darbo eigą, rekomenduojama pridėti profilio veiksmą , kuris renka vartotojo informaciją ir suasmenina užklausą.
Srautų tipai ir išplėstinė verslo logika
Ne visi procesai yra vienodi, ir čia prasideda verslo logika. Viena vertus, turime nuoseklius patvirtinimus , kai užklausa turi praeiti per pirmąjį vertintoją, prieš pereinant prie kito. Jei pirmoji grandinės grandis atmeta užklausą, procesas staiga sustoja ir nepasiekia tolesnių grandžių.
Kita vertus, yra ir lygiagrečių patvirtinimų . Šiuo atveju užklausa vienu metu siunčiama keliems atsakingiems asmenims. Nors procesas greitesnis, jis baigiamas tik tada, kai atsako visi patvirtintojai , taip užtikrinant visišką sutarimą prieš tęsiant.
Šio tipo struktūros yra gyvybiškai svarbios norint valdyti svarbiausius pagrindinius duomenis , pvz., tiekėjų banko sąskaitų pakeitimus, klientų kredito limitus ar pardavimo kainų pakeitimus. Jos taip pat idealiai tinka naujų vartotojų leidimų valdymui arba finansinių žurnalų patvirtinimui prieš galutinį registravimą.
Įprastų problemų ir ypatingų atvejų sprendimas
Kartais darbo eigos gali tapti sudėtingos, ypač su priedais. Dažna klaida yra ta, kad dokumentai el. paštu ar „Teams“ programoje atkeliauja sugadinti . Norint tai ištaisyti, svarbu užtikrinti, kad failas būtų tinkamai tvarkomas iš „SharePoint“ sąrašo ir kad teisės leistų peržiūrėti nesuteikiant visiškos prieigos prie saugyklos svetainės.
Jei sprendimų priėmimo procesas yra lėtas ir gali užtrukti ilgiau nei 30 dienų , sprendimas yra saugoti patvirtinimus „Microsoft Dataverse“. Tai apsaugo darbo eigą nuo galiojimo pabaigos ir leidžia verslo logikai toliau veikti net ir pasibaigus standartiniam laukimo laikotarpiui.
Be to, galite bendrauti su pakviestais vartotojais per „Microsoft Entra“. Tai labai naudinga, kai reikia, kad dokumentą patvirtintų kažkas iš jūsų organizacijos. Tiesiog pakvieskite vartotoją ir priskirkite jam atitinkamą vaidmenį, kad jis galėtų sklandžiai dalyvauti patvirtinimo procese.
Tiems, kurie pateikdami užklausą padaro klaidą, „Power Automate“ leidžia atšaukti užklausą skirtuke „Pateikta“, esančiame skyriuje „Patvirtinimai“, jei naudojate veiksmo „Kurti patvirtinimus“ V2 versiją.
Šių įrankių įdiegimas leidžia sklandžiai bendrauti, transformuoja turinio tikrinimo būdą ir užtikrina, kad kiekvienas įrašas būtų tinkamai audituojamas ir atnaujinamas realiuoju laiku „Microsoft 365“ ekosistemoje.
