- Automatizuotų darbo eigų diegimas teisiniams dokumentams kurti naudojant išmaniuosius šablonus.
- eIDAS reglamentų ir skirtingų elektroninių parašų lygių, siekiant užtikrinti teisinį galiojimą, analizė.
- Dirbtinio intelekto ir CRM įrankių integravimas, siekiant supaprastinti sutarčių rengimą ir sudarymą.
Šiandien įmonės dokumentų tvarkymas gali būti tikras galvos skausmas, jei ir toliau tai darysite senamadiškai. Mus išgelbėjo skaitmeninimas, leidžiantis teisinių sutarčių sudarymą paversti iš varginančios, valandas trunkančios užduoties vos keliais paspaudimais, neleidžiant mums pamesti proto dėl nesibaigiančių failų ir „Word“ versijų.
Kalbama ne tik apie dokumento spragų pildymą, bet ir apie sistemos, kurioje technologijos dirba mums, kūrimą. Derinant šablonų automatizavimą su elektroniniais parašais, bet kuris verslas, nesvarbu, ar tai būtų startuolis, ar didelė korporacija, gali akimirksniu sudaryti sandorius, nepriklausomai nuo to, ar šalys yra Madride, ar kitoje pasaulio pusėje.
Kelias į automatizuotą sutartį: žingsnis po žingsnio
Kad sistema veiktų sklandžiai, pirmiausia reikia atsisėsti ir suplanuoti. Chaoso automatizuoti neįmanoma; reikia apibrėžti, kurias sutartis naudojate dažniausiai, ir sukurti pagrindinius šablonus, atitinkančius tuos poreikius. Čia praverčia formos: mes kuriame konkrečius laukus (pvz., atlyginimas, terminai ar pareigos), kad bet kuris darbuotojas galėtų sugeneruoti dokumentą nerizikuodamas suklysti.
Kai pamatai pakloti, procesas vyksta sklandžiai, pasirenkant tinkamą šabloną, nesvarbu, ar tai konfidencialumo sutartis, ar nuomos sutartis. Įvedant duomenis į formą, sistema automatiškai pakeičia vietos žymeklius faktine informacija, sugeneruodama failą, kuris automatiškai įvardijamas ir išsaugomas kliento arba darbuotojo įraše.
Tačiau atminkite, kad ne viskas vyksta automatiškai. Prieš siunčiant bet ką, labai svarbu, kad teisinis skyrius jį peržiūrėtų, kad užtikrintų teisinį nuoseklumą . Priklausomai nuo sutarties rizikos (pavyzdžiui, jei finansinė suma yra labai didelė), sistema gali suaktyvinti įspėjimą, kad ekspertas teisininkas galėtų patikrinti, ar viskas tvarkoje, prieš tęsiant darbą.
Paskutinis akcentas – parašas. Užuot spausdinus, pasirašius, nuskaitius ir pakartotinai siuntus, el. laiškas pasirašiusiajam siunčiamas naudojant prijungtą programinę įrangą (pvz., „DocuSign“). Jie uždeda savo laiko žyma pažymėtą skaitmeninį parašą , o dokumentas akimirksniu užantspauduojamas ir saugomas debesyje.
Darbo sutarčių rūšys ir jų valdymas
Priklausomai nuo užmegztų santykių tipo, yra keletas sutarčių tipų, su kuriais turime būti susipažinę. Dažniausiai pasitaikančios yra neterminuotos sutartys , kurios neturi pabaigos datos, ir terminuotos sutartys, idealiai tinkančios konkretiems projektams arba laikinam pavadavimui.
Taip pat yra lankstesnių variantų, pavyzdžiui, nulinės valandos sutartys arba laikinos sutartys, kurios labai paplitusios svetingumo sektoriuje. Kita vertus, neturėtume pamiršti ir nepriklausomų rangovų sutarčių , kai nėra darbo santykių, o veikiau verslo santykiai, nei pameistrystės sutarčių tiems, kurie mokosi šio amato.
Siekiant užtikrinti didesnį proceso saugumą, labai dažnai įtraukiamos bandomojo laikotarpio sąlygos . Jos leidžia abiem šalims įvertinti, ar santykiai veikia, prieš įsipareigojant ilgalaikiams santykiams, taip supaprastinant sutarties nutraukimo procesą, jei viskas vyksta ne pagal planą.
Elektroniniai parašai: teisėtumas ir saugumas
Daugelis žmonių vis dar baiminasi, kad skaitmeninė sutartis gali būti negaliojanti, tačiau realybė tokia, kad Europos Sąjungos eIDAS reglamentas ir įstatymas Nr. 59/2003 visiškai palaiko šias priemones. Ispanijoje ir Europoje skaitmeninis parašas turi tokią pačią teisinę galią kaip ir ranka rašytas parašas, jei naudojama tinkama priemonė.
- Paprastas parašas: Tai pats paprasčiausias būdas, kaip priėmimo patikrinimas. Jis greitas, bet neatskleidžia naudotojo tapatybės, todėl nerekomenduojamas darbo sutartims.
- Išplėstinis parašas: Tai įmonių žvaigždė. Ji leidžia nustatyti pasirašiusįjį ir aptikti bet kokius vėlesnius dokumento pakeitimus, pateikiant tvirtus įrodymus teisme.
- Kvalifikuotas parašas: Aukščiausias saugumo lygis. Reikalingas pripažintas sertifikatas ir saugus įrenginys, todėl tai yra pageidaujamas pasirinkimas bendraujant su viešojo administravimo įstaigomis.
Šių parašų įdiegimas yra ne tik teisinis, bet ir efektyvumo klausimas. Mes sutaupome fizinių kelionių, pašaliname rašalo ir popieriaus švaistymą bei optimizuojame valdymą su socialiniu draudimu, todėl visas procesas tampa daug ekologiškesnis ir supaprastintas.
Pažangūs įrankiai: dirbtinis intelektas ir CRM
Jei norime pakelti automatizavimą į kitą lygį, galime kreiptis į dirbtinį intelektą. GPT modeliais pagrįsti įrankiai leidžia mums rengti teisinius dokumentus nuo nulio, tiesiog pateikiant instrukcijas. Dirbtinis intelektas analizuoja terminus ir pasiūlo struktūrizuotą tekstą, kurį vėliau tereikia peržiūrėti žmogui.
Tiems, kurie naudoja „Salesforce“, tokie sprendimai kaip „DocuSign Gen“ leidžia sujungti klientų ir kainų duomenis tiesiai iš CRM, kad būtų sukurti redaguojami „Word“ dokumentai . Tai pašalina rankinio perrašymo klaidas ir leidžia pardavimų komandai sudaryti sandorius rekordiniu laiku.
Kad šios priemonės būtų veiksmingos, jos turi pasiūlyti ištisinį šifravimą , audito taką ir dviejų veiksnių autentifikavimą. Tokiu būdu tiksliai žinome, kas pasirašė, kada ir iš kurios vietos, taip pašalindami bet kokią sukčiavimo ar dokumento paneigimo galimybę.
Įdiegus sutarčių generatorius ir skaitmeninius parašus, įmonės gali atsisakyti rankinių užduočių ir sutelkti dėmesį į tai, kas iš tiesų svarbu. Integravus automatizuotą dokumentų rengimą su elektroniniais parašais , visoms susijusioms šalims užtikrinamas sklandus, saugus ir visiškai skaidrus sutarties gyvavimo ciklas.