- Darbo valandų įrašų skaitmeninimas Ispanijoje yra teisinė prievolė, padedanti išvengti baudų ir optimizuoti darbo skaidrumą.
- Debesijos sprendimai gerokai lenkia „Excel“ dėl automatizavimo, geolokacijos ir duomenų saugumo.
- Yra platus įrankių pasirinkimas – nuo pagrindinio laiko ir lankomumo stebėjimo iki išsamių HR rinkinių su dirbtiniu intelektu.
Kiekvieno darbuotojo darbo valandų stebėjimas nebėra vien geros valios ar užrašų knygelės laikymo ant stalo reikalas; tai tapo neišvengiamu teisiniu reikalavimu bet kuriai Ispanijoje veikiančiai įmonei. Nuo istorinio Karališkojo dekreto-įstatymo Nr. 8/2019 įsigaliojimo kasdienis darbo valandų apskaitymas yra privalomas, ir nors kai kurie gali bandyti toliau tvarkyti dokumentus, realybė tokia, kad pasaulis perėjo prie skaitmeninės aplinkos, siekdamas išvengti nemalonių staigmenų su Darbo inspekcija.
Tiesa ta, kad perėjimas nuo rankinio laiko stebėjimo prie debesijos pagrindu veikiančios programinės įrangos yra tarsi seno telefono atnaujinimas išmaniuoju telefonu; jūs ne tik įgyjate patogumo, bet ir optimizuojate visos komandos efektyvumą . Nesvarbu, ar jūsų žmonės yra biure, dirba iš namų, ar išvykę, šie įrankiai leidžia greitai, skaidriai ir, svarbiausia, patikimai registruoti laiką.
Kodėl verta atsisakyti „Excel“ ir pereiti prie debesies?
Daugelis įmonių vis dar laikosi skaičiuoklių, bet būkime atviri: „Excel“ yra minų laukas, kai kalbama apie laiko stebėjimą. Ji neužtikrina atsekamumo , neįtikėtinai lengva netyčia ištrinti duomenis ir toli gražu neatitinka Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR), jei failai bendrinami el. paštu. Priešingai, debesijos sistema viską centralizuoja realiuoju laiku ir užtikrina, kad duomenys būtų saugomi ketverius metus, kaip reikalauja įstatymai.
Saugumo skirtumas yra milžiniškas. Nors bendrinamoje skaičiuoklėje bet kas gali ką nors sugadinti, šiuolaikinės programos naudoja duomenų šifravimą ir saugius serverius, dažniausiai esančius ES. Be to, nebereikia rankiniu būdu susumuoti valandų ar vargti su nepatikimomis formulėmis; sistema akimirksniu apskaičiuoja pertraukas, nebuvimus darbe ir viršvalandžius.
Pagrindiniai skaitmeninio laiko valdymo privalumai
- Bendras mobilumas: Dėl programėlių ir interneto portalų darbuotojai gali prisijungti ir išsiregistruoti iš savo mobiliųjų telefonų ar planšetinių kompiuterių. Kai kurios sistemos apima pasirenkama geolokacijaIdealiai tinka pardavimų atstovams arba technikams, dirbantiems lauke.
- Atsisveikinkite su žmogiškomis klaidomis: Automatizuodama ataskaitas, HR komanda nuima didžiulę administracinę naštą nuo pečių ir sumažina klaidų skaičių. darbo užmokesčio duomenų eksportavimas.
- Pasitikėjimas ir skaidrumas: Kai darbuotojai savo prietaisų skydelyje gali matyti savo darbo valandas ir atostogų laiką, ginčai baigiasi ir sukuriama [neaiški – galbūt „geresnė darbo aplinka“]. pagerinta darbo aplinka remiantis aiškumu.
- Visapusiškas valdymas: Tai ne tik apie atvykimo ir išvykimo iš darbo registravimą. Geriausi įrankiai leidžia valdyti pamainas, prašyti atostogų laiko ir išsaugoti duomenis. įdarbinimo dokumentai pavyzdžiui, sutartys vienoje vietoje.
Iliustracijai įsivaizduokite konsultacinę įmonę, kuri valdė 30 klientų naudodama bendras „Excel“ skaičiuokles. Jie gaišo valandas peržiūrėdami el. laiškus ir taisydami pasikartojančius laiškus. Perėję prie įmonės aplinkai skirtos platformos , jie galėjo centralizuoti visus savo klientus vienoje ataskaitų suvestinėje, sutaupydami daugiau nei 15 valandų nuobodaus darbo per savaitę.
Geriausių rinkoje esančių įrankių analizė
Galimybių pasirinkimas yra milžiniškas ir labai priklauso nuo to, ko ieškote. Jei norite kažko nemokamo ir galingo pradžiai, „Jibble“ arba „Clockify“ yra labai patikimi pasirinkimai, ypač tiems, kuriems reikia tikslumo projektams ir klientams, iš pradžių neišleidžiant nė cento.
Jei ieškote pilno HR rinkinio, kuriame laiko stebėjimas yra tik viena dėlionės dalis, „Bizneo HR“, „Factorial“ ir „Personio“ yra sunkiasvoriai. Šios platformos leidžia jums prisitaikyti prie įmonės dydžio, integruojant viską nuo įdarbinimo iki veiklos valdymo , nors jos paprastai yra brangesnės.
Tiems, kuriems svarbiausia atitiktis Ispanijos teisės aktams ir paprastumas, yra keletas labai įdomių variantų: „Kronjop“ išsiskiria savo audito palaikymu, o „Bixpe“ siūlo labai išsamų nemokamą planą. Kita vertus, „JornAda“ kelia populiarumą integruodama dirbtinį intelektą, kad automatiškai sukurtų pamainas ir valdytų darbo užmokestį iš PDF failo – visa tai už labai konkurencingą kainą už licencijų bloką.
Kiti siūlomi sprendimai, priklausomai nuo poreikio
Yra labai specifinių įrankių. Pavyzdžiui, „Sage Time Control“ arba „a3 Time Management“ yra skirtos tiems, kurie jau naudoja savo įmonės programinės įrangos ekosistemas, nes leidžia integruotis su darbo užmokesčio skaičiuokle . Didesnėms organizacijoms ar tarptautinėms korporacijoms „Workday“ arba „Cezanne HR“ siūlo daug gilesnį ir sudėtingesnį žmogiškojo kapitalo valdymą.
Taip pat yra tokių, kurie renkasi aparatinę įrangą. „Control Presencial“ derina debesį su biometrinėmis prieigos kontrolės sistemomis , kurios yra labai patikimos, nors ir mažiau lanksčios nei mobilioji programėlė. Kalbant apie paprastumą ir greitį, „Sesame HR“ arba „Ejornada“ leidžia valdyti kasdienes operacijas vos keliais paspaudimais, todėl jos idealiai tinka MVĮ, kurios nenori visko komplikuoti.
Patarimai, kaip išvengti klaidų renkantis programinę įrangą
Nepirkite vien dėl pirkimo. Pirmas žingsnis – išanalizuoti, ar jums reikia specializuotos laiko valdymo programos, ar išsamios žmogiškųjų išteklių platformos . Jei jau turite valdymo sistemą, jums gali prireikti tik lengvo priedo. Taip pat labai svarbu atsižvelgti į savo darbuotojų dydį; 5 žmonių valdymas labai skiriasi nuo 500 žmonių valdymo, o programinės įrangos mastelio keitimas bus labai svarbus norint išvengti įrankių keitimo per dvejus metus.
Sudarykite būtiniausių dalykų sąrašą. Ar jums reikia registruotis atvykimui ir išvykimui naudojant QR kodą, PIN kodą ar veido atpažinimą? Ar būtina integracija su apskaita ? Kai tai nustatysite, peržiūrėkite biudžetą. Planai prasideda nuo vos 2 ar 3 eurų vienam darbuotojui per mėnesį, o tai yra minimali investicija, palyginti su galima bauda, su kuria galite susidurti patikrinimo metu, jei jūsų įrašai negalioja.
Darbo laiko skaitmeninimas yra išmaniausias būdas profesionalizuoti darbdavio ir darbuotojo santykius. Pakeisdamos archajiškus metodus debesijos sistemomis, organizacijos ne tik teisiškai apsisaugo, bet ir padidina produktyvumą bei savijautą . Nuo nemokamų ir lengvų variantų iki dirbtinio intelekto valdomų programų rinkinių – yra įrankis, galintis paversti skaičiuoklių chaosą automatizuotu, saugiu ir visiškai skaidriu darbo eiga.
