- Spēja automatizēt validācijas vairākās platformās, piemēram, SharePoint, Teams, OneDrive un Dynamics 365.
- Atšķirība starp secīgām un paralēlām apstiprināšanas plūsmām, pamatojoties uz nepieciešamību pēc biznesa vienprātības.
- Ilgtermiņa pieprasījumu pārvaldība, izmantojot Dataverse, un atbalsts ārējo lietotāju validācijām.
Mūsdienās uzņēmuma iekšējās birokrātijas pārvaldība var sagādāt īstas galvassāpes bez atbilstošiem rīkiem. Labā ziņa ir tā, ka Microsoft 365 biznesa ekosistēmu integrācija ļauj procesu automatizācijai kļūt par dzinējspēku, kas racionalizē jebkuru procedūru, sākot no vienkārša atvaļinājuma pieprasījuma līdz sarežģītu budžetu apstiprināšanai.
Ja vēlaties racionalizēt satura pārskatīšanas vai dokumentu apstiprināšanas procesu, Power Automate ir ideāls risinājums. Pateicoties spējai savienot dažādas lietojumprogrammas, tas novērš sastrēgumus un nodrošina, ka katrs pieprasījums sasniedz pareizo personu īstajā laikā, nezaudējot neko.
Power Automate apgūšana apstiprinājumu pārvaldībai
Lai ieviestu validācijas sistēmu, galvenais rīks ir darbība ar nosaukumu “Apstiprinājumi — sākt un gaidīt apstiprinājumu” . Šī funkcionalitāte ir ārkārtīgi daudzpusīga, jo tā ļauj pārvaldīt darbplūsmas dažādos pakalpojumos, tostarp SharePoint, OneDrive for Business, Microsoft Dynamics 365 , Salesforce, WordPress un Zendesk.
Praksē tas nozīmē, ka varat iestatīt darbplūsmas rēķinu vai pārdošanas piedāvājumu apstiprināšanai vai koncentrēties uz administratīviem procesiem, piemēram, virsstundu un komandējumu pārvaldību. Vislabākais ir tas, ka lēmumu pieņēmējiem nav jāpiesakās platformā; viņi var sniegt savu apstiprinājumu tieši no e-pasta , Power Automate lietotnes vai īpaša apstiprināšanas centra.
Kā soli pa solim iestatīt apstiprināšanas darbplūsmu
Iedomāsimies, ka vēlamies automatizēt atvaļinājuma pieprasījumus, izmantojot SharePoint Online kā galveno dzinēju. Lai tas darbotos, vispirms ir jāizveido īpašs saraksts ar kolonnām darbinieka vārdam, sākuma un beigu datumiem, komentāriem un Jā/Nē lauku, lai norādītu, vai tas ir apstiprināts.
Kad saraksts ir sagatavots, mēs dodamies uz Power Automate un izveidojam automatizētu mākoņplūsmu . Aktivizēšanas elementam jābūt notikumam "Veidojot vienumu" pakalpojumā SharePoint. Turpmāk plūsma sekos loģiskai secībai: tā nosaka jauno ierakstu, nosūta to apstiprināšanas centram un nosūta e-pasta paziņojumu atbildīgajam vadītājam.
Process ar to nebeidzas. Atkarībā no atbildes sistēma paziņos pieprasītājam lēmumu un automātiski atjauninās SharePoint sarakstu ar galīgo spriedumu un administratora komentāriem. Lai nodrošinātu netraucētu darbplūsmu, ieteicams pievienot profila darbību , kas apkopo lietotāja informāciju un personalizē pieprasījumu.
Plūsmu veidi un uzlabota biznesa loģika
Ne visi procesi ir vienādi, un šeit noder biznesa loģika. No vienas puses, mums ir secīgi apstiprinājumi , kur pieprasījumam jāiziet cauri pirmajam pārskatītājam, pirms tas tiek pārcelts pie nākamā. Ja pirmais ķēdes posms noraida pieprasījumu, process pēkšņi apstājas un nesasniedz nākamās saites.
No otras puses, pastāv paralēlas apstiprināšanas . Šajā scenārijā pieprasījums tiek nosūtīts vairākām atbildīgajām pusēm vienlaikus. Lai gan process ir ātrāks, tas ir pabeigts tikai tad, kad ir atbildējuši visi apstiprinātāji , nodrošinot pilnīgu vienprātību pirms turpināšanas.
Šāda veida struktūras ir būtiskas kritiski svarīgu pamatdatu , piemēram, piegādātāju bankas kontu izmaiņu, klientu kredītlimitu vai pārdošanas cenu izmaiņu, kontrolei . Tās ir arī ideāli piemērotas jaunu lietotāju atļauju pārvaldībai vai finanšu žurnālu validēšanai pirms galīgās grāmatošanas.
Bieži sastopamu problēmu un īpašu gadījumu risināšana
Dažreiz darbplūsmas var kļūt sarežģītas, īpaši ar pielikumiem. Bieži pieļauta kļūda ir tā, ka dokumenti e-pastā vai pakalpojumā Teams tiek piegādāti bojāti . Lai to labotu, ir svarīgi nodrošināt, lai fails tiktu pareizi pārvaldīts no SharePoint saraksta un lai atļaujas atļautu skatīšanu, nepiešķirot pilnu piekļuvi krātuves vietnei.
Ja lēmumu pieņemšanas process ir lēns un var ilgt vairāk nekā 30 dienas , risinājums ir saglabāt apstiprinājumus pakalpojumā Microsoft Dataverse. Tas novērš darbplūsmas derīguma termiņa beigšanos un ļauj biznesa loģikai turpināt darboties pat pēc standarta gaidīšanas perioda beigām.
Turklāt, izmantojot Microsoft Entra, varat mijiedarboties ar uzaicinātajiem lietotājiem . Tas ir ļoti noderīgi, ja dokumentu ir jāapstiprina kādam ārpus jūsu organizācijas. Vienkārši uzaiciniet lietotāju un piešķiriet viņam atbilstošo lomu, lai viņš varētu nemanāmi piedalīties apstiprināšanas procesā .
Tiem, kas, iesniedzot pieprasījumu, pieļauj kļūdu, Power Automate ļauj atcelt pieprasījumu cilnē “Iesniegts” sadaļā “Apstiprinājumi”, ja vien izmantojat darbības “Izveidot apstiprinājumus” V2 versiju.
Šo rīku ieviešana nodrošina raitu saziņu, pārveidojot satura validācijas veidu un nodrošinot, ka katrs ieraksts tiek pareizi auditēts un atjaunināts reāllaikā Microsoft 365 ekosistēmā.
