- Keupayaan untuk mengautomasikan pengesahan merentasi pelbagai platform seperti SharePoint, Teams, OneDrive dan Dynamics 365.
- Pembezaan antara aliran kelulusan berjujukan dan selari berdasarkan keperluan untuk konsensus perniagaan.
- Pengurusan permintaan jangka panjang menggunakan Dataverse dan sokongan untuk pengesahan pengguna luaran.
Hari ini, mengurus birokrasi dalaman syarikat boleh menjadi satu masalah besar tanpa alat yang betul. Berita baiknya ialah mengintegrasikan ekosistem Microsoft 365 untuk perniagaan biarkan automasi proses menjadi enjin yang mempercepatkan sebarang prosedur, daripada permintaan percutian yang mudah hinggalah pengesahan bajet yang kompleks.
Jika anda ingin mengoptimumkan cara kandungan disemak atau dokumen diluluskan, Power Automate ialah penyelesaian yang ideal. Disebabkan keupayaannya untuk menyambungkan pelbagai aplikasi, adalah mungkin untuk... menghilangkan kesesakan dan pastikan setiap permintaan sampai kepada orang yang tepat pada masa yang tepat, tanpa sebarang kesilapan di sepanjang jalan.
Menguasai Power Automate untuk pengurusan kelulusan
Untuk melaksanakan sistem pengesahan, alat utama ialah tindakan yang dipanggil Kelulusan – Mula dan tunggu kelulusanFungsi ini sangat versatil kerana ia membolehkan anda mengurus aliran kerja merentasi pelbagai perkhidmatan, termasuk SharePoint, OneDrive untuk persekitaran profesional, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, WordPress dan Zendesk.
Dalam praktiknya, ini bermakna anda boleh memasang litar untuk meluluskan invois atau bajet Anda boleh fokus pada jualan atau proses pentadbiran seperti menguruskan kerja lebih masa dan urusan perjalanan. Bahagian terbaiknya ialah pengurus tidak perlu log masuk ke platform; mereka hanya boleh memberikan kelulusan. terus daripada emel, aplikasi Power Automate atau pusat kelulusan khusus.
Cara menyediakan aliran kerja kelulusan langkah demi langkah
Bayangkan kita ingin mengautomasikan permintaan cuti menggunakan SharePoint Online sebagai enjin utama. Untuk ini berfungsi, kita mesti terlebih dahulu... buat senarai tertentu dengan lajur untuk nama pekerja, tarikh mula dan tamat, komen dan medan Ya/Tidak untuk menunjukkan sama ada ia telah diluluskan.
Setelah senarai disediakan, kita pergi ke Power Automate dan mencipta aliran kerja awan automatikPencetusnya haruslah peristiwa "Semasa mencipta item" dalam SharePoint. Dari situ, aliran akan mengikuti urutan logik: ia mengesan entri baharu, menghantarnya ke pusat kelulusan dan mencetuskan pemberitahuan e-mel kepada pengurus yang bertanggungjawab.
Prosesnya tidak berakhir di situ. Bergantung pada jawapannya, sistem akan memaklumkan pemohon tentang keputusan tersebut dan akan mengemas kini senarai SharePoint secara automatik dengan keputusan akhir dan komen pentadbir. Untuk menjadikan aliran kerja lancar, disyorkan untuk menambah tindakan profil yang mengumpul maklumat pengguna dan dengan itu memperibadikan permintaan tersebut.
Jenis aliran dan logik perniagaan lanjutan
Tidak semua proses adalah sama, dan di sinilah logik perniagaan memainkan peranan. Di satu pihak, kita mempunyai kelulusan berurutandi mana permintaan mesti melalui penilai pertama sebelum beralih ke penilai seterusnya. Jika pautan pertama menolak permintaan tersebut, proses itu berhenti secara tiba-tiba dan ia tidak sampai ke pautan yang lain.
Sebaliknya, terdapat kelulusan selariDalam senario ini, permintaan dihantar kepada beberapa pihak yang bertanggungjawab secara serentak. Walaupun lebih pantas, aliran kerja hanya akan lengkap apabila semua pemberi kelulusan telah memberi maklum balasmemastikan persetujuan sepenuhnya sebelum meneruskan.
Struktur jenis ini penting untuk kawalan data induk kritikalseperti perubahan pada akaun bank pembekal, had kredit pelanggan atau pengubahsuaian pada harga jualan. Ia juga sesuai untuk mengurus kebenaran pengguna baharu atau mengesahkan jurnal kewangan sebelum pengeposan akhir.
Menyelesaikan masalah biasa dan kes khas
Kadangkala, aliran kerja boleh menjadi rumit, terutamanya dengan lampiran. Satu kesilapan yang biasa berlaku ialah dokumen tiba e-mel atau Pasukan yang rosakUntuk menyelesaikan masalah ini, adalah penting untuk memastikan fail diuruskan dengan betul daripada senarai SharePoint dan kebenaran membenarkan paparan tanpa memberikan akses penuh ke tapak storan.
Jika proses membuat keputusan lambat dan boleh berlarutan lebih daripada 30 hariPenyelesaiannya adalah dengan menyimpan kelulusan dalam Microsoft Dataverse. Ini menghalang aliran kerja daripada tamat tempoh dan membolehkan logik perniagaan terus beroperasi walaupun selepas tamat masa standard telah tamat.
Selain itu, terdapat kemungkinan untuk berinteraksi dengan pengguna tetamu melalui Microsoft Entra. Ini sangat berguna apabila anda memerlukan seseorang di luar organisasi anda untuk mengesahkan dokumen. Anda hanya perlu menjemput pengguna dan memberikan mereka peranan yang sesuai supaya mereka boleh mengambil bahagian dalam proses kelulusan tanpa komplikasi.
Bagi mereka yang melakukan kesilapan semasa melancarkan permintaan, Power Automate membenarkan batalkan permintaan Daripada tab "Dihantar" dalam bahagian Kelulusan, dengan syarat anda menggunakan versi V2 tindakan cipta kelulusan.
Pelaksanaan alat-alat ini membolehkan komunikasi mengalir dengan lancar, mengubah cara kandungan disahkan dan memastikan bahawa setiap rekod diaudit dengan betul dan dikemas kini dalam masa nyata dalam ekosistem Microsoft 365.
