OneDrive: almacenamiento, colaboración y seguridad

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OneDrive es, a grandes rasgos, el servicio de almacenamiento en la nube que Microsoft ha colocado en el centro de su ecosistema Microsoft 365. Permite guardar documentos, fotos, vídeos y todo tipo de archivos para tenerlos sincronizados y accesibles desde ordenadores, tabletas y móviles. La idea de fondo es sencilla: dejar de depender de un único disco físico y trabajar con una copia en la nube que se actualiza sola. En el ámbito personal sirve para organizar la vida digital; en el empresarial, para compartir contenido con el equipo sin perder de vista permisos, versiones y seguridad.

No se trata solo de una carpeta online. OneDrive forma parte de Microsoft 365 y se entiende mejor como una pieza de un engranaje mayor: se conecta con SharePoint Online, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Outlook. Esa integración hace que guardar un archivo, comentarlo o recuperar una versión anterior sea casi transparente. A lo largo de este artículo repasaremos su historia, los planes disponibles, las funciones más útiles, las opciones empresariales, la seguridad, las aplicaciones móviles, la comparación con Google Drive y las novedades ligadas a Copilot.

Qué es OneDrive y cómo encaja en Microsoft 365

OneDrive es el principal sistema de almacenamiento en la nube de Microsoft 365. Su función es llevar documentos empresariales y personales a la nube para poder consultarlos, editarlos y compartirlos desde cualquier dispositivo con conexión. También permite trabajar con archivos compartidos por compañeros y mantener una copia centralizada de la información importante. La sincronización automática evita el clásico ir y venir de memorias USB o adjuntos duplicados por correo.

Para usar OneDrive hace falta una cuenta Microsoft, ya sea personal como Outlook.com o profesional dentro de Microsoft 365. En Windows 10 y versiones posteriores viene preinstalado, así que basta con iniciar sesión para empezar. El icono de la nube aparece cerca del reloj: blanco para cuentas personales y azul para cuentas de empresa. Desde ahí se accede a la carpeta de OneDrive, se elige qué mantener disponible sin conexión y se gestiona la sincronización. En macOS y otros dispositivos existe aplicación propia o acceso web.

El concepto de archivo en la nube es fácil de explicar: un espacio digital alojado en internet donde se guardan contenidos sin depender de un solo ordenador. Eso sí, la gracia de OneDrive no está solo en almacenar, sino en sincronizar. Se puede empezar un documento en el portátil de la oficina, continuar en la tableta durante un viaje y terminarlo en casa sin perder cambios. Si se activa la disponibilidad sin conexión, los archivos también se abren sin internet, aunque las modificaciones se guardan de forma local hasta que vuelva la conexión.

Un recorrido por la historia de OneDrive

Los primeros informes sobre este producto aparecieron en abril de 2006, cuando Microsoft habló de un disco duro virtual para almacenar archivos en internet. En mayo de 2007 llegó una beta privada con el nombre Windows Live Folders, limitada a unos pocos probadores y a Estados Unidos. El 1 de agosto de 2007 el servicio se abrió a un mercado más amplio. Por aquel entonces servía para alojar documentos, imágenes y música, y cada archivo debía asignarse a una categoría: privado, solo amigos o público. La interfaz imitaba el estilo visual de Windows Vista y el espacio disponible era de apenas 0,25 GB.

Poco después, el 9 de agosto de 2007, Windows Live Folders pasó a llamarse Windows Live SkyDrive. La participación se amplió a probadores del Reino Unido e India. Desde el 22 de mayo de 2008 el servicio quedó disponible en 62 países y regiones, y las categorías desaparecieron. El espacio fue creciendo poco a poco hasta los 5 GB. En agosto de 2008 SkyDrive dio un salto enorme hasta los 25 GB, aunque en la práctica el espacio utilizable era de 20 GB porque cinco estaban reservados para Live Mesh.

El 9 de mayo de 2011 Microsoft anunció una actualización muy importante. Llegaron aplicaciones instalables para Windows y OS X, además de una API para desarrolladores externos. Aquello supuso el final de Live Mesh y la recuperación de los cinco GB que consumía. La web de SkyDrive estrenó un diseño más moderno, compatible con Outlook.com, y añadió búsqueda instantánea, barra de herramientas contextual, selección múltiple en vista de miniaturas, arrastrar y soltar archivos en carpetas y mejoras de clasificación. En escritorio se mejoró el rendimiento de carga de fotos y la experiencia de sincronización.

La API también mejoró: se eliminaron restricciones de tipo de archivo, se permitió subir imágenes en resolución completa y se añadió un selector de archivos para abrir y guardar. Un estudio de mercado de Microsoft indicó que pocos usuarios superaban los 7 GB, así que el espacio se redujo a esa cifra, con la posibilidad temporal de recuperar los 25 GB. El 28 de agosto de 2012 llegó SkyDrive para Android a Google Play. A comienzos de 2014 se anunció el cambio de nombre y el 18 de febrero de 2014 SkyDrive pasó a llamarse OneDrive por una disputa de marca con el canal británico BSkyB. Las aplicaciones, la web y la app móvil adoptaron el nuevo nombre.

El 18 de junio de 2015 Microsoft lanzó un diseño mejorado de OneDrive para la web, con una interfaz limpia y minimalista inspirada en Windows 10. El 2 de noviembre de 2015 llegó una polémica importante: Microsoft anunció el fin del almacenamiento ilimitado en Office 365 Home, Personal y University, y redujo el espacio gratuito de 15 GB a 5 GB. Los planes de pago de 100 GB y 200 GB se sustituyeron por uno de 50 GB por 1,99 dólares al mes. Los cambios debían aplicarse a principios de 2016 y provocaron muchas quejas; más de 70.000 personas usaron la voz oficial de OneDrive para protestar. Microsoft justificó la medida por abusos de quienes usaban el servicio para copias de seguridad completas de PCs, películas y grabaciones de DVR.

OneDrive viene integrado en Windows 10 y no se puede desinstalar, aunque sí deshabilitar. Esa presencia de serie explica parte de su popularidad, pero también ha generado debates sobre espacio, sincronización y privacidad. Con el tiempo, el servicio ha ido abandonando la idea de simple disco duro virtual para convertirse en una plataforma de gestión documental y colaboración.

Planes, precios y capacidad

El plan gratuito arranca con 5 GB de almacenamiento. Con Microsoft 365 Personal se sube a 1 TB, y con Family se comparten 2 TB entre hasta seis personas. En Estados Unidos la suscripción personal empieza en 6,99 dólares al mes, aunque el precio varía según la región. Estos planes incluyen funciones premium de OneDrive, enlaces de uso compartido, detección de ransomware, restauración de archivos de hasta 30 días y versiones premium de Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote. También permiten instalar aplicaciones de Office en PC y Mac, y compartir hasta diez veces más contenido al día.

Las suscripciones compradas dentro de una app se cobran a la cuenta de Google Play o iTunes y se renuevan automáticamente salvo que se desactive la renovación. No se pueden cancelar ni reembolsar durante el periodo activo. Para gestionarlas hay que acudir a la configuración de la tienda correspondiente. En la app de iOS aparecen, entre otras, Microsoft 365 Basic por 1,99 euros, Microsoft 365 Personal por 10 euros, Microsoft 365 Storage 50 GB por 1 euro, Microsoft 365 Family por 13 euros, OneDrive +100 por 29,99 euros, Microsoft 365 Personal por 99 euros, Microsoft 365 Personal por 5,99 euros, Microsoft 365 Personal por 8,99 euros, Microsoft 365 Family por 129 euros y Microsoft 365 Personal por 6,99 euros. La experiencia completa de Microsoft 365 requiere una suscripción válida y abarca móvil, tableta, PC y Mac.

Históricamente también existieron otros planes. Desde el 22 de abril de 2012, además de los 5 GB gratuitos o los 25 GB para usuarios elegibles, se podía pagar por ampliaciones: +50 GB por 19 euros al año, +100 GB por 37 euros al año y +200 GB por 74 euros al año. Según el mercado, hacía falta tarjeta de crédito o cuenta PayPal. La renovación era automática cada año salvo cancelación; si se cancelaba antes, el servicio seguía activo hasta el final del periodo contratado. En la práctica no se cancelaba el servicio, sino la renovación automática.

En el terreno empresarial, cada usuario de Microsoft 365 suele recibir 1 TB de almacenamiento personal. Si el plan tiene más de cinco usuarios, el administrador puede ampliar hasta 5 TB por usuario desde la configuración de almacenamiento del área de administración. Para necesidades muy grandes, como vídeo o contenido multimedia, se puede solicitar una ampliación adicional hasta 25 TB por usuario mediante un ticket de soporte. Estos aumentos no suelen tener coste extra si el plan cumple los requisitos. Con licencias Enterprise se llega incluso a espacio ilimitado. OneDrive admite 94 idiomas. Para iniciar sesión con una cuenta de trabajo o escuela hace falta un plan válido de OneDrive, SharePoint Online o Microsoft 365 para empresa.

Funciones para el día a día

Una de las utilidades más visibles es la copia de seguridad de fotos y vídeos. La carga automática de la cámara permite que las imágenes del móvil se suban solas y se puedan ver ordenadas en línea. Hay álbumes, etiquetado automático, búsqueda de fotos por lo que contienen, por ejemplo playa o nieve, y un espacio seguro para fotos. También se pueden compartir álbumes con familiares y amigos, ver fotos desde varios dispositivos y mantenerlas protegidas con cifrado.

El uso compartido de archivos es otro pilar. Se pueden enviar documentos, fotos, vídeos y álbumes con enlaces protegidos por contraseña o con caducidad. OneDrive avisa cuando un documento compartido se edita y permite establecer permisos para que cada persona vea o modifique lo que corresponda. En Microsoft Teams se puede copiar el enlace de un archivo y pegarlo en el chat, pero antes conviene comprobar que el destinatario tiene permiso para verlo en la biblioteca de Teams. La opción Cualquiera que tenga el vínculo simplifica el acceso, aunque no siempre es la más adecuada para información sensible.

La app móvil sirve para crear carpetas, subir documentos, editar archivos y ver en tiempo real los cambios de los compañeros. El escaneo de documentos permite digitalizar papeles, tarjetas de presentación, recibos o pizarras con el teléfono, marcarlos, firmarlos y enviarlos en PDF. La búsqueda funciona por nombre o por contenido, y en fotos se puede buscar por elementos visuales. Para empresas, la app añade notificaciones, actividad reciente y permisos de solo lectura o edición al compartir con colegas y colaboradores.

Office Online es parte de OneDrive. Permite crear, editar y compartir documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote directamente en el navegador, sin instalar nada. Varias personas pueden colaborar en el mismo archivo en tiempo real. Los documentos generados tienen respaldos incrementales mediante el historial de versiones, especialmente en OneDrive for Business incluido en Office 365 y SharePoint Online. También se pueden guardar enlaces web marcados en una carpeta de OneDrive y suscribirse a fuentes RSS de carpetas públicas, con miniaturas, iconos de tipo de archivo y enlaces de descarga. Los directorios completos se descargan como archivo ZIP desde el menú Más.

En grupos, cada equipo dispone de 5 GB de espacio compartido en OneDrive. Los miembros pueden acceder, crear, modificar y eliminar archivos dentro de las carpetas del grupo. En fotos se pueden añadir personas etiquetadas, mover, copiar y eliminar archivos, descargar en Windows Photo Gallery o en ZIP y conservar metadatos como las etiquetas de personas y los datos EXIF de la cámara. Son detalles que hacen que el servicio sirva tanto para uso doméstico como para equipos pequeños.

Sincronización, archivos a petición y gestión práctica

El cliente de escritorio sincroniza OneDrive con el equipo para tener acceso sin conexión y mantener varios dispositivos al día. La función Archivos a petición permite ver todos los archivos desde el Explorador de Windows sin descargarlos automáticamente. Los contenidos aparecen con un icono de nube y solo se bajan cuando se abren. Si un archivo importante debe estar siempre disponible, basta con hacer clic derecho y elegir Mantener siempre en este dispositivo. Para desactivar la función se abre el cliente, se va a Ayuda y configuración, luego a Configuración, y se desmarca la casilla correspondiente.

La sincronización también admite carpetas como Documentos, archivos de hasta 250 GB y un historial de versiones que permite recuperar una versión anterior hasta 30 días después de la última modificación. En Windows 10 y posteriores no hay que instalar nada: se inicia OneDrive desde el menú Inicio o se entra en onedrive.microsoft.com y se elige Sincronizar. En macOS se puede acceder a contenidos de un PC, pero no al contrario. La aplicación universal de Windows ofrece las mismas funciones de escritorio junto con las opciones de la versión en línea.

Para compartir sin complicaciones existe la opción Solicitar archivos. Se selecciona una carpeta, se pulsa en los tres puntos y se elige Solicitar archivos. OneDrive envía un correo con un enlace para que otras personas suban contenido a esa carpeta concreta. Así se evita que cada cual mande archivos por su cuenta o con nombres raros. También se puede limitar el ancho de banda desde Configuración y Red, ajustando la velocidad de carga y descarga para que la sincronización no sature la red de la oficina.

OneDrive for Business y colaboración

OneDrive for Business es la versión profesional dentro de Microsoft 365. Está pensada para almacenar, colaborar e intercambiar archivos de forma segura en el entorno empresarial. Se integra con SharePoint Online y Microsoft Teams, de modo que los equipos pueden trabajar juntos en documentos en tiempo real, estén donde estén, y mantener el trabajo asincrónico o remoto. Cada usuario tiene su espacio personal, pero los archivos también se comparten mediante SharePoint con permisos específicos.

La integración con SharePoint Online es clave. SharePoint permite crear sitios empresariales modernos, como intranet, extranet y sitios de equipo, y OneDrive ayuda a simplificar la gestión documental y la colaboración interna. También facilita compartir con personas externas a la organización sin poner en riesgo la privacidad de los datos. Cuando alguien comparte un documento en un chat de Teams o en un sitio de SharePoint, el archivo se guarda en OneDrive y los usuarios autorizados pueden verlo, comentarlo y modificarlo sin andar intercambiando adjuntos por correo. Esta centralización también mejora la búsqueda en todo el entorno de Microsoft 365.

El control de permisos es granular: se decide quién puede ver o modificar cada contenido. Esa personalización se apoya en cifrado, gestión de versiones y supervisión de la actividad. Se puede ver quién accedió, qué cambios se hicieron y en qué momento. Para una empresa, esta trazabilidad resulta muy útil cuando hay colaboradores externos o proyectos con varias manos. Además, la sincronización bidireccional permite trabajar sin conexión y subir los cambios automáticamente al recuperar internet.

Seguridad, privacidad y confianza

OneDrive cifra los archivos en tránsito y en reposo. Personal Vault añade una capa extra de protección con verificación de identidad para los documentos más sensibles. También se puede activar la autenticación en dos pasos y el acceso biométrico, como huella digital o reconocimiento facial, para abrir la app móvil. En empresas, la integración con Microsoft Intune permite a los responsables de TI aplicar políticas de seguridad en dispositivos móviles y gestionar el acceso a los recursos.

El historial de versiones ayuda a restaurar documentos y la detección de ransomware avisa y permite recuperar archivos si algo se cifra de forma maliciosa. La supervisión de actividad muestra accesos y cambios en archivos compartidos. Ahora bien, Microsoft también aplica un Código de Conducta: el contenido almacenado está sujeto a revisión y puede eliminarse si infringe las normas, lo que puede llevar al cierre temporal o permanente de la cuenta. Esto ha generado preocupaciones de privacidad.

La compañía ha respondido que existen políticas internas estrictas para limitar el acceso a los datos de un usuario. Herramientas como PhotoDNA se usan para detectar archivos ilegales y comprobar que se cumplen las normas. Entre los contenidos prohibidos se incluyen la pornografía, la desnudez humana parcial, incluso en arte o dibujos, y debates sobre compraventa de armas de fuego, entre otros. También se ha señalado que, al formar parte de la red de vigilancia PRISM de la NSA estadounidense, esta podría tener acceso a los contenidos almacenados. Es un debate que conviene tener presente al elegir nube para datos delicados. Microsoft proporciona la app y los datos pueden transferirse, almacenarse y procesarse en Estados Unidos o en otros países donde la compañía tenga instalaciones.

Aplicaciones móviles y de escritorio

Microsoft ha publicado aplicaciones de OneDrive para Android, iOS, Windows 8, Windows Phone y Windows 10. También hubo una app para Nokia Belle centrada en subir imágenes, y el servicio se puede usar incluso en Xbox. Las apps permiten buscar, ver y organizar archivos, crear carpetas, subir documentos, editar desde el móvil o la tableta y consultar cambios en tiempo real. La versión móvil resulta práctica para escanear papeles y archivarlos en PDF directamente en la nube.

En escritorio existen clientes para Windows Vista y versiones posteriores, y para macOS Lion y posteriores. Estos clientes sincronizan OneDrive con todos los equipos para acceso sin conexión y para mantener archivos y carpetas al día entre varios dispositivos. El cliente de Windows permite ver el contenido del PC desde el navegador si el usuario activa esa opción. En macOS se puede obtener contenido desde un PC, pero no al revés. La app universal de Windows añade las mismas funciones de escritorio y las de la versión online. La aplicación de iOS ocupa unos 371,9 MB, se clasifica como productividad, requiere iOS 26.0 o posterior, iPadOS 26.0 o posterior y visionOS 26.0 o posterior, y está disponible en español y otros 32 idiomas.

La seguridad móvil no depende solo de la app: conviene proteger el dispositivo con contraseña, activar la verificación en dos pasos y usar biometría. Personal Vault pide una autenticación adicional para abrir su contenido. En entornos corporativos, Intune ayuda a aplicar políticas y a separar los datos de empresa de los personales. Todo suma cuando se llevan documentos sensibles en el bolsillo.

OneDrive frente a Google Drive y otras alternativas

OneDrive y Google Drive son dos de los servicios de almacenamiento en la nube más conocidos. La elección depende del ecosistema de trabajo, de las necesidades de cada usuario y de las funciones a las que no se quiera renunciar. OneDrive brilla si se trabaja con Microsoft 365, Windows, Word, Excel, PowerPoint, Teams y SharePoint. Google Drive encaja mejor con Google Workspace, Gmail, Calendar, Docs, Sheets y Slides. Ambos facilitan almacenamiento, compartición y colaboración, pero con enfoques distintos.

La integración de OneDrive con Windows es casi invisible: basta guardar un archivo para que se sincronice con la nube. Para quien vive en el ecosistema de Microsoft, el salto es fluido. Google Drive destaca en integraciones web y móviles, admite muchos formatos sin aplicaciones de terceros y permite compartir con colaboradores externos sin licencias adicionales. OneDrive ofrece sincronización selectiva de archivos y carpetas, lo que da más control sobre lo que se guarda localmente, y suele considerarse una opción más completa en seguridad, con cifrado, doble factor y Personal Vault.

En el mercado también conviven Dropbox, iCloud, Mega, los servicios web de Microsoft y soluciones empresariales como AWS o Microsoft Azure. No hay una única respuesta correcta: si el equipo ya usa Microsoft 365, OneDrive simplifica la gestión; si el día a día pasa por Gmail y Google Docs, Drive resulta más natural. Lo importante es valorar capacidad, facilidad de uso, permisos, seguridad, soporte móvil y coste total.

APIs, desarrollo y detalles técnicos

Microsoft publicó un conjunto de API de OneDrive mediante Live Connect para que los programadores creen servicios web y aplicaciones que usen su almacenamiento en la nube. Estas APIs permiten examinar, ver, subir o editar archivos guardados en OneDrive. Hay kits de desarrollo para web, Windows 10, Windows 8, Windows Phone, iOS y Android. Eso ha facilitado que muchas aplicaciones integren OneDrive sin tener que construir su propio sistema de archivos.

En septiembre de 2014 se informó de casos de corrupción de archivos, sobre todo en usuarios de Windows 8. Afectaba especialmente a archivos Excel que no se abrían en el mismo PC en el que se habían creado. Son incidentes aislados dentro de una historia larga, pero recuerdan la importancia de tener copias de seguridad y de revisar el estado de los archivos tras una sincronización problemática. La evolución del servicio ha ido corrigiendo errores y mejorando la fiabilidad.

Copilot y el futuro de OneDrive

En los últimos tiempos OneDrive ha pasado de ser un simple almacén a una plataforma de gestión de contenidos. La integración de Copilot añade inteligencia artificial al entorno de Microsoft 365. Copilot puede resumir documentos como informes y contratos en segundos, extraer los puntos clave y dar una visión general sin abrir cada archivo. También compara versiones de un mismo documento y resume las diferencias en tablas.

Además, Copilot responde a preguntas sobre los archivos almacenados mediante chat, sin necesidad de leerlos uno a uno. Puede organizar archivos y sugerir la mejor forma de estructurar carpetas, y ofrece recomendaciones inteligentes para compartir y colaborar. Está previsto que también priorice las actualizaciones relevantes, por ejemplo comentarios de responsables o cambios en documentos próximos a vencer. Para aprovechar estas funciones hace falta una suscripción de Microsoft 365 compatible.

OneDrive ha recorrido un camino largo desde aquel disco duro virtual de 2006 y las primeras carpetas de Windows Live. Hoy es una pieza central de Microsoft 365: almacena, sincroniza, comparte, protege y colabora con Office, Teams y SharePoint. Ofrece 5 GB gratis, planes de 1 TB y 2 TB familiares, opciones empresariales de hasta 25 TB por usuario y herramientas como Personal Vault, historial de versiones y detección de ransomware. Su integración con Windows y su apuesta por Copilot lo mantienen como una opción muy a tener en cuenta, siempre comparando con Google Drive y otras alternativas según el ecosistema y las necesidades de cada uno.