A norma ISO 9001:2015 estabelece os requisitos para um sistema de gestão da qualidade em uma organização. Um dos principais aspectos desse sistema é a gestão da informação documentada, que inclui a identificação, o controle e a proteção dos documentos e registros necessários para garantir a qualidade dos produtos ou serviços da empresa. Este artigo explicará como atender aos requisitos da norma ISO 9001:2015 em relação à gestão da informação documentada.
Os requisitos da ISO 9001:2015 para gestão de documentos
Para atender aos requisitos da ISO 9001:2015 para gerenciamento de documentos, é importante identificar, controlar e proteger as informações documentadas.
Identificação: Identificar informações documentadas é essencial para sua gestão. É necessário determinar quais documentos são necessários para o sistema de gestão da qualidade e como eles se relacionam. Também é importante garantir que os documentos estejam atualizados e adequados para uso.
Ao controle: O controle de informações documentadas envolve o estabelecimento de um processo de aprovação, emissão, distribuição e atualização. É necessário garantir que os documentos estejam disponíveis para quem precisa deles, mas também que estejam protegidos contra modificações não autorizadas.
proteção: Proteger informações documentadas é vital para garantir sua integridade e confidencialidade. Medidas devem ser implementadas para evitar acesso não autorizado, perda ou dano aos documentos. Além disso, é importante estabelecer procedimentos de backup e recuperação para garantir a disponibilidade dos documentos.
Isso envolve estabelecer processos para aprovação, emissão, distribuição e atualização de documentos, bem como medidas de proteção para garantir sua integridade e confidencialidade.
Procedimentos para controle de documentos de acordo com a norma ISO
A norma ISO 9001:2015 estabelece a importância do controle adequado da documentação para garantir a eficácia do sistema de gestão da qualidade. Portanto, estabelecer procedimentos para o controle de documentos é essencial.
O primeiro passo no controle de documentos é a identificação dos documentos. Isso requer a manutenção de um registro de todos os documentos do sistema de gestão da qualidade, incluindo sua versão e data de emissão.
Uma vez identificados os documentos, é necessário estabelecer seu controle. Isso significa definir os responsáveis pela criação, revisão, aprovação e distribuição dos documentos, bem como estabelecer as condições para seu armazenamento e acesso.
Além disso, é importante garantir a proteção dos documentos. Isso envolve estabelecer medidas de segurança para evitar perda, roubo, danos ou acesso não autorizado. Por exemplo, senhas podem ser definidas para acessar documentos eletrônicos ou documentos físicos podem ser mantidos em locais seguros.
Por fim, deve ser estabelecido um procedimento para a obsolescência e retenção de documentos. Isso envolve a definição do período de retenção dos documentos e o estabelecimento de seu descarte ou arquivamento após sua expiração.
Isso garantirá a eficácia do sistema e a satisfação do cliente.
Gestão adequada de documentos: chaves para um controle eficiente da informação
Na ISO 9001:2015, o gerenciamento adequado da documentação é um requisito fundamental para garantir a qualidade do produto ou serviço oferecido por uma organização.
Para identificar, controlar e proteger informações documentadas, é necessário estabelecer um sistema de gerenciamento de documentos que permita a organização, distribuição, acesso e atualização eficientes e seguros das informações.
As chaves para atingir o controle eficiente das informações documentadas são:
Identificação: É necessário identificar os documentos e registros que fazem parte do sistema de gestão da qualidade, estabelecendo critérios claros para sua identificação e nomenclatura, bem como para seu armazenamento e acesso.
Ao controle: Uma vez identificados os documentos e registros, é necessário estabelecer controle sobre sua revisão, aprovação, distribuição e utilização, garantindo que as versões mais atualizadas sejam sempre utilizadas e que os requisitos legais e regulatórios aplicáveis sejam atendidos.
proteção: É essencial garantir a proteção das informações documentadas, estabelecendo medidas de segurança físicas e eletrônicas para evitar sua perda, roubo ou acesso não autorizado.
Atender aos requisitos da ISO 9001:2015 nesse sentido melhorará a qualidade do produto ou serviço oferecido, além de minimizar os riscos associados ao gerenciamento de informações documentadas.
A importância do controle documental segundo a norma ISO 9001
Um dos aspectos fundamentais da norma ISO 9001 é o controle de documentos, pois garante que as informações documentadas estejam atualizadas e disponíveis o tempo todo. Isso é essencial para que a organização atinja seus objetivos e mantenha a qualidade de seus produtos e serviços.
Identificar Identificar documentos relevantes para o sistema de gestão da qualidade de uma empresa é o primeiro passo no controle de documentos. Esses documentos contêm informações necessárias para a execução de atividades e processos relacionados à qualidade. É importante que sejam identificados de forma clara e precisa para evitar confusões ao utilizá-los.
controle A gestão de documentos envolve o estabelecimento de um sistema que permita sua revisão, aprovação e distribuição controladas. Isso garante que os documentos estejam atualizados e que as pessoas certas tenham acesso a eles quando precisarem. Além disso, a norma ISO 9001 estabelece que os documentos devem ser protegidos contra perda, danos ou acesso não autorizado.
Proteger Informações documentadas são essenciais para garantir a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade das informações. A ISO 9001 estabelece que medidas devem ser tomadas para proteger os documentos contra perda, danos ou acesso não autorizado. Isso pode incluir a implementação de medidas de segurança física, como armazenamento seguro, bem como medidas de segurança eletrônica, como senhas e acesso restrito.
Identificar, controlar e proteger documentos de acordo com a ISO 9001 é essencial para garantir que as informações documentadas estejam atualizadas e disponíveis o tempo todo e que sejam protegidas contra perdas, danos ou acesso não autorizado.