- Dixhitalizimi i të dhënave të orëve të punës është një detyrim ligjor në Spanjë që shmang penalitetet dhe optimizon transparencën e punës.
- Zgjidhjet në cloud i tejkalojnë shumë Excel-in falë automatizimit, gjeolokacionit dhe sigurisë së të dhënave.
- Ekziston një gamë e gjerë mjetesh në dispozicion, nga gjurmimi bazë i kohës dhe i pjesëmarrjes deri te paketat gjithëpërfshirëse të HR me inteligjencë artificiale.
Mbajtja e shënimeve të orarit të punës së secilit punonjës nuk është më çështje vullneti të mirë apo mbajtja e një fletoreje në tavolinë; është bërë një kërkesë ligjore e pashmangshme për çdo kompani që operon në Spanjë. Që nga Dekreti-Ligji Mbretëror historik 8/2019, mbajtja e një regjistri ditor të orarit të punës është e detyrueshme, dhe megjithëse disa mund të përpiqen të vazhdojnë me dokumentacionin, realiteti është se bota është zhvendosur drejt mjedisit dixhital për të shmangur surprizat e pakëndshme me Inspektoratin e Punës.
E vërteta është se kalimi nga gjurmimi manual i kohës në softuer të bazuar në cloud është si kalimi nga një telefon i vjetër në një smartphone; jo vetëm që përfitoni komoditet, por gjithashtu optimizoni efikasitetin e të gjithë ekipit. Pavarësisht nëse njerëzit tuaj janë në zyrë, punojnë nga shtëpia apo jashtë, këto mjete e bëjnë regjistrimin e kohës të shpejtë, transparent dhe, mbi të gjitha, të besueshëm për të dyja palët.
Pse të hiqet dorë nga Excel dhe të kalohet në cloud?
Shumë biznese ende mbështeten te spreadsheet-et, por le të jemi të sinqertë: Excel është një fushë minash kur bëhet fjalë për gjurmimin e kohës. Ai nuk ofron gjurmueshmëri , është tepër e lehtë të fshihen aksidentalisht të dhënat dhe është shumë larg Rregullores së Përgjithshme për Mbrojtjen e të Dhënave (GDPR) nëse skedarët ndahen me email. Në të kundërt, një sistem i bazuar në cloud centralizon gjithçka në kohë reale dhe siguron që të dhënat të ruhen për katër vitet e kërkuara me ligj.
Dallimi në siguri është i madh. Ndërsa kushdo mund të prishë gjërat në një spreadsheet të përbashkët, programet moderne përdorin enkriptim të të dhënave dhe servera të sigurt, zakonisht të vendosur në BE. Për më tepër, nuk ka më nevojë të mblidhen manualisht orët ose të përballen me formula të pasigurta; sistemi llogarit pushimet, mungesat dhe orët shtesë në çast.
Përparësitë kryesore të menaxhimit dixhital të kohës
- Lëvizshmëria totale: Falë aplikacioneve dhe portaleve në internet, punonjësit mund të hyjnë dhe të dalin nga telefonat e tyre celularë ose tabletët. Disa sisteme përfshijnë gjeo-lokacion opsionalIdeale për përfaqësuesit e shitjeve ose teknikët që punojnë në terren.
- Lamtumirë gabimit njerëzor: Duke automatizuar raportet, ekipi i Burimeve Njerëzore heq një barrë të madhe administrative nga supet e tij, duke zvogëluar gabimet në eksportimi i të dhënave të pagave.
- Besimi dhe transparenca: Kur punonjësit mund të shohin orët e tyre të punës dhe kohën e pushimeve nga paneli i kontrollit, debatet marrin fund dhe krijohet një [i paqartë - ndoshta "një mjedis pune më i mirë"]. mjedis pune i përmirësuar bazuar në qartësi.
- Menaxhim gjithëpërfshirës: Nuk bëhet fjalë vetëm për regjistrimin e orarit të punës. Mjetet më të mira ju lejojnë të menaxhoni ndërrimet, të kërkoni kohë pushimesh dhe të kurseni të dhëna. dokumentet e punësimit siç janë kontratat në një vend.
Për ta ilustruar, imagjinoni një firmë konsulence që menaxhonte 30 klientë duke përdorur spreadsheet-e të përbashkëta në Excel. Ata po humbisnin orë të tëra duke shqyrtuar email-et dhe duke korrigjuar kopjet. Duke kaluar në një platformë të projektuar për mjedisin e ndërmarrjeve , ata ishin në gjendje t'i përqendronin të gjithë klientët e tyre në një panel të vetëm, duke kursyer më shumë se 15 orë punë të lodhshme në javë.
Analiza e mjeteve më të mira në treg
Gama e opsioneve është e madhe dhe varet shumë nga ajo që kërkoni. Nëse dëshironi diçka falas dhe të fuqishme për të filluar, Jibble ose Clockify janë opsione shumë të mira, veçanërisht për ata që kanë nevojë për precizion për projektet dhe klientët pa shpenzuar asnjë qindarkë fillimisht.
Nëse jeni duke kërkuar një suitë të plotë të Burimeve Njerëzore ku ndjekja e kohës është vetëm një pjesë e enigmës, Bizneo HR, Factorial dhe Personio janë platformat më të mira. Këto platforma ju lejojnë të përshtateni me madhësinë e kompanisë suaj, duke integruar gjithçka, nga rekrutimi deri te menaxhimi i performancës , megjithëse ato kanë tendencë të jenë më të shtrenjta.
Për ata që i japin përparësi pajtueshmërisë dhe thjeshtësisë ligjore spanjolle, ka disa mundësi shumë interesante: Kronjop dallohet për mbështetjen e saj ndaj auditimit, ndërsa Bixpe ofron një plan shumë gjithëpërfshirës falas. Nga ana tjetër, JornAda po bën bujë duke integruar inteligjencën artificiale për të krijuar automatikisht ndërrime dhe për të menaxhuar pagat nga një PDF, të gjitha me një çmim shumë konkurrues për bllok licence.
Zgjidhje të tjera të paraqitura në varësi të nevojës
Ekzistojnë mjete shumë specifike në dispozicion. Për shembull, Sage Time Control ose a3 Time Management janë të dizajnuara për ata që tashmë përdorin ekosistemet e softuerëve të ndërmarrjeve të tyre, duke lejuar integrimin nativ me listën e pagave . Për organizatat më të mëdha ose korporatat ndërkombëtare, Workday ose Cezanne HR ofrojnë menaxhim shumë më të thellë dhe më kompleks të kapitalit njerëzor.
Ka edhe nga ata që preferojnë harduerin. Control Presencial kombinon cloud-in me sistemet biometrike të kontrollit të aksesit , të cilat janë shumë të fuqishme, megjithëse më pak fleksibile se një aplikacion celular. Nga ana e thjeshtësisë dhe shpejtësisë, Sesame HR ose Ejornada ju lejojnë të menaxhoni operacionet e përditshme vetëm me disa klikime, duke i bërë ato ideale për ndërmarrjet e vogla dhe të mesme që nuk duan t'i ndërlikojnë gjërat.
Këshilla për të shmangur gabimet kur zgjidhni softuer
Mos blini vetëm për hir të blerjes. Hapi i parë është të analizoni nëse keni nevojë për një program të specializuar për menaxhimin e kohës apo për një platformë gjithëpërfshirëse të Burimeve Njerëzore . Nëse tashmë keni një sistem menaxhimi, mund t'ju duhet vetëm një shtesë e lehtë. Është gjithashtu thelbësore të merrni në konsideratë madhësinë e fuqisë punëtore; menaxhimi i 5 personave është shumë i ndryshëm nga menaxhimi i 500 personave, dhe shkallëzueshmëria e softuerit do të jetë çelësi për të shmangur ndërrimin e mjeteve brenda dy viteve.
Bëni një listë me "gjërat që duhet t'i keni patjetër". A keni nevojë për regjistrim dhe çregjistrim nëpërmjet kodit QR, PIN ose njohjes së fytyrës? A është integrimi me kontabilitetin thelbësor ? Pasi t'i keni përcaktuar këto, shikoni buxhetin. Planet fillojnë nga vetëm 2 ose 3 euro për punonjës në muaj, që është një investim minimal krahasuar me gjobën e mundshme që mund të përballeni në një inspektim nëse të dhënat tuaja nuk janë të vlefshme.
Dixhitalizimi i kohës së punës është mënyra më e zgjuar për të profesionalizuar marrëdhënien punëdhënës-punonjës. Duke zëvendësuar metodat arkaike me sisteme të bazuara në cloud, organizatat jo vetëm që mbrojnë veten ligjërisht, por edhe fitojnë në produktivitet dhe mirëqenie . Nga opsionet falas dhe të lehta deri te suitat e mundësuara nga inteligjenca artificiale, ekziston një mjet i aftë të transformojë kaosin e spreadsheet-eve në një rrjedhë pune të automatizuar, të sigurt dhe plotësisht transparente.
