- Имплементација аутоматизованих токова рада за креирање правних докумената коришћењем паметних шаблона.
- Анализа eIDAS прописа и различитих нивоа електронских потписа ради гарантовања правне валидности.
- Интеграција вештачке интелигенције и CRM алата ради поједностављења израде и закључивања уговора.
Данас, управљање пословном документацијом може бити права главобоља ако се настави радити на старомодан начин. Дигитализација је стигла да нас спасе, омогућавајући да креирање правних уговора од заморног, сатног задатка пређе у процес од само неколико кликова, спречавајући нас да изгубимо разум због бескрајних датотека и верзија Word-а.
Не ради се само о попуњавању празнина у документу, већ о изградњи система у коме технологија ради за нас. Комбиновањем аутоматизације шаблона са електронским потписима, свако предузеће, било да је стартап или велика корпорација, може тренутно да закључује послове, без обзира да ли су стране у Мадриду или на другом крају света.
Пут до аутоматизованог уговора: корак по корак
Да би систем радио глатко, први корак је да седнете и планирате. Не можете аутоматизовати хаос; потребно је да дефинишете које уговоре најчешће користите и да креирате главне шаблоне који задовољавају те потребе. Ту долазе до изражаја обрасци: ми дизајнирамо одређена поља (као што су плата, рокови или позиције) тако да сваки запослени може да генерише документ без ризика од грешке.
Када се темељи поставе, процес тече глатко одабиром одговарајућег шаблона, било да је у питању уговор о поверљивости или уговор о закупу. Како се подаци уносе у образац, систем аутоматски замењује резервисана места стварним информацијама, генеришући датотеку која се аутоматски именује и чува у евиденцији клијента или запосленог.
Али имајте на уму да није све аутоматски. Пре него што било шта пошаљете, неопходно је да правно одељење то прегледа како би се осигурала правна доследност . У зависности од ризика уговора (на пример, ако је финансијска цифра веома висока), систем може покренути упозорење како би стручни адвокат могао да провери да ли је све у реду пре него што се настави.
Завршни додир је потпис. Уместо штампања, потписивања, скенирања и поновног слања, повезани софтвер (као што је DocuSign) се користи за слање имејла потписнику. Они примењују свој временски оверени дигитални потпис , а документ се одмах запечаћује и чува у облаку.
Врсте уговора о раду и њихово управљање
У зависности од врсте успостављеног односа, постоји неколико врста уговора са којима треба да будемо упознати. Најчешћи су уговори на отворено време , који немају крајњи датум, и уговори на одређено време, идеални за одређене пројекте или привремене замене.
Постоје и флексибилније опције, као што су уговори о раду без радног времена или привремени уговори, који су веома чести у угоститељству. С друге стране, не треба заборавити уговоре о независном извођачу радова , где не постоји радни већ пословни однос, нити уговоре о шегртовању за оне који уче занат.
Да би процес био безбеднији, веома је уобичајено укључити клаузуле о пробном периоду . Оне омогућавају обема странама да процене да ли однос функционише пре него што се обавежу на дугорочни уговор, поједностављујући процес раскида уговора ако ствари не иду по плану.
Електронски потписи: законитост и безбедност
Многи људи се и даље плаше да дигитални уговор можда није важећи, али стварност је да Уредба и Закон Европске уније о eIDAS- у 59/2003 у потпуности подржавају ове алате. У Шпанији и Европи, дигитални потпис има исту правну снагу као и рукописни, под условом да се користи одговарајући алат.
- Једноставан потпис: То је најосновнији начин, као провера прихватања. Брз је, али не идентификује корисника, тако да се не препоручује за уговоре о раду.
- Напредни потпис: То је звезда у компанијама. Омогућава идентификујте потписника и открију све накнадне измене у документу, пружајући чврст доказ на суду.
- Квалификовани потпис: Највиши ниво безбедности. Захтева признати сертификат и безбедан уређај, што га чини преферираном опцијом за комуникацију са јавним администрацијама.
Спровођење ових потписа није само питање закона, већ и ефикасности. Штедимо на физичким путовањима, елиминишемо отпад од мастила и папира и оптимизујемо управљање са социјалним осигурањем, чинећи цео процес много еколошки прихватљивијим и једноставнијим.
Напредни алати: вештачка интелигенција и CRM
Ако желимо да аутоматизацију подигнемо на виши ниво, можемо се окренути вештачкој интелигенцији. Алати засновани на GPT моделима нам омогућавају да састављамо правне документе од нуле једноставним давањем инструкција. Вештачка интелигенција анализира услове и предлаже структурирани текст који затим захтева само људски преглед.
За оне који користе Salesforce, решења попут DocuSign Gen-а омогућавају вам да спојите податке о купцима и ценама директно из CRM-а како бисте креирали Word документе који се могу уређивати . Ово елиминише грешке у ручном преписивању и омогућава продајном тиму да закључи послове у рекордном року.
Да би ови алати били ефикасни, морају да нуде енкрипцију од почетка до краја , ревизијске трагове и двофакторску аутентификацију. На овај начин тачно знамо ко је потписао, у које време и са које локације, елиминишући сваку могућност преваре или одбијања документа.
Усвајање генератора уговора и дигиталних потписа омогућава предузећима да елиминишу ручне задатке и фокусирају се на оно што је заиста важно. Интеграцијом аутоматизованог састављања са електронским потписима , постиже се беспрекоран, безбедан и потпуно транспарентан животни циклус уговора за све укључене стране.