- Дигитализација евиденције радног времена је законска обавеза у Шпанији која избегава казне и оптимизује транспарентност рада.
- Клауд решења далеко превазилазе Ексел захваљујући аутоматизацији, геолокацији и безбедности података.
- Доступан је широк спектар алата, од основног праћења времена и присуства до свеобухватних ХР пакета са вештачком интелигенцијом.
Праћење радног времена сваког запосленог више није ствар добре воље или чувања свеске на столу; то је постало неизбежна законска обавеза за сваку компанију која послује у Шпанији. Од значајног Краљевског декрета-закона 8/2019, вођење дневне евиденције радног времена је обавезно, и иако неки покушавају да наставе са папирологијом, стварност је да се свет померио ка дигиталном окружењу како би избегао непријатна изненађења са Инспекторатом рада.
Истина је да је прелазак са ручног праћења времена на софтвер заснован на облаку као надоградња са старог телефона на паметни телефон; не само да добијате практичност, већ и оптимизујете ефикасност целог тима. Без обзира да ли су ваши људи у канцеларији, раде од куће или су напољу, ови алати чине евидентирање пријављивања и одјављивања брзим, транспарентним и, пре свега, поузданим за обе стране.
Зашто пензионисати Ексел и прећи на облак?
Многа предузећа се и даље држе табела, али будимо искрени: Ексел је минско поље када је у питању праћење времена. Не нуди могућност праћења , невероватно је лако случајно обрисати податке и далеко је испод Опште уредбе о заштити података (GDPR) ако се датотеке деле путем е-поште. Насупрот томе, систем заснован на облаку централизује све у реалном времену и осигурава да се подаци чувају четири године које је прописано законом.
Разлика у безбедности је огромна. Док свако може да поквари ствари у дељеној табели, модерни програми користе шифровање података и безбедне сервере, обично смештене у ЕУ. Штавише, нема више ручног сабирања сати или мучења са непоузданим формулама; систем израчунава паузе, одсуства и прековремени рад у трен ока.
Кључне предности дигиталног управљања временом
- Укупна мобилност: Захваљујући апликацијама и веб порталима, запослени могу да се пријављују и одјављују са својих мобилних телефона или таблета. Неки системи укључују опционална геолокацијаИдеално за продајне представнике или техничаре који раде на терену.
- Збогом људској грешци: Аутоматизацијом извештаја, ХР тим скида огроман административни терет са својих плећа, смањујући грешке у извоз података о платама.
- Поверење и транспарентност: Када запослени могу да виде своје радно време и време одмора са своје контролне табле, свађе престају и ствара се [нејасно - могуће „боље радно окружење“]. побољшано радно окружење на основу јасноће.
- Свеобухватно управљање: Не ради се само о пријављивању и одјављивању. Најбољи алати вам омогућавају да управљате сменама, захтевате време одмора и чувате податке. документи о запослењу као што су уговори на једном месту.
Да бисмо то илустровали, замислите консултантску фирму која је управљала са 30 клијената користећи дељене Ексел табеле. Губили су сате прегледавајући имејлове и исправљајући дупликате. Преласком на платформу дизајнирану за пословно окружење , могли су да централизују све своје клијенте на једној контролној табли, штедећи више од 15 сати заморног рада недељно.
Анализа најбољих алата на тржишту
Распон опција је огроман и у великој мери зависи од тога шта тражите. Ако желите нешто бесплатно и моћно за почетак, Jibble или Clockify су веома солидне опције, посебно за оне којима је потребна прецизност за пројекте и клијенте без трошења ни динара на почетку.
Ако тражите комплетан HR пакет где је праћење времена само један део слагалице, Bizneo HR, Factorial и Personio су тешкаши. Ове платформе вам омогућавају да се прилагодите величини ваше компаније, интегришући све, од регрутовања до управљања учинком , иако су обично скупље.
За оне којима је приоритет поштовање шпанског закона и једноставност, постоје неке веома занимљиве опције: Kronjop се истиче својом подршком за ревизију, док Bixpe нуди веома свеобухватан бесплатни план. С друге стране, JornAda прави таласе интегришући вештачку интелигенцију за аутоматско креирање смена и управљање обрачуном плата из PDF-а, све по веома конкурентној цени по блоку лиценце.
Остала истакнута решења у зависности од потребе
Доступни су веома специфични алати. На пример, Sage Time Control или a3 Time Management су дизајнирани за оне који већ користе своје софтверске екосистеме за предузећа, омогућавајући нативну интеграцију са обрачуном зарада . За веће организације или међународне корпорације, Workday или Cezanne HR нуде много дубље и сложеније управљање људским капиталом.
Постоје и они који преферирају хардвер. Control Presencial комбинује облак са биометријским системима контроле приступа , што је веома робусно, иако мање флексибилно од мобилне апликације. Што се тиче једноставности и брзине, Sesame HR или Ejornada вам омогућавају да управљате свакодневним операцијама са само неколико кликова, што их чини идеалним за мала и средња предузећа која не желе да компликују ствари.
Савети како да избегнете грешке при избору софтвера
Не купујте само ради куповине. Први корак је анализа да ли вам је потребан специјализовани програм за управљање временом или свеобухватна HR платформа . Ако већ имате систем управљања, можда ће вам бити потребан само лаган додатак. Такође је важно узети у обзир величину ваше радне снаге; управљање са 5 људи се веома разликује од управљања са 500, а скалабилност софтвера ће бити кључна за избегавање потребе за променом алата за две године.
Направите списак „неопходних ствари“. Да ли вам је потребно пријављивање и одјављивање путем QR кода, PIN-а или препознавања лица? Да ли је интеграција са рачуноводством неопходна ? Када ово одредите, погледајте буџет. Планови почињу од само 2 или 3 евра по запосленом месечно, што је минимална инвестиција у поређењу са потенцијалном казном коју бисте могли да добијете приликом инспекције ако ваши записи нису валидни.
Дигитализација радног времена је најпаметнији начин за професионализацију односа између послодавца и запосленог. Заменом архаичних метода системима заснованим на облаку, организације не само да се правно штите, већ и повећавају продуктивност и благостање . Од бесплатних и једноставних опција до пакета заснованих на вештачкој интелигенцији, постоји алат који може да трансформише хаос табела у аутоматизован, безбедан и потпуно транспарентан ток рада.
