- มีทางเลือกมากมายในการจัดการเอกสารโดยใช้พอร์ต USB การ์ดหน่วยความจำ และบริการคลาวด์
- อุปกรณ์พกพาในปัจจุบันรองรับทั้งการพิมพ์โดยตรงและการสแกนโดยใช้แอปพลิเคชันอย่างเป็นทางการหรือฟังก์ชันกล้องในตัว
- ความเข้ากันได้ขึ้นอยู่กับฮาร์ดแวร์ของเครื่องพิมพ์เป็นหลัก โดยเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันจะมีความอเนกประสงค์มากที่สุดสำหรับงานเหล่านี้
ปัจจุบัน หลายคนคิดว่าการพิมพ์เอกสารหรือการแปลงสัญญาเป็นดิจิทัลนั้นจำเป็นต้องเปิดคอมพิวเตอร์และรอให้ระบบบูตเครื่องเสร็จ แต่ความจริงแล้วเราพึ่งพาคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมากเกินไปโดยไม่รู้ตัวว่าเทคโนโลยีได้ก้าวหน้าไปมากพอที่จะข้ามขั้นตอนที่ยุ่งยากนี้ไปได้ ทำให้เราสามารถจัดการทุกอย่างได้จากฝ่ามือหรืออุปกรณ์เสริมง่ายๆ
ไม่ว่าจะเป็นเพราะคุณไม่มีคอมพิวเตอร์ที่บ้าน เพราะคุณขี้เกียจเปิดเครื่องแค่เพื่อพิมพ์ตั๋วเครื่องบิน หรือเพราะคุณกำลังมองหาโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในที่ทำงานก็มีหลายวิธีที่จะบรรลุเป้าหมายนี้ได้ ตั้งแต่การใช้หน่วยเก็บข้อมูลภายนอกไปจนถึงพลังของสมาร์ทโฟน เราจะมาอธิบายทุกวิธีที่จะทำให้คุณใช้ประโยชน์จากเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันได้อย่างเต็มที่โดยไม่ต้องแตะแป้นพิมพ์
การพิมพ์และการสแกนโดยใช้หน่วยเก็บข้อมูลทางกายภาพ
เครื่องพิมพ์แต่ละรุ่นไม่เหมือนกัน แต่เครื่องพิมพ์ระดับกลางและระดับสูงหลายรุ่น เช่น เครื่องพิมพ์ Brother หรือ Toshiba บางรุ่น มีพอร์ตเชื่อมต่อโดยตรง การพิมพ์ผ่าน USBเป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ใช้งานได้จริงที่สุด เพียงเสียบไดรฟ์ USB ที่มีไฟล์ (โดยปกติจะเป็นไฟล์ PDF, JPG หรือ TIFF) แล้วเลือกเอกสารจากหน้าจอเครื่องพิมพ์
ในทำนองเดียวกัน อุปกรณ์ต่อพ่วงบางชนิดก็มีช่องเสียบการ์ดหน่วยความจำกระบวนการใช้งานนั้นง่ายมาก คุณเพียงแค่เสียบการ์ด เลือกสิ่งที่ต้องการพิมพ์ และปรับการตั้งค่าสีหรือการถ่ายเอกสารโดยไม่ต้องผ่านตัวกลางใดๆ ตัวอย่างเช่น ในกรณีของเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน Toshiba พอร์ต USB ไม่เพียงแต่ช่วยให้พิมพ์ได้เท่านั้น แต่ยังสามารถสแกนเอกสารลงในหน่วยความจำได้โดยตรง ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากหากคอมพิวเตอร์เกิดขัดข้องในเวลาที่ไม่เหมาะสมที่สุด
โทรศัพท์มือถือในฐานะศูนย์ควบคุม
หากคุณมีสมาร์ทโฟนรุ่นใหม่ คุณก็เหมือนมีคอมพิวเตอร์อยู่ในกระเป๋าแล้ว เครื่องพิมพ์ส่วนใหญ่ในปัจจุบันเชื่อมต่อกับเครือข่าย Wi-Fi เดียวกันกับโทรศัพท์ของคุณ ทำให้บริการการพิมพ์ในตัวของ Androidตรวจจับเครื่องพิมพ์ได้โดยอัตโนมัติ เพียงแค่เปิดไฟล์ แตะที่จุดสามจุด แล้วเชื่อมต่อโทรศัพท์ของคุณกับเครื่องพิมพ์เพื่อสั่งพิมพ์
สำหรับผู้ใช้ Samsung Galaxy ประสบการณ์จะราบรื่นยิ่งขึ้นด้วย One UI ซึ่งผสานรวมเครื่องสแกนเอกสารเข้ากับกล้องไม่จำเป็นต้องติดตั้งอะไรเพิ่มเติม กล้องจะตรวจจับขอบกระดาษ ปรับมุมมอง และให้ไฟล์ PDF ที่คมชัดและสะอาดตา หากคุณต้องการใช้แท่นสแกนของเครื่องพิมพ์แทนกล้องของโทรศัพท์ ควรดาวน์โหลดแอปอย่างเป็นทางการของผู้ผลิต (เช่น HP Smart หรือ iPrint&Scan ของ Brother) ซึ่งช่วยให้คุณควบคุมความละเอียดและบำรุงรักษาหัวพิมพ์ได้
การเชื่อมต่อไร้สายขั้นสูงและระบบคลาวด์
เมื่อไม่มีเราเตอร์ Wi-Fi ให้ใช้งานWi-Fi Direct หรือ NFC จะเข้ามามีบทบาท เทคโนโลยีเหล่านี้ช่วยให้โทรศัพท์และเครื่องพิมพ์ของคุณสื่อสารกันได้โดยตรง โดยไม่จำเป็นต้องใช้เครือข่ายในพื้นที่ สำหรับ NFC เพียงแค่นำอุปกรณ์ของคุณเข้าใกล้เครื่องพิมพ์ ก็จะสร้างการเชื่อมต่อได้ในเวลาอันรวดเร็ว
ในทางกลับกัน เราก็มีระบบการพิมพ์บนคลาวด์เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันบางรุ่นที่มีหน้าจอสัมผัสช่วยให้คุณเข้าถึงบริการต่างๆ เช่น Google Drive, Dropbox หรือ OneDrive ได้โดยตรง คุณอัปโหลดไฟล์ไปยังคลาวด์จากที่ใดก็ได้ แล้วพิมพ์โดยตรงจากเครื่องพิมพ์โดยไม่ต้องให้เอกสารผ่านคอมพิวเตอร์ใดๆ ก่อน
คู่มือการสแกนโดยละเอียดแยกตามแบรนด์
แม้ว่าเราต้องการหลีกเลี่ยงการใช้พีซี แต่บางครั้งก็จำเป็นต้องรู้วิธีตั้งค่าการสแกนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ในระบบนิเวศของ HP การใช้HP Smart เป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่าโดยปกติแล้วแบรนด์จะกำหนดให้สร้างบัญชีเพื่อเข้าถึงคุณสมบัติทั้งหมดก็ตาม หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ มีซอฟต์แวร์ทางเลือกอื่น ๆ แต่คุณอาจสูญเสียคุณสมบัติการเพิ่มประสิทธิภาพบางอย่างไป
ในกรณีของ Epson เครื่องมือสำคัญคือEpson Scanในการสแกน คุณวางเอกสารคว่ำหน้าลง และใช้การแสดงตัวอย่างเพื่อปรับพื้นที่ที่ต้องการสแกน รายละเอียดที่สำคัญคือ ปุ่มสแกนของ Epson มักใช้งานได้ดีบน Windows แต่ไม่สามารถใช้งานร่วมกับ macOS ได้คุณต้องเริ่มกระบวนการสแกนจากซอฟต์แวร์แทน
สำหรับผู้ใช้ Canon แอป IJ Scan Utilityเป็นเครื่องมือที่นิยมใช้กันมาก แอปนี้ช่วยให้คุณเลือกโหมดต่างๆ เช่น "อัตโนมัติ" "เอกสาร" หรือ "ภาพถ่าย" และปรับความละเอียดได้ตามต้องการ ในขณะที่ Brother ใช้ControlCenterซึ่งมีประสิทธิภาพมากในการสร้างไฟล์ PDF และช่วยให้คุณปรับความสว่างและความคมชัดก่อนบันทึกไฟล์ได้
เคล็ดลับสำหรับการสแกนสองด้าน
หากคุณต้องการสแกนเอกสารสองด้านและเครื่องพิมพ์ของคุณไม่ใช่เครื่องพิมพ์ระดับสูง คุณจะต้องทำด้วยตนเองซึ่งก็คือการสแกนด้านแรก บันทึกไฟล์ พลิกกระดาษ แล้วทำซ้ำขั้นตอนเดิม จากนั้นจึงรวมภาพทั้งสองเข้าด้วยกันในโปรแกรมแก้ไข PDF เช่น Adobe Acrobat
หากคุณโชคดีพอที่จะมีเครื่องพิมพ์ที่มีระบบพิมพ์สองด้านกระบวนการจะเป็นไปโดยอัตโนมัติ คุณเพียงแค่ใส่กระดาษลงในช่องป้อนกระดาษด้านบน และเครื่องจะจัดการพลิกหน้ากระดาษและสแกนทั้งสองด้านโดยที่คุณไม่ต้องทำอะไรเลย ช่วยประหยัดเวลาได้มาก
จากเดิมที่ใช้เพียงแค่แฟลชไดรฟ์ USB และความมหัศจรรย์ของ Wi-Fi Direct ไปจนถึงการใช้แอปพลิเคชันอย่างเป็นทางการและความชาญฉลาดของกล้องโทรศัพท์มือถือ การจัดการเอกสารโดยไม่ต้องพึ่งพาคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะหรือแล็ปท็อปนั้นเป็นไปได้แล้วในปัจจุบัน กุญแจสำคัญคือการตรวจสอบคุณสมบัติของอุปกรณ์และใช้ประโยชน์จากเครื่องมือการเชื่อมต่อมือถือเพื่อทำให้กระบวนการนี้คล่องตัวและง่ายดายยิ่งขึ้น
