- ความสามารถในการตรวจสอบความถูกต้องโดยอัตโนมัติในหลายแพลตฟอร์ม เช่น SharePoint, Teams, OneDrive และ Dynamics 365
- การแบ่งแยกความแตกต่างระหว่างกระบวนการอนุมัติแบบลำดับและแบบขนาน โดยพิจารณาจากความจำเป็นในการสร้างฉันทามติทางธุรกิจ
- การจัดการคำขอระยะยาวโดยใช้ Dataverse และการสนับสนุนการตรวจสอบความถูกต้องของผู้ใช้ภายนอก
ในปัจจุบัน การจัดการระบบราชการภายในบริษัทอาจเป็นเรื่องปวดหัวอย่างมากหากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม ข่าวดีก็คือ การผสานรวม ระบบนิเวศ ของ Microsoft 365 สำหรับธุรกิจจะช่วยให้การทำงานอัตโนมัติกลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการปรับปรุงขั้นตอนต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ตั้งแต่การขอลาพักร้อนง่ายๆ ไปจนถึงการตรวจสอบงบประมาณที่ซับซ้อน
หากคุณกำลังมองหาวิธีปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบเนื้อหาหรืออนุมัติเอกสาร Power Automate คือโซลูชันที่เหมาะสมที่สุด ด้วยความสามารถในการเชื่อมต่อแอปพลิเคชันต่างๆ ทำให้ขจัดปัญหาคอขวดและรับประกันว่าทุกคำขอจะไปถึงบุคคลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม โดยไม่มีอะไรสูญหายระหว่างทาง
เรียนรู้การใช้งาน Power Automate อย่างเชี่ยวชาญเพื่อการจัดการการอนุมัติ
ในการนำระบบตรวจสอบความถูกต้องไปใช้ เครื่องมือสำคัญคือการดำเนินการที่เรียกว่าการอนุมัติ – เริ่มและรอการอนุมัติฟังก์ชันนี้มีความหลากหลายอย่างมาก เนื่องจากช่วยให้คุณจัดการเวิร์กโฟลว์ข้ามบริการต่างๆ ได้มากมาย รวมถึง SharePoint, OneDrive for Business, Microsoft Dynamics 365 , Salesforce, WordPress และ Zendesk
ในทางปฏิบัติ หมายความว่าคุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เพื่ออนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบเสนอราคา หรือมุ่งเน้นไปที่กระบวนการบริหารจัดการ เช่น การจัดการค่าล่วงเวลาและการจัดเตรียมการเดินทาง ส่วนที่ดีที่สุดคือ ผู้มีอำนาจตัดสินใจไม่จำเป็นต้องล็อกอินเข้าสู่แพลตฟอร์ม พวกเขาสามารถอนุมัติได้โดยตรงจากอีเมลแอป Power Automate หรือศูนย์อนุมัติเฉพาะ
วิธีการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติทีละขั้นตอน
สมมติว่าเราต้องการทำให้กระบวนการขอลาหยุดงานเป็นไปโดยอัตโนมัติโดยใช้ SharePoint Online เป็นเครื่องมือหลัก เพื่อให้กระบวนการนี้ทำงานได้ เราจำเป็นต้องสร้างรายการเฉพาะที่มีคอลัมน์สำหรับชื่อพนักงาน วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด ความคิดเห็น และช่อง ใช่/ไม่ใช่ เพื่อระบุว่าได้รับการอนุมัติหรือไม่
เมื่อเตรียมรายการเสร็จแล้ว เราจะไปที่ Power Automate และสร้างโฟลว์อัตโนมัติบนคลาวด์โดยตัวกระตุ้นควรเป็นเหตุการณ์ "เมื่อสร้างรายการใหม่" ใน SharePoint จากนั้น โฟลว์จะทำงานตามลำดับตรรกะ: ตรวจจับรายการใหม่ ส่งไปยังศูนย์อนุมัติ และส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังผู้จัดการที่รับผิดชอบ
กระบวนการไม่ได้จบลงเพียงแค่นั้น ขึ้นอยู่กับการตอบกลับ ระบบจะแจ้งผลการตัดสินใจให้ผู้ร้องขอทราบและอัปเดตรายการ SharePoint โดยอัตโนมัติด้วยคำตัดสินขั้นสุดท้ายและความคิดเห็นของผู้ดูแลระบบ เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานราบรื่น ขอแนะนำให้เพิ่มการดำเนินการในโปรไฟล์เพื่อรวบรวมข้อมูลผู้ใช้และปรับแต่งคำขอให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคล
ประเภทของกระแสข้อมูลและตรรกะทางธุรกิจขั้นสูง
กระบวนการต่างๆ ไม่ได้เหมือนกันทั้งหมด และนี่คือจุดที่ตรรกะทางธุรกิจเข้ามามีบทบาท ในด้านหนึ่ง เรามีกระบวนการอนุมัติแบบเป็นลำดับซึ่งคำขอจะต้องผ่านผู้ตรวจสอบคนแรกก่อนที่จะส่งต่อไปยังคนถัดไป หากผู้ตรวจสอบคนแรกในห่วงโซ่ปฏิเสธคำขอ กระบวนการจะหยุดลงทันทีและไม่ไปยังขั้นตอนถัดไป
ในทางกลับกัน มีการอนุมัติแบบคู่ขนานในสถานการณ์นี้ คำขอจะถูกส่งไปยังหลายฝ่ายที่รับผิดชอบพร้อมกัน แม้ว่าจะเร็วกว่า แต่กระบวนการจะเสร็จสมบูรณ์ก็ต่อเมื่อผู้มีอำนาจอนุมัติทั้งหมดตอบกลับมาแล้วเพื่อให้มั่นใจว่ามีความเห็นพ้องต้องกันอย่างเต็มที่ก่อนที่จะดำเนินการต่อไป
โครงสร้างประเภทนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการควบคุมข้อมูลหลักที่สำคัญเช่น การเปลี่ยนแปลงบัญชีธนาคารของซัพพลายเออร์ วงเงินเครดิตของลูกค้า หรือการแก้ไขราคาขาย นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับการจัดการสิทธิ์การใช้งานของผู้ใช้ใหม่ หรือการตรวจสอบความถูกต้องของรายการทางการเงินก่อนการบันทึกขั้นสุดท้าย
การแก้ไขปัญหาทั่วไปและกรณีพิเศษ
บางครั้งขั้นตอนการทำงานอาจซับซ้อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีไฟล์แนบ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือเอกสารเสียหายระหว่างการส่งทางอีเมลหรือ Teamsวิธีแก้ไขคือตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ได้รับการจัดการอย่างถูกต้องจากรายการ SharePoint และสิทธิ์การเข้าถึงอนุญาตให้ดูไฟล์ได้โดยไม่ต้องให้สิทธิ์การเข้าถึงแบบเต็มไปยังพื้นที่จัดเก็บข้อมูล
หากกระบวนการตัดสินใจล่าช้าและอาจใช้เวลานานกว่า 30 วันวิธีแก้ปัญหาคือการจัดเก็บการอนุมัติไว้ใน Microsoft Dataverse วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้เวิร์กโฟลว์หมดอายุและช่วยให้ตรรกะทางธุรกิจสามารถทำงานต่อไปได้แม้หลังจากระยะเวลารอคอยมาตรฐานสิ้นสุดลงแล้ว
นอกจากนี้ คุณยังสามารถโต้ตอบกับผู้ใช้ที่ได้รับเชิญผ่าน Microsoft Entra ได้ ซึ่งมีประโยชน์มากเมื่อคุณต้องการให้บุคคลภายนอกองค์กรตรวจสอบเอกสาร เพียงแค่เชิญผู้ใช้และกำหนดบทบาทที่เหมาะสมให้พวกเขา เพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าร่วมในกระบวนการอนุมัติได้อย่างราบรื่น
สำหรับผู้ที่ทำผิดพลาดขณะส่งคำขอ Power Automate อนุญาตให้คุณยกเลิกคำขอได้จากแท็บ "ส่งแล้ว" ในส่วนการอนุมัติ ตราบใดที่คุณใช้เวอร์ชัน V2 ของการดำเนินการสร้างการอนุมัติ
การนำเครื่องมือเหล่านี้มาใช้จะช่วยให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่น เปลี่ยนแปลงวิธีการตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา และทำให้มั่นใจได้ว่าทุกบันทึกได้รับการตรวจสอบและอัปเดตอย่างถูกต้องแบบเรียลไทม์ภายในระบบนิเวศของ Microsoft 365
