- Kakayahang i-automate ang mga pagpapatunay sa maraming platform tulad ng SharePoint, Teams, OneDrive, at Dynamics 365.
- Pagkakaiba sa pagitan ng magkakasunod at parallel na daloy ng pag-apruba batay sa pangangailangan para sa pinagkasunduan sa negosyo.
- Pangmatagalang pamamahala ng kahilingan gamit ang Dataverse at suporta para sa mga panlabas na pagpapatunay ng user.
Sa kasalukuyan, ang pamamahala ng panloob na burukrasya ng kumpanya ay maaaring maging isang tunay na sakit ng ulo kung wala ang mga tamang kagamitan. Ang magandang balita ay ang pagsasama ng Microsoft 365 para sa mga ecosystem ng negosyo ay nagbibigay-daan sa automation ng proseso na maging makina na nagpapadali sa anumang pamamaraan, mula sa isang simpleng kahilingan para sa bakasyon hanggang sa pagpapatunay ng mga kumplikadong badyet.
Kung nais mong gawing mas maayos ang pagsusuri ng nilalaman o pag-apruba ng mga dokumento, ang Power Automate ang mainam na solusyon. Dahil sa kakayahang magkonekta ng iba't ibang aplikasyon, inaalis nito ang mga bottleneck at tinitiyak na ang bawat kahilingan ay makakarating sa tamang tao sa tamang oras, nang walang anumang nawawala sa proseso.
Pag-master ng Power Automate para sa pamamahala ng pag-apruba
Para maipatupad ang isang sistema ng pagpapatunay, ang pangunahing kagamitan ay ang aksyon na tinatawag na Mga Pag-apruba – Simulan at maghintay para sa pag-apruba . Ang functionality na ito ay lubos na maraming gamit, dahil pinapayagan ka nitong pamahalaan ang mga daloy ng trabaho sa iba't ibang serbisyo, kabilang ang SharePoint, OneDrive for Business, Microsoft Dynamics 365 , Salesforce, WordPress, at Zendesk.
Sa pagsasagawa, nangangahulugan ito na maaari kang mag-set up ng mga workflow upang aprubahan ang mga invoice o sales quote, o tumuon sa mga prosesong administratibo tulad ng pamamahala ng overtime at mga kaayusan sa paglalakbay. Ang pinakamagandang bahagi ay hindi kailangang mag-log in sa platform ang mga gumagawa ng desisyon; maaari nilang ibigay ang kanilang pag-apruba nang direkta mula sa email , sa Power Automate app, o sa nakalaang approval center.
Paano mag-set up ng proseso ng pag-apruba nang paunti-unti
Isipin nating gusto nating i-automate ang mga kahilingan sa time-off gamit ang SharePoint Online bilang pangunahing engine. Para gumana ito, kailangan muna nating gumawa ng isang partikular na listahan na may mga column para sa pangalan ng empleyado, mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos, mga komento, at isang field na Oo/Hindi upang ipahiwatig kung ito ay naaprubahan na.
Kapag naihanda na ang listahan, pupunta tayo sa Power Automate at lilikha ng automated cloud flow . Ang dapat na trigger ay ang event na "Kapag lumilikha ng item" sa SharePoint. Mula rito, ang daloy ay susunod sa isang lohikal na pagkakasunod-sunod: matutukoy nito ang bagong entry, ipapadala ito sa approval center, at magpapadala ng email notification sa responsableng manager.
Hindi doon nagtatapos ang proseso. Depende sa tugon, aabisuhan ng sistema ang humihiling ng desisyon at awtomatikong ia-update ang listahan ng SharePoint kasama ang pangwakas na hatol at mga komento ng administrator. Upang matiyak ang isang maayos na daloy ng trabaho, inirerekomenda na magdagdag ng isang aksyon sa profile na nangongolekta ng impormasyon ng user at nagpe-personalize sa kahilingan.
Mga uri ng daloy at mga advanced na lohika sa negosyo
Hindi lahat ng proseso ay pareho, at dito pumapasok ang business logic. Sa isang banda, mayroon tayong mga sequential approval , kung saan ang kahilingan ay dapat dumaan sa unang tagasuri bago lumipat sa susunod. Kung ang unang link sa chain ay tumanggi sa kahilingan, ang proseso ay biglang hihinto at hindi makakarating sa mga kasunod na link.
Sa kabilang banda, may mga parallel na pag-apruba . Sa ganitong sitwasyon, ang kahilingan ay ipinapadala sa ilang responsableng partido nang sabay-sabay. Bagama't mas mabilis, ang proseso ay makukumpleto lamang kapag ang lahat ng mga taga-apruba ay tumugon na , na tinitiyak ang ganap na pinagkasunduan bago magpatuloy.
Ang mga ganitong uri ng istruktura ay mahalaga para sa pagkontrol sa mahahalagang master data , tulad ng mga pagbabago sa mga bank account ng supplier, mga limitasyon sa kredito ng customer, o mga pagbabago sa mga presyo ng pagbebenta. Mainam din ang mga ito para sa pamamahala ng mga pahintulot ng mga bagong user o pag-validate ng mga financial journal bago ang pangwakas na pag-post.
Paglutas ng mga karaniwang problema at mga espesyal na kaso
Minsan, maaaring maging kumplikado ang mga daloy ng trabaho, lalo na sa mga attachment. Isang karaniwang pagkakamali ay ang mga dokumentong dumarating na may sira sa email o Teams . Upang maayos ito, mahalagang tiyakin na ang file ay pinamamahalaan nang tama mula sa listahan ng SharePoint at pinapayagan ng mga pahintulot ang pagtingin nang hindi binibigyan ng ganap na access sa storage site.
Kung ang proseso ng paggawa ng desisyon ay mabagal at maaaring tumagal nang higit sa 30 araw , ang solusyon ay ang pag-iimbak ng mga pag-apruba sa Microsoft Dataverse. Pinipigilan nito ang pag-expire ng workflow at pinapayagan ang business logic na magpatuloy sa paggana kahit na matapos na ang karaniwang panahon ng paghihintay.
Bukod pa rito, maaari kang makipag-ugnayan sa mga inimbitahang user sa pamamagitan ng Microsoft Entra. Ito ay lubhang kapaki-pakinabang kapag kailangan mo ng isang tao sa labas ng iyong organisasyon upang mag-validate ng isang dokumento. Anyayahan lamang ang user at italaga sa kanila ang naaangkop na tungkulin upang makalahok sila sa proseso ng pag-apruba nang walang kahirap-hirap.
Para sa mga nagkakamali sa pagsusumite ng kahilingan, pinapayagan ka ng Power Automate na kanselahin ang kahilingan mula sa tab na "Isinubmit" sa seksyong Mga Pag-apruba, hangga't gumagamit ka ng bersyon V2 ng aksyon na lumikha ng mga pag-apruba.
Ang implementasyon ng mga tool na ito ay nagbibigay-daan sa maayos na daloy ng komunikasyon, na nagbabago sa paraan ng pagpapatunay ng nilalaman at tinitiyak na ang bawat rekord ay wastong na-audit at na-update nang real time sa loob ng Microsoft 365 ecosystem.
