- Ang pag-digitize ng mga talaan ng oras ng pagtatrabaho ay isang legal na obligasyon sa Espanya na umiiwas sa mga parusa at nag-o-optimize sa transparency ng paggawa.
- Ang mga solusyon sa cloud ay higit na nakahigitan ang Excel salamat sa automation, geolocation, at seguridad ng data.
- Mayroong malawak na hanay ng mga kagamitang magagamit, mula sa pangunahing pagsubaybay sa oras at pagdalo hanggang sa komprehensibong mga HR suite na may artificial intelligence.
Ang pagsubaybay sa oras ng pagtatrabaho ng bawat empleyado ay hindi na usapin ng mabuting kalooban o paglalagay ng kuwaderno sa mesa; ito ay naging isang hindi maiiwasang legal na kinakailangan para sa anumang kumpanyang nagpapatakbo sa Espanya. Simula ng makasaysayang Royal Decree-Law 8/2019, ang pagpapanatili ng pang-araw-araw na talaan ng mga oras ng pagtatrabaho ay sapilitan, at bagama't maaaring subukan ng ilan na ipagpatuloy ang mga papeles, ang katotohanan ay ang mundo ay lumipat patungo sa digital na kapaligiran upang maiwasan ang mga hindi kanais-nais na sorpresa sa Labor Inspectorate.
Ang totoo, ang paglipat mula sa manu-manong pagsubaybay sa oras patungo sa cloud-based na software ay parang pag-upgrade mula sa isang lumang telepono patungo sa isang smartphone; hindi ka lamang makakakuha ng kaginhawahan, kundi mapapabuti mo rin ang kahusayan ng buong koponan. Nasa opisina man ang iyong mga tauhan, nagtatrabaho mula sa bahay, o nasa labas, ginagawang mabilis, malinaw, at, higit sa lahat, maaasahan para sa magkabilang panig ang mga kagamitang ito.
Bakit ireretiro ang Excel at lilipat sa cloud?
Maraming negosyo pa rin ang gumagamit ng mga spreadsheet, pero maging tapat tayo: Ang Excel ay isang malaking problema pagdating sa pagsubaybay sa oras. Wala itong kakayahang masubaybayan , napakadaling aksidenteng mabura ang data, at malayo ito sa General Data Protection Regulation (GDPR) kung ang mga file ay ibinabahagi sa pamamagitan ng email. Sa kabaligtaran, ang isang cloud-based system ay nagse-sentralisa ng lahat nang real time at tinitiyak na ang data ay nakaimbak sa loob ng apat na taon na hinihiling ng batas.
Napakalaki ng pagkakaiba sa seguridad. Bagama't maaaring masira ng sinuman ang mga bagay-bagay sa isang nakabahaging spreadsheet, ang mga modernong programa ay gumagamit ng data encryption at mga secure na server, na karaniwang matatagpuan sa EU. Bukod pa rito, wala nang manu-manong pagbibilang ng mga oras o paghihirap sa mga hindi maaasahang formula; kinakalkula ng system ang mga break, absence, at overtime sa isang kisap-mata.
Mga pangunahing bentahe ng digital na pamamahala ng oras
- Kabuuang kadaliang kumilos: Dahil sa mga app at web portal, maaaring mag-orasan ang mga empleyado gamit ang kanilang mga mobile phone o tablet. Kasama sa ilang sistema ang opsyonal na lokasyonMainam para sa mga kinatawan ng benta o mga technician na nagtatrabaho sa larangan.
- Paalam sa pagkakamali ng tao: Sa pamamagitan ng pag-automate ng mga ulat, inaalis ng HR team ang isang malaking pasanin sa administrasyon, na binabawasan ang mga error sa pag-export ng datos ng payroll.
- Tiwala at transparency: Kapag nakikita na ng mga empleyado ang sarili nilang mga oras at oras ng bakasyon mula sa kanilang dashboard, natatapos ang mga argumento at nalilikha ang isang [hindi malinaw - posibleng "isang mas mahusay na kapaligiran sa pagtatrabaho"]. pinahusay na kapaligiran sa trabaho batay sa kalinawan.
- Komprehensibong pamamahala: Hindi lang ito tungkol sa pagpasok at pag-alis ng oras. Ang pinakamahuhusay na tool ay nagbibigay-daan sa iyong pamahalaan ang mga shift, humiling ng oras ng bakasyon, at makatipid ng data. mga dokumento sa trabaho tulad ng mga kontrata sa iisang lugar.
Bilang paglalarawan, isipin ang isang consulting firm na namamahala ng 30 kliyente gamit ang mga shared Excel spreadsheet. Nag-aaksaya sila ng oras sa pagrepaso ng mga email at pagwawasto ng mga duplicate. Sa pamamagitan ng paglipat sa isang platform na idinisenyo para sa enterprise environment , nagawa nilang i-centralize ang lahat ng kanilang mga kliyente sa isang dashboard, na nakakatipid ng mahigit 15 oras ng nakakapagod na trabaho bawat linggo.
Pagsusuri ng pinakamahusay na mga tool sa merkado
Napakalawak ng mga opsyon at malaki ang nakasalalay sa iyong hinahanap. Kung gusto mo ng libre at mabisang paraan para makapagsimula, ang Jibble o Clockify ay matibay na mga opsyon, lalo na para sa mga nangangailangan ng katumpakan para sa mga proyekto at kliyente nang hindi gumagastos nang malaki sa simula.
Kung naghahanap ka ng kumpletong HR suite kung saan ang time tracking ay isa lamang bahagi ng palaisipan, ang Bizneo HR, Factorial, at Personio ang mga bihasang platform. Binibigyang-daan ka ng mga platform na ito na i-scale up ayon sa laki ng iyong kumpanya, na isinasama ang lahat mula sa recruitment hanggang sa performance management , bagama't may posibilidad na mas mahal ang mga ito.
Para sa mga mas inuuna ang pagsunod at pagiging simple ng mga batas sa Espanya, may ilang mga kawili-wiling opsyon: Namumukod-tangi ang Kronjop dahil sa suporta nito sa pag-audit, habang ang Bixpe ay nag-aalok ng isang napaka-komprehensibong libreng plano. Sa kabilang banda, ang JornAda ay gumagawa ng mga anunsyo sa pamamagitan ng pagsasama ng artificial intelligence upang awtomatikong lumikha ng mga shift at pamahalaan ang payroll mula sa isang PDF, lahat sa isang napaka-kompetitibong presyo bawat bloke ng lisensya.
Iba pang mga tampok na solusyon depende sa pangangailangan
May mga partikular na kagamitang magagamit. Halimbawa, ang Sage Time Control o a3 Time Management ay idinisenyo para sa mga gumagamit na ng kanilang enterprise software ecosystems, na nagpapahintulot sa native integration sa payroll . Para sa mas malalaking organisasyon o internasyonal na korporasyon, ang Workday o Cezanne HR ay nag-aalok ng mas malalim at mas kumplikadong pamamahala ng human capital.
Mayroon ding mga mas gusto ang hardware. Pinagsasama ng Control Presencial ang cloud at biometric access control systems , na napakatibay, bagama't hindi gaanong flexible kumpara sa isang mobile app. Sa aspeto ng pagiging simple at bilis, pinapayagan ka ng Sesame HR o Ejornada na pamahalaan ang pang-araw-araw na operasyon sa ilang pag-click lamang, na ginagawa itong mainam para sa mga SME na ayaw gawing kumplikado ang mga bagay-bagay.
Mga tip para maiwasan ang mga pagkakamali kapag pumipili ng software
Huwag bumili para lang bumili. Ang unang hakbang ay suriin kung kailangan mo ng espesyal na programa sa pamamahala ng oras o isang komprehensibong platform ng HR . Kung mayroon ka nang sistema ng pamamahala, maaaring isang magaan na add-on lang ang kailangan mo. Mahalaga ring isaalang-alang ang laki ng iyong workforce; ang pamamahala ng 5 tao ay ibang-iba sa pamamahala ng 500, at ang scalability ng software ay magiging susi upang maiwasan ang pagpapalit ng mga tool sa loob ng dalawang taon.
Gumawa ng listahan ng mga "dapat-mayroon." Kailangan mo ba ng oras para pumasok at lumabas gamit ang QR code, PIN, o facial recognition? Mahalaga ba ang integrasyon sa accounting ? Kapag natukoy mo na ang mga ito, tingnan ang badyet. Ang mga plano ay nagsisimula sa 2 o 3 euro lamang bawat empleyado bawat buwan, na isang maliit na puhunan kumpara sa potensyal na multa na maaari mong kaharapin sa isang inspeksyon kung ang iyong mga rekord ay hindi wasto.
Ang pag-digitize ng oras ng trabaho ang pinakamatalinong paraan upang gawing propesyonal ang ugnayan ng employer-empleyado. Sa pamamagitan ng pagpapalit ng mga lumang pamamaraan ng mga cloud-based system, hindi lamang legal na pinoprotektahan ng mga organisasyon ang kanilang sarili kundi nakakakuha rin ng produktibidad at kagalingan . Mula sa libre at magaan na mga opsyon hanggang sa mga AI-powered suite, mayroong isang tool na may kakayahang baguhin ang kaguluhan ng mga spreadsheet tungo sa isang awtomatiko, ligtas, at ganap na transparent na daloy ng trabaho.
