Paano Gumawa ng mga Awtomatikong Kontrata sa Word gamit ang Digital Signature

PCHardwarePro » Windows » Paano Gumawa ng mga Awtomatikong Kontrata sa Word gamit ang Digital Signature

Sa kasalukuyan, ang pamamahala ng mga papeles ng kumpanya ay maaaring maging isang tunay na sakit ng ulo kung patuloy mo itong gagawin sa lumang paraan. Dumating na ang digitalisasyon upang iligtas tayo, na nagpapahintulot sa paglikha ng mga legal na kasunduan na maging mula sa isang nakakapagod at mahabang oras na gawain patungo sa isang proseso na ilang pag-click lamang, na pumipigil sa atin na mawalan ng malay sa walang katapusang mga file at bersyon ng Word.

Hindi lamang ito tungkol sa pagpuno sa mga patlang sa isang dokumento, kundi tungkol sa pagbuo ng isang sistema kung saan gumagana ang teknolohiya para sa atin. Sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng template automation at electronic signatures, anumang negosyo, startup man o malaking korporasyon, ay maaaring agad na makapagsara ng mga kasunduan, nasa Madrid man o nasa kabilang panig ng mundo ang mga partido.

Ang landas patungo sa isang awtomatikong kontrata: hakbang-hakbang

Para maging maayos ang takbo ng sistema, ang unang hakbang ay ang umupo at magplano. Hindi mo maaaring i-automate ang kaguluhan; kailangan mong tukuyin kung aling mga kontrata ang pinakamadalas mong ginagamit at lumikha ng mga master template na tutugon sa mga pangangailangang iyon. Dito pumapasok ang mga form: nagdidisenyo kami ng mga partikular na field (tulad ng suweldo, mga deadline, o mga posisyon) upang ang sinumang empleyado ay makagawa ng isang dokumento nang walang panganib na magkamali.

Kapag nailagay na ang pundasyon, magiging maayos ang proseso sa pamamagitan ng pagpili ng naaangkop na template, maging ito man ay isang kasunduan sa pagiging kompidensiyal o isang kontrata sa pag-upa. Habang ipinapasok ang datos sa form, awtomatikong pinapalitan ng sistema ang mga placeholder ng aktwal na impormasyon, na bubuo ng isang file na awtomatikong pinapangalanan at sine-save sa rekord ng kliyente o empleyado.

Pero tandaan, hindi lahat ng ito ay awtomatiko. Bago magpadala ng kahit ano, mahalagang suriin ito ng legal department upang matiyak ang legal na pagkakapare-pareho . Depende sa panganib ng kontrata (halimbawa, kung napakataas ng pinansyal na halaga), maaaring mag-trigger ang system ng alerto upang mapatunayan ng isang ekspertong abogado na maayos ang lahat bago magpatuloy.

Ang huling detalye ay ang lagda. Sa halip na mag-print, pumirma, mag-scan, at muling magpadala, ang konektadong software (tulad ng DocuSign) ay ginagamit upang magpadala ng email sa pumirma. Inilalapat nila ang kanilang time-stamped digital signature , at ang dokumento ay agad na naselyuhan at iniimbak sa cloud.

Mga uri ng kontrata sa pagtatrabaho at ang kanilang pamamahala

Depende sa uri ng relasyong itinatag, may ilang uri ng kontrata na kailangan nating maging pamilyar. Ang pinakakaraniwan ay ang mga open-ended na kontrata , na walang petsa ng pagtatapos, at mga fixed-term na kontrata, na mainam para sa mga partikular na proyekto o pansamantalang kapalit.

Mayroon ding mas nababaluktot na mga opsyon, tulad ng mga zero-hour na kontrata o mga pansamantalang kontrata, na karaniwan sa industriya ng hospitality. Sa kabilang banda, hindi natin dapat kalimutan ang mga kasunduan sa independent contractor , kung saan walang relasyon sa trabaho kundi isang relasyon sa negosyo, o mga kontrata sa apprenticeship para sa mga nag-aaral ng kalakalan.

Para maging mas ligtas ang proseso, karaniwan nang may kasamang mga sugnay sa panahon ng pagsubok . Nagbibigay-daan ito sa magkabilang panig na masuri kung gumagana ang relasyon bago gumawa ng pangmatagalang kasunduan, na nagpapasimple sa proseso ng pagtatapos ng kontrata kung hindi umayon ang plano.

Mga elektronikong lagda: legalidad at seguridad

Maraming tao pa rin ang nangangamba na maaaring hindi wasto ang isang digital na kontrata, ngunit ang totoo ay lubos na sinusuportahan ng eIDAS Regulation and Law 59/2003 ng European Union ang mga kagamitang ito. Sa Espanya at Europa, ang isang digital na lagda ay may parehong legal na bisa gaya ng isang sulat-kamay, basta't gamitin ang naaangkop na kagamitan.

• Simpleng Lagda: Ito ang pinakasimple, parang pagsusuri ng pagtanggap. Mabilis ito, pero hindi nito nakikilala ang gumagamit, kaya hindi ito inirerekomenda para sa mga kontrata sa pagtatrabaho.
• Mas Mataas na Lagda: Ito ang bida sa mga kumpanya. Pinapayagan nito tukuyin ang lumagda at matukoy ang anumang kasunod na pagbabago sa dokumento, na magbibigay ng matibay na ebidensya sa korte.
• Kwalipikadong Lagda: Ang pinakamataas na antas ng seguridad. Nangangailangan ito ng isang kinikilalang sertipiko at isang ligtas na aparato, kaya ito ang mas mainam na opsyon para sa mga pakikitungo sa mga pampublikong administrasyon.

Ang pagpapatupad ng mga lagdang ito ay hindi lamang usapin ng batas, kundi pati na rin ng kahusayan. Nakakatipid tayo sa pisikal na paglalakbay, inaalis ang pag-aaksaya ng tinta at papel, at ino-optimize ang pamamahala gamit ang Social Security, na ginagawang mas environment-friendly at mas pinasimple ang buong proseso.

Mga advanced na tool: AI at CRM

Kung gusto nating dalhin ang automation sa susunod na antas, maaari tayong bumaling sa Artificial Intelligence. Ang mga tool na nakabatay sa mga modelo ng GPT ay nagbibigay-daan sa atin na magsulat ng mga legal na dokumento mula sa simula sa pamamagitan lamang ng pagbibigay ng mga tagubilin. Sinusuri ng AI ang mga termino at nagmumungkahi ng isang nakabalangkas na teksto na pagkatapos ay mangangailangan lamang ng pagsusuri ng tao.

Para sa mga gumagamit ng Salesforce, ang mga solusyon tulad ng DocuSign Gen ay nagbibigay-daan sa iyong pagsamahin ang data ng customer at presyo nang direkta mula sa CRM upang lumikha ng mga e-edit na dokumento ng Word . Inaalis nito ang mga error sa manu-manong transkripsyon at nagbibigay-daan sa sales team na makapagsara ng mga deal sa mabilis na oras.

Para maging epektibo ang mga kagamitang ito, dapat silang mag-alok ng end-to-end encryption , audit trails, at two-factor authentication. Sa ganitong paraan, malalaman natin kung sino ang pumirma, anong oras, at mula sa anong lokasyon, na nag-aalis ng anumang posibilidad ng pandaraya o pagtanggi sa dokumento.

Ang paggamit ng mga contract generator at digital signature ay nagbibigay-daan sa mga negosyo na alisin ang mga manu-manong gawain at tumuon sa mga tunay na mahalaga. Sa pamamagitan ng pagsasama ng automated drafting sa mga electronic signature , nakakamit ang isang maayos, ligtas, at ganap na transparent na lifecycle ng kontrata para sa lahat ng partidong kasangkot.