- SharePoint, Teams, OneDrive ve Dynamics 365 gibi birden fazla platformda doğrulama işlemlerini otomatikleştirme yeteneği.
- İşletme mutabakatına duyulan ihtiyaç temelinde sıralı ve paralel onay akışları arasındaki farklılaşma.
- Dataverse kullanarak uzun vadeli istek yönetimi ve harici kullanıcı doğrulamalarına destek.
Günümüzde, doğru araçlar olmadan şirket içi bürokrasiyi yönetmek gerçek bir baş ağrısı olabilir. İyi haber şu ki, Microsoft 365 işletme ekosistemlerini entegre etmek, süreç otomasyonunun basit bir tatil talebinden karmaşık bütçelerin onaylanmasına kadar her türlü prosedürü kolaylaştıran bir motor haline gelmesini sağlar .
İçerik inceleme veya belge onaylama süreçlerini kolaylaştırmak istiyorsanız, Power Automate ideal çözümdür. Çeşitli uygulamaları birbirine bağlama yeteneği sayesinde darboğazları ortadan kaldırır ve her isteğin doğru kişiye doğru zamanda ulaşmasını, hiçbir şeyin kaybolmamasını sağlar.
Onay yönetimi için Power Automate'i ustaca kullanma
Bir doğrulama sistemi uygulamak için temel araç, "Onaylar – Başlat ve onay bekle" adlı işlemdir . Bu işlevsellik son derece çok yönlüdür, çünkü SharePoint, OneDrive for Business, Microsoft Dynamics 365 , Salesforce, WordPress ve Zendesk dahil olmak üzere çok çeşitli hizmetlerde iş akışlarını yönetmenize olanak tanır.
Pratikte bu, faturaları veya satış tekliflerini onaylamak için iş akışları oluşturabileceğiniz veya fazla mesai ve seyahat düzenlemeleri gibi idari süreçlere odaklanabileceğiniz anlamına gelir . En iyi yanı ise karar vericilerin platforma giriş yapmalarına gerek olmaması; onaylarını doğrudan e-posta , Power Automate uygulaması veya özel onay merkezinden verebilmeleridir .
Onay iş akışının adım adım nasıl kurulacağı
SharePoint Online'ı ana motor olarak kullanarak izin taleplerini otomatikleştirmek istediğimizi varsayalım. Bunun çalışması için öncelikle çalışan adı, başlangıç ve bitiş tarihleri, yorumlar ve onaylanıp onaylanmadığını gösteren bir Evet/Hayır alanı içeren sütunlara sahip özel bir liste oluşturmamız gerekiyor.
Liste hazırlandıktan sonra, Power Automate'e gidip otomatik bir bulut akışı oluşturuyoruz . Tetikleyici, SharePoint'teki "Öğe oluşturulduğunda" olayı olmalıdır. Buradan itibaren, akış mantıksal bir sırayı izleyecektir: yeni girişi algılar, onay merkezine gönderir ve sorumlu yöneticiye e-posta bildirimi gönderir.
Süreç burada bitmiyor. Yanıta bağlı olarak, sistem talep sahibini karardan haberdar edecek ve SharePoint listesini nihai karar ve yöneticinin yorumlarıyla otomatik olarak güncelleyecektir. Sorunsuz bir iş akışı sağlamak için, kullanıcı bilgilerini toplayan ve talebi kişiselleştiren bir profil eylemi eklenmesi önerilir.
İş akışlarının türleri ve gelişmiş iş mantığı
Tüm süreçler aynı değildir ve işte burada iş mantığı devreye girer. Bir yandan, talebin bir sonraki aşamaya geçmeden önce ilk inceleyici tarafından onaylanması gereken sıralı onay süreçleri vardır . Zincirin ilk halkası talebi reddederse, süreç aniden durur ve sonraki halkalara ulaşmaz.
Öte yandan, paralel onaylar da mevcuttur . Bu senaryoda, talep aynı anda birkaç sorumlu tarafa gönderilir. Daha hızlı olmasına rağmen, süreç ancak tüm onaylayıcılar yanıt verdikten ve tam bir fikir birliği sağlandıktan sonra tamamlanır.
Bu tür yapılar, tedarikçi banka hesaplarındaki değişiklikler, müşteri kredi limitleri veya satış fiyatlarındaki değişiklikler gibi kritik ana verilerin kontrolü için hayati öneme sahiptir . Ayrıca yeni kullanıcı izinlerinin yönetimi veya nihai kayıt öncesinde finansal defterlerin doğrulanması için de idealdirler.
Yaygın sorunların ve özel durumların çözümü
Bazen, özellikle ek dosyalar söz konusu olduğunda, iş akışları karmaşık hale gelebilir. Sık yapılan bir hata, belgelerin e-posta veya Teams'te bozuk olarak ulaşmasıdır . Bunu düzeltmek için, dosyanın SharePoint listesinden doğru şekilde yönetildiğinden ve izinlerin depolama sitesine tam erişim izni vermeden görüntülemeye olanak sağladığından emin olmak çok önemlidir.
Karar alma süreci yavaşsa ve 30 günden fazla sürüyorsa , çözüm onayları Microsoft Dataverse'te saklamaktır. Bu, iş akışının süresinin dolmasını önler ve standart bekleme süresi sona erdikten sonra bile iş mantığının çalışmaya devam etmesini sağlar.
Ayrıca, Microsoft Entra aracılığıyla davet ettiğiniz kullanıcılarla etkileşim kurabilirsiniz . Bu, kuruluşunuz dışından birinin bir belgeyi onaylaması gerektiğinde çok kullanışlıdır. Kullanıcıyı davet edin ve uygun rolü atayın, böylece onay sürecine sorunsuz bir şekilde katılabilirler.
İstek gönderirken hata yapanlar için, Power Automate, onay oluşturma eyleminin V2 sürümünü kullanıyorsanız, Onaylar bölümündeki "Gönderilenler" sekmesinden isteği iptal etmenize olanak tanır.
Bu araçların uygulanması, iletişimin sorunsuz bir şekilde akmasını sağlayarak, içeriğin doğrulanma biçimini dönüştürür ve Microsoft 365 ekosistemi içinde her kaydın düzgün bir şekilde denetlenmesini ve gerçek zamanlı olarak güncellenmesini sağlar.
