Nền tảng giao tiếp nhóm an toàn: Hướng dẫn đầy đủ

PCHardwarePro » Cửa sổ » Nền tảng giao tiếp nhóm an toàn: Hướng dẫn đầy đủ

Cách thức phối hợp giữa các nhóm đã thay đổi hoàn toàn: từ những email bất tận và các cuộc họp kéo dài vô tận, chúng ta đã chuyển sang... nền tảng giao tiếp nhóm an toàn Các nền tảng này tập trung hóa tin nhắn, tài liệu, nhiệm vụ và cuộc gọi video. Việc lựa chọn nền tảng phù hợp không còn là một quyết định tùy hứng về công nghệ nữa; đó là một quyết định chiến lược ảnh hưởng đến năng suất, môi trường làm việc và thậm chí cả việc giữ chân nhân tài.

Thách thức nằm ở chỗ có hàng tá công cụ, mỗi công cụ đều có những ưu điểm, hạn chế và cách tiếp cận riêng (đồng bộ, bất đồng bộ, hướng tài liệu, hướng dự án, hướng trò chuyện, v.v.). Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy một trong số đó. hướng dẫn và so sánh đầy đủ Bài viết này sẽ đề cập đến các giải pháp được sử dụng phổ biến nhất (Slack, Teams, Google Workspace, Asana, Trello, Zoom, Notion, Noysi, Pumble, Chanty, Discord, v.v.), mỗi giải pháp cung cấp những gì, phù hợp nhất trong trường hợp nào và bạn cần lưu ý điều gì để việc cộng tác không trở nên hỗn loạn.

Nền tảng giao tiếp nhóm an toàn là gì và tại sao chúng lại quan trọng?

Khi chúng ta nói về các công cụ cộng tác hoặc nền tảng giao tiếp nhóm, chúng ta đang đề cập đến: Các ứng dụng kỹ thuật số cho phép nhiều người dùng cùng làm việc.Chia sẻ thông tin và phối hợp công việc bất kể vị trí địa lý. Các công cụ này bao gồm từ các cuộc trò chuyện nội bộ và hội nghị truyền hình đến các bộ ứng dụng hoàn chỉnh tích hợp dự án, tệp tin và tự động hóa.

Mục tiêu chính của nó là giảm ma sát trong làm việc nhómÍt cuộc họp không hiệu quả hơn, ít chuỗi email dài dòng vô tận hơn và ít thông tin bị thất lạc ở hàng ngàn nơi khác nhau. Một môi trường cộng tác tốt sẽ tập hợp các thông điệp, tài liệu, quyết định, người chịu trách nhiệm và thời hạn vào cùng một nơi.

Hơn nữa, các nền tảng này ngày càng tích hợp tính năng bảo mật nâng cao: mã hóa truyền thôngKiểm soát quyền truy cập, quản lý khách truy cập bên ngoài, lưu trữ đám mây an toàn và tuân thủ quy định là rất quan trọng khi chia sẻ dữ liệu nhạy cảm, hợp đồng, tài liệu tài chính hoặc thông tin khách hàng.

Hầu hết các ứng dụng đều kết hợp nhiều lớp: nhắn tin tức thời, kênh theo chủ đề, diễn đàn, cuộc gọi video, quản lý tác vụ, lịch và lưu trữ tệp. Sự kết hợp này cho phép giao tiếp đồng bộ (thời gian thực) và không đồng bộđể cả nhóm vẫn duy trì sự phối hợp nhịp nhàng ngay cả khi lịch trình không trùng khớp.

Lợi ích thực tế của phần mềm cộng tác trong công ty

Áp dụng nền tảng hợp tác không chỉ đơn thuần là "thêm một công cụ" vào công ty, mà là về việc... giảm số lượng ứng dụng rải rác và tối ưu hóa quy trình làm việc một cách triệt để. Khi được triển khai đúng cách, những lợi ích của chúng sẽ nhanh chóng được nhận thấy.

Một mặt, chúng tạo điều kiện thuận lợi rất lớn cho công việc liên ngànhBộ phận marketing hợp tác với bộ phận bán hàng, bộ phận sản phẩm với bộ phận hỗ trợ, bộ phận CNTT với bộ phận nhân sự… Tất cả mọi người cùng chia sẻ không gian, tài liệu và bối cảnh, thay vì làm việc với các phiên bản khác nhau trong các “đảo” riêng biệt.

Họ cũng là một trụ cột của làm việc từ xa và các nhóm phân tánKhi một phần nhóm làm việc ở thành phố khác hoặc múi giờ khác, bạn cần một công cụ cho phép phối hợp mà không cần phải liên tục hỏi "Bạn có rảnh 5 phút để gọi điện không?".

Một điểm quan trọng khác là khả năng truy cập thông tin. Một hệ thống hợp tác tốt hoạt động như sau: cơ sở kiến ​​thức sốngCác quyết định được ghi chép lại, quy trình được tiêu chuẩn hóa, tài liệu có thể được tìm thấy trong vài giây và người mới có thể nhanh chóng nắm bắt công việc mà không cần phải yêu cầu từng tập tin qua email.

Cuối cùng, về bảo mật: các nền tảng tốt nhất bảo vệ thông tin bí mật bằng cách kiểm soát truy cập chi tiếtmã hóa và quản lý người dùngĐiều này cho phép bạn cộng tác với các nhà cung cấp, khách hàng hoặc đối tác bên ngoài mà không cần phải mở cửa toàn bộ cơ sở hạ tầng nội bộ của mình.

Các loại công cụ giao tiếp và cộng tác chính

Trước khi so sánh các công cụ cụ thể, điều quan trọng là phải hiểu rằng không phải tất cả chúng đều giải quyết cùng một vấn đề. Một số bắt đầu như các ứng dụng trò chuyện, một số khác như công cụ quản lý dự án, và một số khác nữa như bộ ứng dụng văn phòng dựa trên đám mây. Nhiều khả năng, cuối cùng bạn sẽ sử dụng... sự kết hợp của 2-3 mảnh ghép được tích hợp tốt.Không có một công cụ "thần kỳ" nào có thể giải quyết mọi việc.

Nói một cách đơn giản nhất, chúng ta có thể nói về các nhóm lớn các nền tảng giao tiếp nhóm an toàn như sau:

• Trò chuyện và nhắn tin nội bộ doanh nghiệp: Slack, Microsoft Teams, Google Chat, Pumble, Chanty, Flock, Twist, Rocket.Chat, Fleep, Chatwork, Discord.
• Quản lý nhiệm vụ và dự án: Asana, Trello, Jira, Thứ Hai, ClickUp, Notion (với tư cách là người quản lý hỗn hợp), Plaky.
• Bộ ứng dụng năng suất dựa trên nền tảng đám mâyGoogle Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sheets, Meet, Chat...), Microsoft 365 (Teams, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint...).
• Hội nghị truyền hình và sự kiện trực tuyến: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype, RingCentral.
• Tài liệu và công cụ kiến ​​thức: Notion, Slite, wiki nội bộ, cơ sở tri thức tập trung.
• công cụ chuyên dụngFigma dành cho thiết kế cộng tác, MindMeister dành cho sơ đồ tư duy, Smartsheet dành cho bảng tính nâng cao, Kapost dành cho nội dung B2B.

Chìa khóa là xác định Tại sao bạn muốn cải thiện sự hợp tác?Giao tiếp nội bộ? Theo dõi các dự án phức tạp? Tài liệu trực tuyến? Tổ chức cuộc họp hiệu quả hơn? Dựa trên đó, bạn sẽ ưu tiên một trong hai hạng mục và sau đó tinh chỉnh lựa chọn của mình.

Công cụ trò chuyện và nhắn tin cho giao tiếp hàng ngày

Trò chuyện trực tuyến trong doanh nghiệp đã trở thành sự thay thế tự nhiên cho nhiều cuộc họp và hầu hết các email nội bộ. Ý tưởng là để có thể... các cuộc trò chuyện được tổ chức theo kênh hoặc không gian, với lịch sử tìm kiếm và khả năng tích hợp các ứng dụng khác.

Slack, Microsoft Teams, Google Chat, Pumble, Chanty, Flock, Twist, Rocket.Chat, Fleep, Chatwork và Discord đều có chung nền tảng: nhắn tin trực tiếp, nhóm, chia sẻ tập tin và tìm kiếm. Từ đó, mỗi ứng dụng phát triển nên đặc điểm riêng biệt của mình.

Slack: tiêu chuẩn thực tế trong nhắn tin nhóm

Slack là một trong những công cụ nổi tiếng nhất. Nó giúp tổ chức giao tiếp trong... kênh chuyên đề (theo phòng ban, dự án, văn phòng, khách hàng, v.v.), ngoài ra còn cho phép gửi tin nhắn trực tiếp và các chuỗi hội thoại để sắp xếp các cuộc trò chuyện. Nó cho phép chia sẻ tập tin, tìm kiếm lịch sử, gọi điện thoại cơ bản và gọi video, cũng như tích hợp với rất nhiều ứng dụng (Google Drive, Lịch Outlook, Loom, OneDrive, Asana, Trello, v.v.).

Ưu điểm của nó: rất mạnh mẽ, nó cho phép tự động hóa quy trình công việc Nó có các tính năng như quy trình làm việc, danh sách và giao diện vẽ, đồng thời tích hợp với hầu hết mọi công cụ bạn sử dụng. Nhược điểm của nó: gói miễn phí giới hạn lịch sử (hiện chỉ truy cập được trong 90 ngày) và số lượng tích hợp, giá không hề rẻ và giao diện có thể hơi khó sử dụng lúc đầu.

Microsoft Teams: trung tâm cộng tác dành cho người dùng Microsoft 365.

Teams kết hợp trò chuyện, kênh, hội nghị video, cuộc gọi thoại và... lưu trữ tập tin Trong một môi trường duy nhất, được liên kết chặt chẽ với bộ ứng dụng Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive…). Điều này đặc biệt hấp dẫn nếu công ty của bạn đã trả phí cho các bản quyền của Microsoft, vì mọi thứ sẽ tự động được tích hợp với nhau.

Phiên bản miễn phí cung cấp các tính năng cơ bản như nhắn tin, họp trực tuyến, chia sẻ màn hình và một số dung lượng lưu trữ, nhưng nhiều tính năng nâng cao (kênh với nhiều tùy chọn hơn, luồng hội thoại, quản lý chi tiết) chỉ có trong các gói trả phí. Đổi lại, bạn sẽ nhận được một giải pháp rất hoàn chỉnh và tích hợp tốt Với hệ sinh thái của Microsoft, mặc dù cần một thời gian để làm quen và giao diện hơi phức tạp.

Google Chat trong Google Workspace

Google Chat là thành phần nhắn tin của Google Workspace. Nó cho phép gửi tin nhắn trực tiếp, nhắc đến người khác, tạo nhóm gọi là "Spaces" và có giao diện rất gọn gàng. Nó hoạt động rất tốt nếu bạn đã quen sử dụng nó. GmailDrive, Docs, Calendar và Meet, bởi vì Các cuộc hội thoại liên quan đến nhiệm vụ, tài liệu và sự kiện. mà không rời khỏi hệ sinh thái.

Nó không phải là một công cụ đa năng "tất cả trong một": các cuộc gọi video được thực hiện bằng Google Meet, nhiệm vụ được quản lý trong Google Tasks và tài liệu được lưu trữ trong Drive. Sự đơn giản này là một điểm cộng cho các nhóm không muốn sự phức tạp, nhưng nó có thể không đáp ứng được nhu cầu nếu bạn đang tìm kiếm... Quản lý dự án phức tạp trực tiếp trong cuộc trò chuyện.

Pumble, Chanty, Flock, Rocket.Chat, Fleep và Chatwork: các lựa chọn thay thế cho Slack.

Nếu bạn thấy Slack đắt tiền hoặc có nhiều tính năng hạn chế trong phiên bản miễn phí, thì có một số lựa chọn thay thế rất thú vị:

• Vấp ngãỨng dụng nhắn tin doanh nghiệp với số lượng người dùng không giới hạn và lịch sử tin nhắn không giới hạn, ngay cả với gói miễn phí. Bao gồm các kênh, tin nhắn trực tiếp, hội nghị video với tính năng trò chuyện tích hợp, chia sẻ màn hình, khách mời bên ngoài qua liên kết, biểu tượng cảm xúc và dung lượng lưu trữ có thể mở rộng. Đây là một lựa chọn mạnh mẽ dành cho các doanh nghiệp muốn... Nhiều tính năng miễn phí và khả năng mở rộng quy mô với các phương án thanh toán tùy thuộc vào không gian.
• Thánh caGiao diện tối giản, lịch sử tin nhắn không giới hạn trên gói miễn phí và một điểm nhấn thú vị: Nhiệm vụ trở thành các kênh cụ thểnơi mà các vấn đề có thể được thảo luận. Tuy nhiên, gói miễn phí chỉ giới hạn cho các nhóm tối đa 5 người.
• FlockỨng dụng này kết hợp trò chuyện, danh sách việc cần làm, thăm dò ý kiến ​​và nhắc nhở. Nó dễ sử dụng, nhưng gói miễn phí giới hạn số lượng tin nhắn có thể tìm kiếm, kênh công khai và dung lượng lưu trữ. Bù lại, nó cung cấp một số tính năng hữu ích. tổ chức đơn giản và dễ tiếp cận dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Tên lửaMột giải pháp mã nguồn mở rất phổ biến trong các môi trường muốn kiểm soát hoàn toàn việc lắp đặt (Ví dụ: cài đặt tại chỗ). Nó cung cấp tính năng trò chuyện, dịch tự động sang hơn 35 ngôn ngữ, tích hợp với Trello hoặc Google Calendar và khả năng tùy chỉnh cao. Nhược điểm: phiên bản miễn phí, tự quản lý có thể yêu cầu bảo trì kỹ thuật nhiều hơn.
• Hạm độiĐược thiết kế để trò chuyện với cả người dùng nội bộ và bên ngoài, mà không yêu cầu tất cả mọi người phải thuộc cùng một tổ chức. Nó cho phép các cuộc trò chuyện không giới hạn, diễn đàn và quản lý tài liệu cơ bản, với khả năng tích hợp với Trello, Drive hoặc thậm chí cả Slack. Các công ty lớn hơn cần phiên bản cao cấp để mở khóa tất cả các tính năng.
• trò chuyệnNó kết hợp tính năng trò chuyện, hệ thống quản lý nhiệm vụ và cuộc gọi video. Gói trả phí cho phép... Số lượng tin nhắn xem được không giới hạn, dung lượng lưu trữ mở rộng và cuộc gọi nhóm.Trong khi đó, phiên bản miễn phí giới hạn số ngày lưu trữ lịch sử, các tùy chọn quản lý người dùng và khuyến khích mạnh mẽ việc nâng cấp lên phiên bản trả phí.

Twist và Discord: giao tiếp không đồng bộ và thoại luôn hoạt động

Twist là một đề xuất hoàn toàn khác: nó ưu tiên... giao tiếp bất đồng bộ và không ồn àoThay vì một luồng trò chuyện liên tục, mọi thứ xoay quanh các cuộc hội thoại trong các kênh, gần giống như sự kết hợp giữa email và diễn đàn. Bạn không gõ trực tiếp vào kênh: mỗi cuộc hội thoại đều có tiêu đề, nội dung và phần kết thúc, và có thể được mở lại, tìm kiếm và ghi chép đầy đủ hơn. Điều này giúp giảm thiểu sự gián đoạn nhưng lại làm mất đi tính tức thời.

Về phần mình, Discord ra đời trong thế giới game và dần dần thâm nhập vào môi trường làm việc không chính thức. Nó nổi bật nhờ... các kênh thoại luôn mở và lịch sử tin nhắn không giới hạn. Điểm mạnh của nó nằm ở cảm giác "ở cùng một phòng" nhờ cuộc gọi thoại liên tục, điều này rất hữu ích cho các nhóm cần liên lạc thường xuyên (ví dụ: hỗ trợ 24/7). Tuy nhiên, ban đầu nó không được thiết kế như một công cụ chuyên nghiệp, và các gói trả phí của nó tập trung nhiều hơn vào khả năng tùy chỉnh hơn là các tính năng dành cho doanh nghiệp.

Quản lý nhiệm vụ và dự án: điều phối công việc ngoài phạm vi trò chuyện

Chat là để trò chuyện, chứ không phải để... để đảm bảo mọi việc được hoàn thành đúng thời hạn.Đó chính là mục đích của các công cụ quản lý dự án; chúng cho phép bạn xem nhanh các nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, thời hạn, mối liên hệ phụ thuộc và trạng thái của dự án.

Trong nhiều trường hợp, chúng tích hợp với các nền tảng giao tiếp (ví dụ: Asana hoặc Trello với Slack, Teams hoặc Pumble), để một cuộc trò chuyện liên quan có thể được chuyển thành nhiệm vụ chỉ bằng một cú nhấp chuột và việc theo dõi được thực hiện trong công cụ phù hợp.

Asana: Quản lý công việc kinh doanh và hợp tác liên ngành

Asana là một công cụ quản lý dự án hàng đầu dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nó cho phép quản lý các nhiệm vụ và dự án phức tạp Với các chế độ xem dạng danh sách, bảng Kanban, dòng thời gian, lịch và bảng điều khiển. Nó đặc biệt mạnh mẽ khi nhiều nhóm và phòng ban cùng tham gia vào một sáng kiến.

Một số chức năng chính của nó là:

• Quản lý công việc Trong nhiều dự án cùng lúc, với các thay đổi được đồng bộ hóa theo thời gian thực.
• Tự động hóa Chuẩn hóa quy trình làm việc: tự động phân công trách nhiệm, di chuyển nhiệm vụ giữa các cột, gửi thông báo, v.v.
• Tích hợp Với hơn 260 công cụ (Slack, Google Workspace, Microsoft Teams, Notion, Figma, Zoom, v.v.).
• Kiến thức cơ bản và một hệ thống đăng ký, để bất cứ ai cũng có thể xem những gì đang được thực hiện và lý do tại sao.
• Các tính năng và quyền bảo mật Nâng cao, rất quan trọng trong môi trường doanh nghiệp.

Phiên bản miễn phí cho phép bạn kiểm tra kỹ lưỡng phương pháp này, nhưng các tính năng mạnh mẽ nhất chỉ được mở khóa trong các gói trả phí, được thiết kế dành riêng cho người dùng chuyên nghiệp. Các công ty cần tầm nhìn toàn cầu và khả năng kiểm soát chặt chẽ. Về các dự án và sáng kiến.

Trello, Jira, Monday và ClickUp: các mức độ phức tạp khác nhau

Trello được xây dựng dựa trên các bảng kiểu Kanban với danh sách và thẻ. Nó rất trực quan và dễ sử dụng, hoàn hảo cho việc... nhóm nhỏ hoặc quy trình làm việc đơn giảnNó có thể được sử dụng cho các dự án, lập kế hoạch biên tập, quản lý vấn đề, v.v., với danh sách kiểm tra, tệp đính kèm và tự động hóa cơ bản. Khi các dự án trở nên phức tạp hơn, nó có thể không đáp ứng được nhu cầu.

Jira, của Atlassian, hướng đến các nhóm phát triển phần mềm và phương pháp luận Agile. Nó cung cấp Theo dõi chi tiết các sự cố, chu kỳ phát triển, công việc tồn đọng và quy trình làm việc có thể tùy chỉnh.Ngoài các báo cáo và bảng điều khiển nâng cao, phần mềm này rất mạnh mẽ, nhưng nó đòi hỏi thiết lập ban đầu tốt và một số kinh nghiệm trong quản lý dự án.

Monday và ClickUp hướng đến sự kết hợp giữa trình quản lý tác vụ, CRM đơn giản và bảng điều khiển nhóm. Chúng cho phép người dùng lập kế hoạch, giao nhiệm vụ, trực quan hóa khối lượng công việc, và... kết nối các loại dự án khác nhauĐây là những giải pháp thú vị dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn có nhiều tính năng khác nhau mà chưa cần phải sử dụng các nền tảng quá phức tạp.

Notion, MindMeister và Kapost: ý tưởng, nội dung và kiến ​​thức

Notion dựa trên khái niệm "trang giấy trắng" để tạo tài liệu, cơ sở dữ liệu, wiki và không gian cộng tác. Nó lý tưởng cho việc Sắp xếp thông tin, quy trình, tài liệu nội bộ và ghi chú. Nó mang lại sự linh hoạt. Nó kết hợp văn bản, bảng biểu, cơ sở dữ liệu, đa phương tiện và hiện nay cả khả năng trí tuệ nhân tạo. Nó tích hợp với các công cụ khác và có thể đóng vai trò là xương sống cho kho tri thức của công ty.

MindMeister chuyên về lập bản đồ tư duy trực tuyến. Nó cho phép bạn ghi lại ý tưởng một cách trực quan, cộng tác trong thời gian thực, xem các thay đổi ngay lập tức và bình luận trực tiếp trên bản đồ. Nó hữu ích cho việc động não, cấu trúc dự án hoặc lập kế hoạch nội dung, và bổ sung rất tốt cho các công cụ có cấu trúc khác.

Kapost tập trung vào vòng đời của Nội dung B2BLập kế hoạch, sản xuất, xem xét và xuất bản. Mặc dù không phải là một công cụ giao tiếp điển hình, nhưng nó là một nền tảng hợp tác dành cho các nhóm tiếp thị nội dung, vì nó điều phối các vai trò khác nhau liên quan và cung cấp cái nhìn tổng quan về chiến lược.

Bộ ứng dụng năng suất dựa trên điện toán đám mây: Google Workspace và Microsoft 365

Nếu bạn muốn có tất cả email, tài liệu, bảng tính, bài thuyết trình, trò chuyện và cuộc gọi video trong cùng một gói, bộ ứng dụng của Google và Microsoft vẫn là lựa chọn phổ biến nhất. Chúng hoạt động như... các bệ trục chính mà trên đó các công cụ còn lại được kết nối..

Không gian làm việc của Google

Google Workspace kết nối Gmail, Google Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet và Chat thành một hệ sinh thái được kết nối chặt chẽ. Nó rất mạnh mẽ cho việc... cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thựcNhiều người cùng lúc chỉnh sửa, bình luận và đề xuất thay đổi, sử dụng hệ thống quản lý phiên bản và lưu trữ đám mây.

Google Drive, với cấu trúc thư mục chia sẻ, giúp bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng dễ dàng truy cập phiên bản mới nhất của tệp mà không cần phải chuyển tiếp qua email. Google Meet đã trở thành tiêu chuẩn cho các cuộc gọi video đơn giản, và Google Chat đóng vai trò là công cụ nhắn tin tích hợp bổ sung.

Ưu điểm chính là hầu như ai cũng quen thuộc với những công cụ này, vì vậy Việc nhận con nuôi thường diễn ra nhanh chóng.Ngược lại, một số chức năng quản lý dự án nâng cao hoặc tự động hóa sẽ cần dựa vào các công cụ bên ngoài được tích hợp với Google Workspace.

Microsoft 365

Microsoft 365 cung cấp các ứng dụng tương đương trong hệ sinh thái của Microsoft: Outlook cho email, OneDrive để lưu trữ, Word, Excel và PowerPoint cho tài liệu, và Teams như một trung tâm trò chuyện và hội nghị video. Đây là một môi trường đặc biệt hấp dẫn trong môi trường doanh nghiệp truyền thống Trong khi Office đã là tiêu chuẩn trong nhiều năm.

Teams đóng vai trò là trung tâm điều phối các cuộc trò chuyện và tập tin liên quan đến từng nhóm hoặc kênh, trong khi tài liệu được quản lý bằng các phiên bản Word, Excel hoặc PowerPoint dựa trên nền tảng đám mây. Khả năng tích hợp nội bộ mạnh mẽ, và lớp bảo mật cũng như quản trị rất hoàn thiện—một yếu tố quan trọng đối với các tổ chức lớn hoặc các tổ chức chịu sự quản lý chặt chẽ.

Hội nghị và họp trực tuyến: khi việc gặp mặt trực tiếp vẫn cần thiết

Dù giao tiếp bằng văn bản có tốt đến đâu, vẫn có những lúc... Một cuộc họp video có thể giải quyết trong 20 phút những việc mà nếu trao đổi qua email sẽ mất đến vài ngày.Đó là lý do tại sao các công cụ hội nghị truyền hình ra đời, và trong nhiều trường hợp, chúng được tích hợp với các nền tảng khác.

Zoom, Teams, Meet, Skype và RingCentral

Zoom đã trở thành từ đồng nghĩa với hội nghị truyền hình. Ứng dụng này cung cấp các cuộc họp cho tối đa 100 người tham gia trong gói miễn phí (có giới hạn thời gian), chia sẻ màn hình, hình nền ảo, phòng họp nhóm nhỏ, bảng trắng kỹ thuật số, video clip và nhiều tính năng khác. Tính năng AI (tóm tắt, gọi tự động, v.v.). Nó rất lý tưởng cho các cuộc họp hợp tác, hội thảo trực tuyến và đào tạo.

Microsoft Teams và Google Meet đáp ứng những nhu cầu tương tự trong hệ sinh thái riêng của chúng. Teams tỏa sáng khi được sử dụng như một phần của Microsoft 365, với các cuộc họp được liên kết trực tiếp với các kênh và tài liệu; Meet nổi bật nhờ... sự đơn giản và tốc độ Khởi động cuộc gọi video từ liên kết Lịch hoặc email.

Mặc dù đã mất đi phần nào sự phổ biến, Skype vẫn rất hữu ích cho... cuộc gọi thoại và videoĐặc biệt là các cuộc gọi quốc tế, với các tùy chọn số điện thoại riêng và cuộc gọi đến các đường dây điện thoại.

Ngược lại, RingCentral cung cấp một giải pháp truyền thông doanh nghiệp toàn diện hơn: nó kết hợp điện thoại, hội nghị video, nhắn tin nội bộ và trung tâm liên lạc đa kênh để chăm sóc khách hàng. Đây là một lựa chọn hấp dẫn nếu bạn muốn... Tập trung hóa cả hoạt động giao tiếp nội bộ và bên ngoài với khách hàng..

Các công cụ để lập tài liệu và cơ sở kiến ​​thức

Ngoài việc trò chuyện, họp mặt và quản lý công việc, các nhóm cần một nơi để... lưu giữ những gì họ đã học được.Các quy trình, chính sách, hướng dẫn, biên bản cuộc họp, thông số kỹ thuật, các quyết định quan trọng. Đó là nơi mà các công cụ như Notion hoặc Slite phát huy tác dụng.

Ví dụ, Slite cho phép bạn tạo các kênh và tài liệu cộng tác để xây dựng wiki nội bộ, sổ tay nhân viên, quy trình tuyển dụng hoặc tài liệu dự án. Nó được thiết kế cho giao tiếp bất đồng bộ được tổ chức tốtVới công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, các mẫu biểu và giao diện rất đơn giản, nó giúp toàn bộ công ty dễ dàng hình thành thói quen lập tài liệu.

Notion đảm nhiệm vai trò tương tự, nhưng với phạm vi khả năng rộng hơn nhờ vào cơ sở dữ liệu và cấu trúc cực kỳ linh hoạt của nó. Trong cả hai trường hợp, ý tưởng đều là: Thông tin không bị mất trong cuộc trò chuyện. và trở thành kiến ​​thức có thể tái sử dụng.

Cách chọn nền tảng giao tiếp nhóm an toàn phù hợp

Với quá nhiều lựa chọn, rủi ro là bạn sẽ vội vàng chọn công cụ "thời thượng" và cuối cùng lại nhận được một giải pháp không hiệu quả. Điều đó không phù hợp với văn hóa hoặc nhu cầu. từ công ty của bạn. Để thu hẹp phạm vi lựa chọn, bạn nên trả lời một số câu hỏi quan trọng.

Đầu tiên: bạn muốn giải quyết vấn đề gì? Có lẽ khó khăn chính của bạn là... quá nhiều cuộc họp vô bổNhững chuỗi email bất tận, thiếu thông tin về tiến độ dự án, tài liệu lộn xộn trong vô số thư mục, hoặc không thể cộng tác hiệu quả với các bộ phận khác. Ưu tiên của bạn sẽ quyết định loại công cụ phù hợp.

Tiếp theo, hãy phân tích quy trình làm việc của bạn: Có những quy trình phức tạp nào có thể được đơn giản hóa bằng tự động hóa? Bạn có phụ thuộc nhiều vào sự phê duyệt từ nhiều bộ phận không? Nhóm của bạn có hoạt động trên phạm vi toàn cầu và ở các múi giờ khác nhau, đòi hỏi nhiều giao tiếp không đồng bộ? Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn tìm ra nền tảng phù hợp. tự động hóa, quản lý dự án nâng cao hoặc phương pháp tiếp cận bất đồng bộ.

Đừng quên kiểm tra xem bạn đã sử dụng những công cụ nào rồi. Điều quan trọng là giải pháp mới phải tích hợp tốt với các công cụ hiện có của bạn. ứng dụng quan trọng (email, lịch, CRM, quản lý dự án, lưu trữ tệp). Càng nhiều chức năng trên một nền tảng duy nhất, bạn càng tiết kiệm được thời gian chuyển đổi giữa chúng.

Một khía cạnh quan trọng khác là việc áp dụng: công cụ tốt nhất trên thế giới. Nó vô dụng nếu cả đội không sử dụng.Nó cần dễ cài đặt, trực quan cho người dùng không chuyên về kỹ thuật và có nhiều tùy chọn trên thiết bị di động. Ngoài ra, hãy kiểm tra mô hình bảo mật, quyền truy cập, mã hóa và quản lý khách, đặc biệt nếu bạn xử lý thông tin nhạy cảm.

Cuối cùng, hãy so sánh chi phí một cách khôn ngoan. Gói miễn phí hào phóng (như của Pumble hoặc Chanty) có thể lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các công ty khởi nghiệp, trong khi các công ty lớn có thể thích đầu tư vào các bộ phần mềm toàn diện hơn như Asana Enterprise, Microsoft 365 hoặc Google Workspace với tất cả các lớp bảo mật và quản lý của chúng.

Việc lựa chọn một nền tảng giao tiếp nhóm an toàn cuối cùng là quyết định về cách bạn muốn nhân viên của mình làm việc: tập trung hơn vào giao tiếp thời gian thực hay giao tiếp không đồng bộ, với nhiều cuộc họp hay nhiều tài liệu hơn, với một vài công cụ rất mạnh mẽ hay với một số công cụ chuyên dụng nhưng được tích hợp tốt. Khi bạn điều chỉnh lựa chọn đó phù hợp với văn hóa công ty, bạn đảm bảo rằng công nghệ không còn là trở ngại mà trở thành đồng minh thầm lặng giúp các dự án tiến triển nhanh hơn, giữ cho thông tin luôn sẵn có và cho phép sự hợp tác diễn ra suôn sẻ.