- Có nhiều phương án khác nhau để quản lý tài liệu bằng cổng USB, thẻ nhớ và dịch vụ đám mây.
- Các thiết bị di động hiện nay cho phép in và quét trực tiếp bằng các ứng dụng chính thức hoặc chức năng camera tích hợp sẵn.
- Khả năng tương thích phụ thuộc hoàn toàn vào phần cứng của máy in, trong đó các thiết bị đa chức năng là linh hoạt nhất cho các tác vụ này.
Ngày nay, nhiều người nghĩ rằng việc in tài liệu hoặc số hóa hợp đồng đòi hỏi phải bật máy tính và chờ hệ thống khởi động. Tuy nhiên, thực tế là chúng ta phụ thuộc rất nhiều vào máy tính cá nhân mà không nhận ra rằng công nghệ đã tiến bộ đủ để bỏ qua bước tốn thời gian này, cho phép chúng ta quản lý mọi thứ chỉ bằng lòng bàn tay hoặc các phụ kiện đơn giản.
Cho dù là vì bạn không có máy tính ở nhà, vì bạn quá lười bật máy chỉ để in vé máy bay, hay vì bạn đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả hơn tại văn phòng , đều có nhiều cách để thực hiện điều này. Từ việc sử dụng thiết bị lưu trữ ngoài đến sức mạnh của điện thoại thông minh, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu tất cả các cách để tận dụng tối đa máy in đa chức năng mà không cần dùng đến bàn phím.
In ấn và quét bằng cách sử dụng bộ nhớ vật lý
Không phải tất cả các máy in đều giống nhau, nhưng nhiều mẫu máy tầm trung và cao cấp, chẳng hạn như một số máy in Brother hoặc Toshiba, đều có cổng kết nối trực tiếp. In qua USB là một trong những lựa chọn thiết thực nhất; chỉ cần cắm ổ USB chứa tệp (thường ở định dạng PDF, JPG hoặc TIFF) và chọn tài liệu từ màn hình của máy in.
Tương tự, một số thiết bị ngoại vi cũng có khe cắm thẻ nhớ . Quá trình này rất trực quan: bạn cắm thẻ, chọn nội dung muốn in và điều chỉnh tùy chọn màu sắc hoặc sao chép mà không cần bất kỳ thao tác trung gian nào. Ví dụ, đối với máy in đa chức năng Toshiba, cổng USB không chỉ cho phép in mà còn quét tài liệu trực tiếp vào thẻ nhớ, điều này rất hữu ích nếu máy tính đột nhiên ngừng hoạt động vào thời điểm tồi tệ nhất.
Điện thoại di động như một trung tâm điều khiển
Nếu bạn sở hữu một chiếc điện thoại thông minh hiện đại, về cơ bản bạn đang có một chiếc máy tính trong túi. Hầu hết các máy in hiện nay đều kết nối với cùng mạng Wi-Fi với điện thoại của bạn, cho phép dịch vụ in ấn tích hợp sẵn của Android tự động phát hiện máy in. Chỉ cần mở tệp, chạm vào ba dấu chấm và kết nối điện thoại của bạn với máy in để in.
Đối với người dùng Samsung Galaxy, trải nghiệm thậm chí còn mượt mà hơn nhờ giao diện One UI, tích hợp máy quét tài liệu vào camera . Không cần cài đặt bất cứ thứ gì bất thường; camera sẽ tự động nhận diện các cạnh giấy, điều chỉnh phối cảnh và cho ra bản PDF sắc nét, rõ ràng. Nếu bạn muốn sử dụng khay quét của máy in thay vì camera điện thoại, tốt nhất nên tải xuống ứng dụng chính thức của nhà sản xuất (như HP Smart hoặc iPrint&Scan của Brother), cho phép bạn điều chỉnh độ phân giải và bảo trì đầu in.
Kết nối không dây tiên tiến và điện toán đám mây
Khi không có bộ định tuyến Wi-Fi, Wi-Fi Direct hoặc NFC sẽ phát huy tác dụng . Các công nghệ này cho phép điện thoại và máy in của bạn giao tiếp trực tiếp, loại bỏ nhu cầu về mạng cục bộ. Với NFC, chỉ cần đưa thiết bị của bạn đến gần máy in là kết nối được thiết lập ngay lập tức.
Mặt khác, chúng ta có in ấn đám mây . Một số máy in đa chức năng có màn hình cảm ứng cho phép bạn truy cập trực tiếp vào các dịch vụ như Google Drive, Dropbox hoặc OneDrive. Bạn tải tệp lên đám mây từ bất cứ đâu và sau đó in trực tiếp từ máy in , mà không cần tài liệu phải đi qua bất kỳ máy tính vật lý nào trong quá trình này.
Hướng dẫn quét chi tiết theo thương hiệu
Mặc dù chúng ta muốn tránh sử dụng máy tính cá nhân, đôi khi việc biết cách cấu hình chức năng quét để đạt hiệu quả cao là rất cần thiết. Trong hệ sinh thái của HP, sử dụng HP Smart là điều thiết yếu , mặc dù hãng thường yêu cầu tạo tài khoản để truy cập tất cả các tính năng. Nếu bạn muốn tránh điều này, có những phần mềm thay thế khác, mặc dù bạn có thể mất một số tính năng tối ưu hóa.
Đối với Epson, công cụ chính là Epson Scan . Để quét, bạn đặt tài liệu úp xuống và sử dụng chế độ xem trước để điều chỉnh vùng cần quét. Một chi tiết quan trọng là nút quét vật lý của Epson thường hoạt động hoàn hảo trên Windows, nhưng không tương thích với macOS , nơi bạn phải khởi động quá trình quét từ phần mềm.
Đối với người dùng Canon, ứng dụng IJ Scan Utility là công cụ được ưa chuộng nhất. Nó cho phép bạn chọn các chế độ như "Tự động", "Tài liệu" hoặc "Ảnh", điều chỉnh độ phân giải theo nhu cầu. Mặt khác, Brother sử dụng ControlCenter , một phần mềm rất mạnh mẽ để tạo PDF và cho phép bạn điều chỉnh độ sáng và độ tương phản trước khi lưu tệp.
Mẹo quét hai mặt
Nếu bạn cần quét tài liệu hai mặt và máy in của bạn không phải là loại cao cấp, bạn sẽ phải thực hiện thủ công . Điều này bao gồm quét mặt đầu tiên, lưu tệp, lật giấy lại và lặp lại quy trình, sau đó kết hợp các hình ảnh trong trình chỉnh sửa PDF như Adobe Acrobat.
Nếu bạn may mắn sở hữu một máy in có chức năng in hai mặt , quá trình này sẽ diễn ra tự động. Bạn chỉ cần đặt chồng giấy vào khay nạp giấy phía trên, và máy sẽ tự động lật trang và quét cả hai mặt mà bạn không cần phải động tay vào, tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Từ việc sử dụng ổ USB đơn giản và sự kỳ diệu của Wi-Fi Direct, đến việc tận dụng các ứng dụng chính thức và khả năng chụp ảnh của điện thoại di động, việc quản lý tài liệu mà không cần đến máy tính để bàn hay máy tính xách tay giờ đây hoàn toàn khả thi. Chìa khóa là xem xét thông số kỹ thuật của thiết bị và tận dụng các công cụ kết nối di động để làm cho quá trình này trở nên năng động và đơn giản hơn.
