- Những điểm khác biệt chính giữa chữ ký điện tử đơn giản, nâng cao và đạt tiêu chuẩn theo quy định eIDAS.
- Sự khác biệt về mặt vận hành giữa các công cụ ký kết hợp đồng một lần và các hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng (CLM).
- Các tiêu chí thiết yếu để lựa chọn nhà cung cấp chữ ký điện tử dựa trên tính hợp pháp, khả năng tích hợp và hỗ trợ kỹ thuật.
- Tác động của Trí tuệ Nhân tạo đến tự động hóa quản lý rủi ro và trích xuất dữ liệu hợp đồng.
Ngày nay, việc quản lý giấy tờ và hợp đồng thủ công, nói thẳng ra, là sự lãng phí thời gian và nguồn lực mà không công ty nào có thể chấp nhận nếu muốn duy trì khả năng cạnh tranh. Chuyển đổi số không còn chỉ là một lựa chọn; đó là động lực cho phép các freelancer và các công ty thuộc mọi quy mô tinh giản quy trình hoạt động và loại bỏ sự hỗn loạn của các tủ hồ sơ vật lý.
Cho dù bạn cần một nhân viên mới ký hợp đồng từ nhà hay một khách hàng cần chốt giao dịch trong vài giây, công nghệ phù hợp là chìa khóa. Điều đó không chỉ đơn thuần là thêm chữ ký điện tử, mà còn phải đảm bảo mọi thứ đều hợp pháp và quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ nhất có thể để tránh tắc nghẽn hành chính.
Tìm hiểu về chữ ký điện tử: Các cấp độ và tính hợp pháp
Để tránh mắc sai lầm khi lựa chọn, điều đầu tiên cần biết là không phải tất cả chữ ký số đều giống nhau. Tại Tây Ban Nha và phần còn lại của châu Âu, Quy định (EU) số 910/2014 (gọi tắt là eIDAS) đặt ra tiêu chuẩn bằng cách thiết lập ba cấp độ bảo mật:
- Chữ ký đơn giản: Đây là lựa chọn nhanh nhất và nhẹ nhất. Nó thường được sử dụng cho những việc đơn giản, như phê duyệt ngân sách hoặc xác nhận thông tin. Vấn đề là, vì nó không xác định danh tính người dùng một cách nghiêm ngặt, Hiệu lực pháp lý của nó bị hạn chế. trong các thủ tục pháp lý phức tạp.
- Chữ ký nâng cao: Ở đây, chúng ta đưa mọi thứ lên một tầm cao mới. Hệ thống này cho phép bạn liên kết duy nhất chữ ký với người ký, bằng các phương pháp như mã OTP được gửi qua SMS hoặc sinh trắc học. Đây là công cụ lý tưởng cho... hợp đồng thương mại và thỏa thuận lao động Hằng ngày.
- Chữ ký hợp lệ: Đây là lựa chọn cao cấp nhất. Nó yêu cầu chứng chỉ kỹ thuật số do cơ quan có thẩm quyền cấp và có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký viết tay trước công chứng viên. Việc này là bắt buộc đối với các thủ tục với Cơ quan Hành chính Nhà nước hoặc các tài liệu có giá trị pháp lý rất cao.
Chữ ký số hay quản lý vòng đời khách hàng (CLM)? Chúng không giống nhau.
Nhiều người nhầm lẫn công cụ chữ ký điện tử với hệ thống quản lý hợp đồng, nhưng sự khác biệt là rất lớn. Nền tảng chữ ký điện tử tập trung vào bước cuối cùng: đảm bảo tài liệu được ký kết một cách an toàn và nhanh chóng. Nó hoàn hảo cho bất kỳ ai muốn đơn giản hóa quá trình hoàn tất giao dịch mà không gặp phải những rắc rối không cần thiết.
Mặt khác, hệ thống Quản lý Vòng đời Hợp đồng (CLM) là một hệ sinh thái hoàn chỉnh. Nó không chỉ dùng để ký kết hợp đồng; nó quản lý toàn bộ quá trình của hợp đồng: từ việc soạn thảo điều khoản đầu tiên và đàm phán văn bản đến việc lưu trữ hoặc gia hạn hợp đồng. Hệ thống CLM cung cấp một kho lưu trữ tập trung và an toàn , ngăn ngừa việc hợp đồng bị thất lạc trong email hoặc thư mục chia sẻ.
Bước nhảy vọt về chất lượng nhờ Trí tuệ nhân tạo
Các hệ thống quản lý hợp đồng hiện đại nhất đã tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) để giảm bớt gánh nặng công việc cho người dùng. Giờ đây, việc trích xuất dữ liệu tự động , xác định ngày hết hạn hoặc tên các bên có thể được thực hiện mà không cần phải đọc thủ công từng trang. Hơn nữa, AI có thể phân tích rủi ro bằng cách phát hiện các điều khoản có vấn đề hoặc mơ hồ có thể gây hại cho công ty trong tương lai.
Công nghệ này cũng giúp đề xuất cách diễn đạt dựa trên lịch sử các cuộc đàm phán thành công và tạo ra các cảnh báo tự động để không bỏ sót bất kỳ lần gia hạn hợp đồng nào , loại bỏ lỗi do con người gây ra.
Phân tích các công cụ nổi bật nhất trên thị trường
Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm, có rất nhiều lựa chọn phù hợp với mọi ngân sách và nhu cầu. Đối với những người tìm kiếm một tiêu chuẩn toàn cầu, DocuSign là chuẩn mực về độ ổn định và khả năng tích hợp, mặc dù việc cấu hình có thể phức tạp hơn. Nếu bạn ưu tiên các giải pháp có hỗ trợ tại địa phương và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của châu Âu, Signaturit và Viafirma là những lựa chọn an toàn, trong đó Signaturit nổi bật về khả năng mở rộng và Viafirma nổi bật về khả năng tùy chỉnh trên máy chủ riêng của mình.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một công cụ trực quan và dễ sử dụng, Yousign và Firmafy cung cấp giao diện sạch sẽ và giá cả cạnh tranh. Mặt khác, nếu số lượng chữ ký rất ít và bạn chỉ cần quản lý các tệp PDF không thường xuyên, iLovePDF là một lựa chọn tiết kiệm chi phí, mặc dù nó thiếu các khả năng kiểm toán toàn diện. Cuối cùng, các công cụ như PandaDoc hoặc Dropbox Sign là lý tưởng nếu bạn cần tích hợp việc ký kết với việc quản lý đề xuất kinh doanh hoặc lưu trữ đám mây.
Những yếu tố quan trọng để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp
Trước khi giao tiền, điều quan trọng là phải xác minh nhà cung cấp là Nhà cung cấp Dịch vụ Tin cậy Đủ điều kiện (QTSP) , vì điều này đảm bảo chữ ký được xác thực bởi bên thứ ba đáng tin cậy. Điều quan trọng nữa là phần mềm phải tích hợp với các công cụ hiện có của bạn, chẳng hạn như CRM hoặc ERP, để đảm bảo quy trình làm việc liền mạch.
Đừng bỏ qua yếu tố dễ sử dụng; nếu khách hàng gặp khó khăn khi ký, quy trình sẽ chậm lại. Cũng cần xem xét mô hình định giá : một số tính phí theo gói đăng ký hàng tháng, số khác tính phí theo từng tài liệu được ký, phương án này tiết kiệm chi phí hơn nhiều nếu bạn ký không thường xuyên. Cuối cùng, hãy đảm bảo có hỗ trợ kỹ thuật bằng tiếng Tây Ban Nha để giải quyết mọi vấn đề mà không gặp rào cản ngôn ngữ.
Ứng dụng trong môi trường kinh doanh
Việc ứng dụng các công nghệ này tác động đến nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong lĩnh vực Nhân sự, nó cho phép số hóa toàn bộ vòng đời của nhân viên, từ thư mời làm việc đến khi thanh toán cuối cùng , loại bỏ việc đi lại không cần thiết. Trong lĩnh vực bán hàng, nó giúp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự bằng cách chốt giao dịch chỉ trong vài phút. Ngay cả trong quản lý nhà cung cấp, nó cũng tối ưu hóa chuỗi cung ứng và mua sắm bằng cách đơn giản hóa các quy trình phê duyệt nội bộ giữa các bộ phận.
Ngoài ra còn có các lựa chọn miễn phí như AutoFirma, được cơ quan hành chính nhà nước quảng bá, rất hữu ích cho người dân và doanh nghiệp trong các thủ tục chính thức. Tuy nhiên, đối với môi trường doanh nghiệp chuyên nghiệp, các nền tảng chuyên dụng cung cấp khả năng theo dõi thời gian thực và kiểm soát kiểm toán mà các công cụ cơ bản không thể cung cấp.
Số hóa quản lý hợp đồng cho phép các doanh nghiệp chuyển từ mô hình chậm chạp, dựa trên giấy tờ sang một hệ thống nơi tính pháp lý và hiệu quả song hành cùng nhau. Bằng cách lựa chọn giữa chữ ký đơn giản hoặc hệ thống quản lý hợp đồng tiên tiến được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, các công ty có thể giảm chi phí hoạt động, tự bảo vệ mình về mặt pháp lý và cải thiện đáng kể trải nghiệm cho khách hàng và nhân viên thông qua quy trình làm việc tự động, liền mạch.
