- Số hóa hồ sơ giờ làm việc là nghĩa vụ pháp lý ở Tây Ban Nha, giúp tránh bị phạt và tối ưu hóa tính minh bạch trong lao động.
- Các giải pháp điện toán đám mây vượt trội hơn hẳn Excel nhờ khả năng tự động hóa, định vị địa lý và bảo mật dữ liệu.
- Hiện có rất nhiều công cụ khác nhau, từ các công cụ theo dõi thời gian và chấm công cơ bản đến các bộ phần mềm quản lý nhân sự toàn diện tích hợp trí tuệ nhân tạo.
Việc theo dõi giờ làm việc của từng nhân viên không còn là vấn đề thiện chí hay việc giữ một cuốn sổ trên bàn làm việc nữa; nó đã trở thành một yêu cầu pháp lý không thể tránh khỏi đối với bất kỳ công ty nào hoạt động tại Tây Ban Nha. Kể từ khi Nghị định Hoàng gia số 8/2019 mang tính bước ngoặt được ban hành, việc ghi chép giờ làm việc hàng ngày là bắt buộc, và mặc dù một số người có thể cố gắng tiếp tục sử dụng giấy tờ, thực tế là thế giới đã chuyển sang môi trường kỹ thuật số để tránh những rắc rối không mong muốn với Thanh tra Lao động.
Thực tế là, việc chuyển từ theo dõi thời gian thủ công sang phần mềm dựa trên điện toán đám mây giống như nâng cấp từ điện thoại cũ lên điện thoại thông minh; bạn không chỉ có được sự tiện lợi mà còn tối ưu hóa hiệu quả làm việc của toàn bộ nhóm. Cho dù nhân viên của bạn đang ở văn phòng, làm việc tại nhà hay đang đi công tác, những công cụ này giúp việc chấm công vào và ra nhanh chóng, minh bạch và trên hết là đáng tin cậy cho cả hai bên.
Tại sao nên loại bỏ Excel và chuyển sang điện toán đám mây?
Nhiều doanh nghiệp vẫn còn sử dụng bảng tính Excel, nhưng hãy thành thật mà nói: Excel là một "bãi mìn" khi nói đến việc theo dõi thời gian. Nó không cung cấp khả năng truy vết , rất dễ vô tình xóa dữ liệu và không đáp ứng được Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) nếu các tệp được chia sẻ qua email. Ngược lại, một hệ thống dựa trên điện toán đám mây tập trung mọi thứ trong thời gian thực và đảm bảo dữ liệu được lưu trữ trong bốn năm theo yêu cầu của pháp luật.
Sự khác biệt về bảo mật là rất lớn. Trong khi bất kỳ ai cũng có thể làm hỏng dữ liệu trên một bảng tính dùng chung, các chương trình hiện đại sử dụng mã hóa dữ liệu và máy chủ bảo mật, thường được đặt tại EU. Hơn nữa, không còn phải cộng giờ thủ công hoặc vật lộn với các công thức không đáng tin cậy; hệ thống tính toán thời gian nghỉ giải lao, vắng mặt và làm thêm giờ chỉ trong nháy mắt.
Những lợi ích chính của quản lý thời gian kỹ thuật số
- Tổng số di chuyển: Nhờ các ứng dụng và cổng thông tin web, nhân viên có thể chấm công vào và ra khỏi phòng từ điện thoại di động hoặc máy tính bảng của họ. Một số hệ thống bao gồm... vị trí địa lý tùy chọnThích hợp cho nhân viên bán hàng hoặc kỹ thuật viên làm việc tại hiện trường.
- Tạm biệt những sai sót của con người: Bằng cách tự động hóa các báo cáo, đội ngũ nhân sự giảm bớt đáng kể gánh nặng hành chính, từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc. xuất dữ liệu bảng lương.
- Sự tin cậy và minh bạch: Khi nhân viên có thể xem giờ làm việc và thời gian nghỉ phép của mình trên bảng điều khiển cá nhân, các cuộc tranh cãi sẽ chấm dứt và một [không rõ - có thể là "môi trường làm việc tốt hơn"] được tạo ra. môi trường làm việc được cải thiện Dựa trên sự rõ ràng.
- Quản lý toàn diện: Việc chấm công không chỉ đơn thuần là ghi giờ vào và ra. Những công cụ tốt nhất cho phép bạn quản lý ca làm việc, yêu cầu nghỉ phép và lưu trữ dữ liệu. giấy tờ việc làm Ví dụ như các hợp đồng được tập trung tại một nơi.
Để dễ hình dung, hãy tưởng tượng một công ty tư vấn quản lý 30 khách hàng bằng cách sử dụng các bảng tính Excel dùng chung. Họ đã lãng phí hàng giờ để xem xét email và sửa lỗi trùng lặp. Bằng cách chuyển sang một nền tảng được thiết kế cho môi trường doanh nghiệp , họ đã có thể tập trung tất cả khách hàng của mình trên một bảng điều khiển duy nhất, tiết kiệm hơn 15 giờ làm việc tẻ nhạt mỗi tuần.
Phân tích các công cụ tốt nhất trên thị trường
Có vô số lựa chọn và phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của bạn. Nếu bạn muốn một công cụ miễn phí và mạnh mẽ để bắt đầu, Jibble hoặc Clockify là những lựa chọn rất tốt, đặc biệt là đối với những người cần độ chính xác cao cho các dự án và khách hàng mà không muốn tốn một xu nào ban đầu.
Nếu bạn đang tìm kiếm một bộ phần mềm quản lý nhân sự toàn diện, trong đó theo dõi thời gian chỉ là một phần nhỏ, thì Bizneo HR, Factorial và Personio là những lựa chọn hàng đầu. Các nền tảng này cho phép bạn mở rộng quy mô theo sự phát triển của công ty, tích hợp mọi thứ từ tuyển dụng đến quản lý hiệu suất , mặc dù chúng thường có giá cao hơn.
Đối với những ai ưu tiên tuân thủ pháp luật Tây Ban Nha và sự đơn giản, có một số lựa chọn rất thú vị: Kronjop nổi bật với khả năng hỗ trợ kiểm toán, trong khi Bixpe cung cấp gói miễn phí rất toàn diện. Mặt khác, JornAda đang tạo nên tiếng vang bằng cách tích hợp trí tuệ nhân tạo để tự động tạo ca làm việc và quản lý bảng lương từ tệp PDF, tất cả với mức giá rất cạnh tranh cho mỗi gói giấy phép.
Các giải pháp nổi bật khác tùy thuộc vào nhu cầu.
Hiện có những công cụ rất chuyên biệt. Ví dụ, Sage Time Control hoặc a3 Time Management được thiết kế cho những người đã sử dụng hệ sinh thái phần mềm doanh nghiệp của họ, cho phép tích hợp trực tiếp với hệ thống tính lương . Đối với các tổ chức lớn hơn hoặc các tập đoàn quốc tế, Workday hoặc Cezanne HR cung cấp khả năng quản lý nguồn nhân lực sâu rộng và phức tạp hơn nhiều.
Cũng có những người thích sử dụng phần cứng hơn. Control Presencial kết hợp điện toán đám mây với hệ thống kiểm soát truy cập sinh trắc học , rất mạnh mẽ nhưng kém linh hoạt hơn so với ứng dụng di động. Về mặt đơn giản và tốc độ, Sesame HR hoặc Ejornada cho phép bạn quản lý các hoạt động hàng ngày chỉ với vài cú nhấp chuột, lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ không muốn làm phức tạp mọi thứ.
Mẹo để tránh sai lầm khi chọn phần mềm
Đừng mua chỉ vì muốn mua. Bước đầu tiên là phân tích xem bạn cần một chương trình quản lý thời gian chuyên dụng hay một nền tảng nhân sự toàn diện . Nếu bạn đã có một hệ thống quản lý, bạn có thể chỉ cần một tiện ích bổ sung đơn giản. Điều quan trọng nữa là phải xem xét quy mô lực lượng lao động của bạn; quản lý 5 người rất khác so với quản lý 500 người, và khả năng mở rộng của phần mềm sẽ là chìa khóa để tránh phải chuyển đổi công cụ trong vòng hai năm.
Hãy lập danh sách những tính năng "cần thiết". Bạn có cần chấm công bằng mã QR, mã PIN hay nhận diện khuôn mặt không? Việc tích hợp với hệ thống kế toán có quan trọng không ? Sau khi xác định được những điều này, hãy xem xét ngân sách. Các gói dịch vụ bắt đầu chỉ từ 2 hoặc 3 euro mỗi nhân viên mỗi tháng, đây là một khoản đầu tư tối thiểu so với khoản tiền phạt tiềm tàng mà bạn có thể phải đối mặt trong một cuộc kiểm tra nếu hồ sơ của bạn không hợp lệ.
Số hóa thời gian làm việc là cách thông minh nhất để chuyên nghiệp hóa mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động. Bằng cách thay thế các phương pháp lỗi thời bằng hệ thống dựa trên điện toán đám mây, các tổ chức không chỉ tự bảo vệ mình về mặt pháp lý mà còn đạt được năng suất và sự thoải mái cao hơn. Từ các tùy chọn miễn phí và nhẹ nhàng đến các bộ phần mềm được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, luôn có một công cụ có khả năng biến sự hỗn loạn của bảng tính thành một quy trình làm việc tự động, an toàn và hoàn toàn minh bạch.
