- Khả năng tự động hóa việc xác thực trên nhiều nền tảng khác nhau như SharePoint, Teams, OneDrive và Dynamics 365.
- Phân biệt giữa quy trình phê duyệt tuần tự và song song dựa trên nhu cầu đạt được sự đồng thuận trong kinh doanh.
- Quản lý yêu cầu dài hạn bằng Dataverse và hỗ trợ xác thực người dùng bên ngoài.
Ngày nay, việc quản lý thủ tục hành chính nội bộ công ty có thể là một vấn đề nan giải nếu không có công cụ phù hợp. Tin tốt là việc tích hợp hệ sinh thái Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp cho phép tự động hóa quy trình trở thành động lực giúp đơn giản hóa mọi thủ tục, từ yêu cầu nghỉ phép đơn giản đến việc phê duyệt ngân sách phức tạp.
Nếu bạn đang tìm cách tối ưu hóa quy trình xem xét nội dung hoặc phê duyệt tài liệu, Power Automate là giải pháp lý tưởng. Nhờ khả năng kết nối nhiều ứng dụng khác nhau, nó loại bỏ các điểm nghẽn và đảm bảo mọi yêu cầu đều đến đúng người vào đúng thời điểm, mà không bị thất lạc bất cứ điều gì trên đường đi.
Làm chủ Power Automate để quản lý phê duyệt
Để triển khai hệ thống xác thực, công cụ quan trọng là thao tác có tên "Phê duyệt – Bắt đầu và chờ phê duyệt" . Chức năng này cực kỳ linh hoạt, vì nó cho phép bạn quản lý quy trình làm việc trên nhiều dịch vụ khác nhau, bao gồm SharePoint, OneDrive for Business, Microsoft Dynamics 365 , Salesforce, WordPress và Zendesk.
Trên thực tế, điều này có nghĩa là bạn có thể thiết lập quy trình làm việc để phê duyệt hóa đơn hoặc báo giá bán hàng, hoặc tập trung vào các quy trình hành chính như quản lý làm thêm giờ và sắp xếp chuyến đi. Điều tuyệt vời nhất là người ra quyết định không cần phải đăng nhập vào nền tảng; họ có thể phê duyệt trực tiếp từ email , ứng dụng Power Automate hoặc trung tâm phê duyệt chuyên dụng.
Hướng dẫn thiết lập quy trình phê duyệt từng bước một
Hãy tưởng tượng chúng ta muốn tự động hóa quy trình yêu cầu nghỉ phép bằng cách sử dụng SharePoint Online làm công cụ chính. Để làm được điều này, trước tiên chúng ta cần tạo một danh sách cụ thể với các cột dành cho tên nhân viên, ngày bắt đầu và kết thúc, ghi chú và một trường Có/Không để cho biết yêu cầu đã được phê duyệt hay chưa.
Sau khi danh sách được chuẩn bị xong, chúng ta sẽ vào Power Automate và tạo một luồng tự động trên đám mây . Sự kiện kích hoạt nên là sự kiện "Khi tạo một mục" trong SharePoint. Từ đây, luồng sẽ tuân theo một trình tự logic: nó phát hiện mục nhập mới, gửi đến trung tâm phê duyệt và gửi thông báo qua email cho người quản lý chịu trách nhiệm.
Quá trình không kết thúc ở đó. Tùy thuộc vào phản hồi, hệ thống sẽ thông báo cho người yêu cầu về quyết định và tự động cập nhật danh sách SharePoint với phán quyết cuối cùng và nhận xét của quản trị viên. Để đảm bảo quy trình làm việc liền mạch, nên thêm hành động hồ sơ thu thập thông tin người dùng và cá nhân hóa yêu cầu.
Các loại luồng và logic nghiệp vụ nâng cao
Không phải tất cả các quy trình đều giống nhau, và đây là lúc logic nghiệp vụ phát huy tác dụng. Một mặt, chúng ta có quy trình phê duyệt tuần tự , trong đó yêu cầu phải được người xem xét đầu tiên thông qua trước khi chuyển sang người tiếp theo. Nếu mắt xích đầu tiên trong chuỗi từ chối yêu cầu, quy trình sẽ dừng lại đột ngột và không đến được các mắt xích tiếp theo.
Mặt khác, có phương pháp phê duyệt song song . Trong trường hợp này, yêu cầu được gửi đồng thời đến nhiều bên có trách nhiệm. Mặc dù nhanh hơn, quy trình chỉ hoàn tất khi tất cả người phê duyệt đã phản hồi , đảm bảo sự đồng thuận hoàn toàn trước khi tiếp tục.
Các loại cấu trúc này rất quan trọng để kiểm soát dữ liệu chính trọng yếu , chẳng hạn như thay đổi tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp, hạn mức tín dụng của khách hàng hoặc điều chỉnh giá bán. Chúng cũng lý tưởng để quản lý quyền truy cập của người dùng mới hoặc xác thực các bút toán tài chính trước khi hạch toán cuối cùng.
Giải quyết các vấn đề thường gặp và các trường hợp đặc biệt
Đôi khi, quy trình làm việc có thể trở nên phức tạp, đặc biệt là với các tệp đính kèm. Một lỗi thường gặp là tài liệu bị hỏng khi nhận được qua email hoặc Teams . Để khắc phục điều này, điều cần thiết là đảm bảo tệp được quản lý đúng cách từ danh sách SharePoint và quyền cho phép xem mà không cần cấp quyền truy cập đầy đủ vào trang lưu trữ.
Nếu quy trình ra quyết định diễn ra chậm và có thể kéo dài hơn 30 ngày , giải pháp là lưu trữ các phê duyệt trong Microsoft Dataverse. Điều này giúp ngăn chặn quy trình làm việc bị hết hạn và cho phép logic nghiệp vụ tiếp tục hoạt động ngay cả sau khi thời gian chờ đợi tiêu chuẩn kết thúc.
Ngoài ra, bạn có thể tương tác với người dùng được mời thông qua Microsoft Entra. Điều này rất hữu ích khi bạn cần ai đó bên ngoài tổ chức của mình xác nhận tài liệu. Chỉ cần mời người dùng và chỉ định cho họ vai trò phù hợp để họ có thể tham gia vào quy trình phê duyệt một cách liền mạch.
Đối với những người mắc lỗi khi gửi yêu cầu, Power Automate cho phép bạn hủy yêu cầu từ tab "Đã gửi" trong phần Phê duyệt, miễn là bạn đang sử dụng phiên bản V2 của hành động tạo phê duyệt.
Việc triển khai các công cụ này cho phép luồng thông tin diễn ra suôn sẻ, thay đổi cách thức xác thực nội dung và đảm bảo mọi bản ghi đều được kiểm toán và cập nhật đúng cách trong thời gian thực trong hệ sinh thái Microsoft 365.
