ONLYOFFICE: Bộ ứng dụng văn phòng hoàn chỉnh dành cho làm việc nhóm.

PCHardwarePro » Cửa sổ » ONLYOFFICE: Bộ ứng dụng văn phòng hoàn chỉnh dành cho làm việc nhóm.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế mạnh mẽ cho các bộ ứng dụng văn phòng truyền thống, đồng thời được thiết kế dành cho làm việc nhóm, ONLYOFFICE đã trở thành một trong những lựa chọn hoàn chỉnh và linh hoạt nhất trên thị trường.Nó không chỉ cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình, mà còn tích hợp các công cụ quản lý dự án, tài liệu, khách hàng và email, bao gồm hầu hết mọi thứ mà một nhóm làm việc hiện đại cần.

Trong những dòng tiếp theo, chúng ta sẽ cùng phân tích một cách cẩn thận những gì ONLYOFFICE cung cấp trong các phiên bản khác nhau của nó. Phiên bản mới ONLYOFFICE Docs 9.3 hoạt động như thế nào, ứng dụng iOS của nó mở ra những khả năng gì và nó có những ưu điểm thực sự nào so với các giải pháp văn phòng khác?Ý tưởng là, đến cuối khóa học, bạn sẽ hiểu rõ mọi thứ bạn có thể làm với nền tảng này, cho dù bạn làm việc trên đám mây hay thích làm việc cục bộ trên thiết bị của riêng mình.

ONLYOFFICE là gì và bộ ứng dụng này bao gồm những gì?

Về bản chất, ONLYOFFICE là một Bộ ứng dụng văn phòng được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác trong các công ty, nhóm và tổ chức.Khác với các công cụ khác chỉ tập trung vào chỉnh sửa tài liệu, nền tảng này tích hợp nhiều mô-đun bao quát rất nhiều nhu cầu hàng ngày.

Cốt lõi của ONLYOFFICE là các trình soạn thảo tài liệu, cho phép... Tạo và chỉnh sửa văn bản, bảng tính và bài thuyết trình. Với độ chi tiết và các tính năng tiên tiến sánh ngang với những giải pháp nổi tiếng nhất trong ngành, các trình soạn thảo này có sẵn trên nền tảng đám mây, cũng như trên ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động, cho phép bạn làm việc ở hầu hết mọi nơi.

Ngoài chức năng chỉnh sửa, ONLYOFFICE còn tích hợp hệ thống quản lý tài liệu (DMS) cho phép bạn... Sắp xếp tệp tin, kiểm soát phiên bản, quản lý quyền truy cập và chia sẻ nội dung với người dùng hoặc nhóm khác.Bằng cách này, tài liệu không bị phân tán trong các thư mục khác nhau một cách không kiểm soát, mà được tập trung và truy cập một cách có hệ thống.

Bộ phần mềm này cũng bao gồm các công cụ được thiết kế cho hoạt động hàng ngày của nhiều doanh nghiệp: các mô-đun quản lý dự ánquản lý quan hệ khách hàng (CRM) và một ứng dụng email tích hợp.Tất cả những điều này có nghĩa là bạn có thể tích hợp tất cả những chức năng mà thông thường bạn cần phải kết hợp từ nhiều ứng dụng khác nhau vào cùng một môi trường.

Một khía cạnh quan trọng của ONLYOFFICE là sự tập trung vào làm việc nhóm: cho phép chỉnh sửa thời gian thựcbình luận, theo dõi thay đổi và quyền hạn chi tiếtBằng cách này, nhiều thành viên trong nhóm có thể cùng làm việc trên một tài liệu mà không chồng chéo công việc, luôn ghi chép rõ ràng ai đã làm gì.

Các tính năng mới nổi bật của ONLYOFFICE Docs 9.3

Phiên bản ONLYOFFICE Docs 9.3 ra mắt với một loạt cải tiến được thiết kế để nâng cao hơn nữa trải nghiệm chỉnh sửa và cộng tác. Trong số những cập nhật đáng chú ý nhất là: Tính năng chỉnh sửa PDF tiên tiến hơn nhiều, các tùy chọn chữ ký mới, chế độ xem nhiều trang cho tài liệu văn bản, bổ sung Solver vào bảng tính, phát lại GIF trong bản trình bày và một số tính năng được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo..

Về phần PDF, bản cập nhật này tăng cường khả năng... Chỉnh sửa PDF và việc quản lý loại tệp này. Giờ đây, nó không chỉ đơn thuần là việc xem hoặc điền vào các biểu mẫu, mà còn là việc tương tác với nội dung một cách sâu sắc hơn., tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp nó vào quy trình làm việc tài liệu thông thường.

Các tùy chọn chữ ký mới cho phép quy trình xác thực tài liệu hiệu quả hơn: Quy trình thêm chữ ký, quản lý ai nên ký và thứ tự ký được đơn giản hóa.Điều này đặc biệt hữu ích trong các hợp đồng, thỏa thuận nội bộ hoặc các văn bản pháp lý liên quan đến nhiều người.

Chế độ xem nhiều trang cho tài liệu văn bản là một cải tiến rõ rệt đối với những người làm việc với các tệp lớn. Thay vì phải điều hướng từng trang một, Bạn có thể xem nhiều trang cùng lúc, điều này giúp việc xem xét, so sánh các phần và điều hướng trong tài liệu trở nên dễ dàng hơn nhiều.Đó là một thay đổi nhỏ nhưng tạo nên sự khác biệt lớn về sự thoải mái.

Trong lĩnh vực bảng tính, sự xuất hiện của Solver mở ra cánh cửa cho... giải quyết các vấn đề tối ưu hóa và phân tích dữ liệu phức tạpĐây là một công cụ rất hữu ích cho những người làm việc với các mô hình toán học, tài chính hoặc lập kế hoạch, nơi cần tìm ra giải pháp tối ưu nhất trong khi tuân thủ một loạt các ràng buộc.

Về phần mình, các bài thuyết trình trở nên sinh động hơn nhờ cho phép... Phát lại ảnh GIF động trong chế độ trình chiếuĐiều này giúp tạo ra nội dung trực quan, mang tính giáo dục hoặc đơn giản là thu hút hơn mà không cần phải sử dụng đến các video có dung lượng lớn.

Cuối cùng, việc tích hợp các cải tiến dựa trên trí tuệ nhân tạo cung cấp thêm các tính năng hỗ trợ trong quá trình chỉnh sửa. Từ các đề xuất theo ngữ cảnh đến các quy trình tự động giúp đơn giản hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.Những cải tiến này được thiết kế để giảm thời gian chúng ta dành cho các quy trình máy móc nhất và dành nhiều thời gian hơn cho các công việc tạo ra giá trị gia tăng.

ONLYOFFICE Documents dành cho iOS: Văn phòng của bạn trong túi

Một trong những điểm mạnh của hệ sinh thái ONLYOFFICE là ứng dụng dành cho các thiết bị Apple. ONLYOFFICE Documents cho iOS là một ứng dụng như vậy. Ứng dụng miễn phí dành cho iPhone và iPad cho phép bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bài thuyết trình, biểu mẫu và tệp PDF trực tiếp từ điện thoại di động hoặc máy tính bảng của bạn.Đảm bảo khả năng tương thích cao với các định dạng phổ biến nhất.

Ứng dụng này cho phép làm việc cục bộ, lưu các tệp trên chính thiết bị hoặc kết nối nó với các dịch vụ đám mây khác nhauTrong số các tùy chọn có sẵn, bạn có thể kể đến ONLYOFFICE DocSpace, ONLYOFFICE Workspace, Dropbox, Box, iCloud, Nextcloud, ownCloud hoặc kDrive, mang lại cho bạn sự tự do đáng kể để tích hợp nó với môi trường hiện có của mình.

Một trong những điểm khác biệt chính của nó là khả năng tương thích định dạng. ONLYOFFICE Documents for iOS Mở và chỉnh sửa các tệp Microsoft Office (DOCX, XLSX, PPTX)Các tài liệu của Apple (Pages, Numbers, Keynote), các tệp xử lý tiếng Hàn (HWP, HWPX), bản vẽ ODG, tệp Markdown, và thậm chí cả một số loại tệp đa phương tiện nhất định.Điều này giúp bạn tránh được những rắc rối khi nhận được tài liệu ở nhiều định dạng khác nhau.

Nếu bạn kết nối ứng dụng với không gian làm việc đám mây của mình, bạn có thể Cộng tác trong thời gian thực với những người dùng khác: để lại bình luận, xem xét thay đổi, truy cập lịch sử phiên bản và xác định quyền truy cập linh hoạt. Bạn có thể xem, bình luận hoặc chỉnh sửa. Bạn cũng có thể chia sẻ tệp qua liên kết với người dùng bên ngoài và quản lý đóng góp của họ bằng cách chấp nhận hoặc từ chối các sửa đổi của họ.

Một tính năng khá thú vị là khả năng Điền các biểu mẫu dựa trên vai trò trong phòng dữ liệu ảo (VDR)Điều này bổ sung thêm một lớp bảo mật và kiểm soát cho các tài liệu nhạy cảm, đồng thời vẫn duy trì sự linh hoạt trong việc thu thập thông tin hoặc chữ ký.

Các công cụ dành riêng cho ứng dụng: văn bản, bảng tính, bản trình bày và biểu mẫu

Trong ứng dụng ONLYOFFICE Documents dành cho iOS, Trình chỉnh sửa tài liệu cho phép bạn làm việc với văn bản một cách toàn diện. Bạn có thể Chèn bảng, hình dạng, hình ảnh và biểu đồ, thêm chú thích cuối trang và chú thích cuối bài, số trang và dấu ngắt đoạn....cùng với nhiều tùy chọn định dạng khác. Bằng cách này, bạn không bị giới hạn ở việc chỉnh sửa cơ bản; bạn có thể chuẩn bị các tài liệu phức tạp ngay trên thiết bị di động của mình.

Ứng dụng này cũng bao gồm các tính năng hữu ích như: Nhận dạng văn bản viết tay để tạo ghi chúỨng dụng này rất tuyệt nếu bạn thích viết tay trên iPad bằng bút cảm ứng kỹ thuật số. Bạn cũng có thể thêm chú thích và đánh dấu đồ họa vào tài liệu, rất tiện lợi để xem lại nhanh hoặc làm nổi bật những điểm quan trọng.

Về định dạng văn bản, điều đó là có thể. Điều chỉnh phông chữ, kích thước, màu sắc, kiểu chữ, thay đổi kiểu xuống dòng văn bản xung quanh hình ảnh và bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu.Tất cả những điều này được điều khiển từ một giao diện đơn giản, được thiết kế cho màn hình cảm ứng, nhưng vẫn có độ chi tiết tương tự như các công cụ trên máy tính để bàn.

Trình chỉnh sửa bảng tính trên iOS cũng khá toàn diện. Nó cho phép bạn thực hiện các thao tác thông thường như: Chọn, cắt, sao chép và dán dữ liệu, áp dụng kiểu ô, đường viền, căn chỉnh nội dung và xuống dòng văn bản trong ô.Ngoài ra, bạn có thể tự do chèn bảng, hình dạng, hình ảnh, biểu đồ và công thức.

Cũng có thể Thay đổi kích thước, di chuyển và xoay các đối tượng, cũng như sửa đổi hình dạng của các hình tự động.Để xem lại, bạn có tùy chọn thêm chú thích và vẽ tự do trực tiếp lên bảng tính, một tính năng khá hiếm gặp trong các ứng dụng di động loại này.

Việc bảo vệ dữ liệu không bị bỏ quên: điều đó là hoàn toàn có thể. Bảo vệ bảng tính bằng mật khẩu, sắp xếp và lọc thông tin, đồng thời cộng tác trực tiếp trên cùng một tệp.Điều này biến điện thoại di động hoặc máy tính bảng trở thành công cụ hoàn toàn hữu ích cho các nhiệm vụ phân tích và báo cáo.

Ứng dụng chỉnh sửa và trình chiếu tài liệu ONLYOFFICE dành cho iOS được thiết kế để tạo và trình chiếu các slide. Bạn có thể sử dụng nó như... Trình chiếu bản trình bày trên thiết bị di động, hoặc chỉnh sửa nội dung: thay đổi bố cục slide, chỉnh sửa nền, điều chỉnh thông số thiết kế và áp dụng chủ đề. Để duy trì tính thẩm mỹ nhất quán.

Hơn nữa, nó có thể Thêm hiệu ứng chuyển tiếp, chèn bảng, hình dạng, hình ảnh và biểu đồ, tạo danh sách và ghi chú hoặc vẽ tự do.Tính năng bình luận trực tiếp trên các slide trong thời gian thực trong một phiên làm việc cộng tác, chẳng hạn như cuộc họp trực tuyến, cũng rất hữu ích.

Các bài thuyết trình có thể có thể được bảo vệ bằng mật khẩu, tải xuống thiết bị hoặc in trực tiếp.Điều này giúp bạn dễ dàng chia sẻ chúng với khách hàng, đồng nghiệp hoặc người tham dự buổi thuyết trình mà không cần dùng đến máy tính.

Trong lĩnh vực biểu mẫu và PDF, ứng dụng cung cấp tính năng điền biểu mẫu hoàn chỉnh: bạn có thể Mở các mẫu được lưu trữ trên thiết bị, sử dụng các mẫu có sẵn từ thư viện mẫu và bảo vệ biểu mẫu bằng mật khẩu.Sau khi hoàn thành, các biểu mẫu có thể được xuất ra ở cả định dạng DOCX và PDF.

Tất cả những điều này khiến ONLYOFFICE Documents for iOS trở thành một loại ứng dụng như... Một "văn phòng bỏ túi" có thể đáp ứng hầu hết mọi nhu cầu văn phòng mà không cần phải cài đặt nhiều ứng dụng khác nhau.Hơn nữa, ứng dụng này không có quảng cáo và không có mua hàng trong ứng dụng, đây là một điểm cộng lớn.

Quét tài liệu, nhận dạng ký tự quang học (OCR) và làm việc kết hợp giữa hệ thống tại chỗ và trên nền tảng đám mây.

Một tính năng nổi bật khác của ONLYOFFICE Documents trên iOS là tích hợp chức năng quét. Với camera của thiết bị, bạn có thể... Số hóa tài liệu giấy, chụp ảnh chúng, trích xuất văn bản bằng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) và chuyển đổi chúng thành các tệp có thể chỉnh sửa hoàn toàn..

Quy trình này đặc biệt hữu ích nếu bạn vẫn còn lái xe. Các hợp đồng, hóa đơn hoặc các biểu mẫu vật lý mà bạn cần tích hợp vào quy trình làm việc kỹ thuật số của mình.Thay vì phải chép lại mọi thứ bằng tay, chỉ cần quét tài liệu, để ứng dụng nhận dạng văn bản, rồi chỉnh sửa như thể đó là một tài liệu được tạo mới hoàn toàn.

Sự cân bằng giữa làm việc tại chỗ và làm việc trên nền tảng đám mây là một trong những trụ cột khác của nó. Bạn có thể lựa chọn Vì lý do bảo mật hoặc hiệu năng, bạn chỉ nên lưu trữ tài liệu trên thiết bị của mình, hoặc kết nối chúng với dịch vụ lưu trữ đám mây mà bạn ưa thích để dễ dàng truy cập từ các thiết bị khác nhau.Tính linh hoạt này rất quan trọng khi các môi trường làm việc khác nhau hoặc các chính sách an ninh nội bộ khác nhau cùng tồn tại.

Việc kết nối với các dịch vụ như DocSpace hoặc Workspace từ ONLYOFFICE không chỉ đồng bộ hóa các tập tin mà còn... Nó cho phép cộng tác nâng cao, kiểm soát phiên bản và quản lý quyền truy cập.Điều này cho phép, ví dụ, một người làm việc trên tài liệu từ điện thoại di động của họ trong khi người khác xem xét tài liệu đó từ trình duyệt trên máy tính của họ.

Bằng cách kết hợp khả năng chụp tài liệu vật lý, nhận dạng ký tự quang học (OCR) và chỉnh sửa đầy đủ, ứng dụng này rất phù hợp với... Các tình huống di động: thăm khách hàng, làm việc ngoài hiện trường, họp ngoài văn phòng hoặc làm việc từ xa ở bất cứ đâu.Chỉ cần có iPhone hoặc iPad bên cạnh là đủ để duy trì năng suất làm việc.

Những ưu điểm chính của ONLYOFFICE so với các bộ ứng dụng khác

Một trong những lập luận được lặp đi lặp lại nhiều nhất khi nói về ONLYOFFICE là: Bạn không cần cài đặt thêm ứng dụng nào để chỉnh sửa tài liệu văn bản, bảng tính hoặc bài thuyết trình.Tất cả các chức năng văn phòng cơ bản và phần lớn các chức năng nâng cao đều được tích hợp vào bộ ứng dụng, cả trên phiên bản web và ứng dụng di động.

Giao diện nổi bật nhờ sự rõ ràng và khá trực quan. Mặc dù mỗi người dùng có sở thích riêng, nhưng nhìn chung quá trình làm quen diễn ra khá nhanh chóng vì... Cách bố trí menu và công cụ gợi nhớ đến những gì chúng ta đã thấy trong các bộ ứng dụng văn phòng phổ biến khác.Điều này giúp giảm thời gian cần thiết để làm quen với môi trường mới.

Một điểm cộng khác của nó là khả năng... Làm việc từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nàoBạn có thể chỉnh sửa trên máy tính, tiếp tục trên thiết bị di động và xem lại trên máy tính bảng mà không làm mất định dạng hoặc chức năng quan trọng. Tính liên tục này đặc biệt có giá trị đối với các nhóm kết hợp làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa.

Các tính năng cộng tác được cung cấp bởi ONLYOFFICE khá toàn diện: Chỉnh sửa đồng thời trên cùng một tài liệu, bình luận theo ngữ cảnh, theo dõi thay đổi, quản lý phiên bản và quyền đọc, xem xét hoặc chỉnh sửa.Hơn nữa, nó có thể dễ dàng được chia sẻ với người dùng bên ngoài thông qua các liên kết, mà không cần họ phải thuộc cùng một tổ chức.

Về mặt định dạng, khả năng tương thích là một trong những trụ cột của nó và cho phép nó cạnh tranh với các đối thủ khác. Các lựa chọn thay thế miễn phí cho Microsoft WordSự thật là có thể Mở, chỉnh sửa và lưu các tập tin ở định dạng DOCX, XLSX, PPTX, cũng như các định dạng Apple, Hangul, ODG và Markdown. Nó giúp giảm đáng kể các vấn đề chuyển đổi và lỗi bố cục đôi khi xảy ra khi làm việc với các công cụ khác nhau.

Cuối cùng, cần lưu ý rằng phiên bản iOS là Hoàn toàn miễn phí, không quảng cáo và không có mua hàng trong ứng dụng.Điều này, kết hợp với khả năng tích hợp với các dịch vụ đám mây phổ biến và vô số tính năng mà nó cung cấp, khiến nó trở thành một lựa chọn rất cạnh tranh cho những người muốn có một bộ ứng dụng mạnh mẽ trên điện thoại di động hoặc máy tính bảng của họ.

Nhìn chung, ONLYOFFICE định vị mình là một bộ ứng dụng văn phòng rất đầy đủ. Có khả năng xử lý mọi việc, từ chỉnh sửa đơn giản các tài liệu riêng lẻ đến quản lý cộng tác các dự án, khách hàng và truyền thông nội bộ.Việc tập trung vào khả năng tương thích, cộng tác thời gian thực và làm việc trên nhiều thiết bị đã giúp nó trở thành một lựa chọn thay thế rất đáng cân nhắc cho các giải pháp đã có chỗ đứng vững chắc, đặc biệt là đối với các nhóm coi trọng việc có mọi thứ trong cùng một hệ thống.