Los usuarios empresariales y domésticos que gestionan docenas de correos electrónicos al día con Microsoft Office Outook ya conocen las reglas del correo electrónico para organizarlo automáticamente o almacenarlo en carpetas. Los más regulares incluso saben cómo reenviar automáticamente un mensaje a un colega, imprimir automáticamente un correo electrónico recibido o asignar una categoría/color dependiendo del remitente o asunto del correo electrónico.
La gestión de reglas y alertas en el software Outlook es explícita gracias al asistente de configuración para crear o modificar una regla. Esto le permite definir todo desde un mensaje recibido o enviado.
Sin embargo, hay una diferencia en la visualización de las reglas, dependiendo de los parámetros seleccionados. Por ejemplo, algunas reglas se muestran con un» (sólo cliente) «: ¿a qué corresponde?
¿Por qué algunas reglas de Outlook aparecen con el texto «sólo cliente»?
Es Microsoft quien nos dice la diferencia entre las reglas del lado del servidor y del lado del cliente.
Las reglas simples establecidas en Outlook se pueden aplicar en el lado del servidor . Por ejemplo, un nuevo mensaje recibido de un colega de la empresa se moverá automáticamente a una carpeta de la Bandeja de entrada. Esto es posible porque el remitente está en la Lista de direcciones global (LAG) de la organización de Exchange y la carpeta está en el archivo OST del buzón de Exchange. Si la carpeta de destino está en un PST local, la regla se convierte en «cliente solamente» ya que el servidor no tendrá acceso a la carpeta local del ordenador.
Las reglas » client only » tienen al menos una condición o acción que utiliza una función del software cliente Outlook. Por ejemplo, un correo electrónico recibido de un colega activará un sonido tan pronto como se reciba. Es el software Outlook el que desencadenará esta acción, lo que lo convierte en una regla sólo en el lado del cliente.
Condiciones y acciones que las convierten en reglas de «sólo cliente»
Ejemplos de condiciones comunes que hacen que una regla del lado del cliente:
- Con palabras específicas en el asunto
- Marcar como importante o sensible
- Con palabras específicas en el cuerpo, en el encabezado, en la dirección del remitente o en la dirección del destinatario
Ejemplos de acciones comunes que sólo generan una regla de tipo cliente:
- Asignar a una categoría
- Eliminarlo permanentemente
- Asignar un indicador de monitorización
- Eliminar el indicador de mensaje
- Imprimirlo
- Reproducir un archivo de sonido
- Marcarlo como leído
- Mostrar un mensaje específico en la ventana de Alerta de escritorio
- Mover o copiar a la carpeta de un archivo PST
¿Qué cambia esto entre la regla cliente de Outlook solamente o en el lado del servidor?
Si sólo utiliza el software Office Outlook para administrar sus correos electrónicos, no habrá diferencia en el uso de las reglas de correo electrónico. Sin embargo, las reglas «sólo cliente» no se aplicarán en webmail (Outlook Web Access con servidor Exchange), o si la cuenta de correo electrónico está configurada en un smartphone o tablet .
Las reglas del lado del cliente sólo se aplican en el software Outlook donde se han configurado.
Además, en el caso de un reemplazo de computadora o después de un formateo de Windows y una reinstalación de la suite Microsoft Office, será necesario recrear estas reglas cliente ya que habrán desaparecido. También puede exportar las reglas a través del menú de Outlook, para guardarlas en caso de problema o para cambiar de equipo.
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