Utilice Microsoft FindTime para programar reuniones más rápidamente en Outlook

Encontrar el mejor momento para la reunión con sus colegas de la oficina a menudo no es una tarea fácil. Primero tienes que preguntarles acerca de su hora conveniente y luego emparejar la misma con tu horario para llegar a la hora más adecuada para todos. El trabajo de decidir cuándo reunirse es relativamente simple si sus asistentes son personas menos numerosas, sin embargo, ¿qué tal si la reunión requiere más personas? El trabajo se vuelve muy difícil con algunos que no están disponibles o con personas que abandonan el lugar debido a diversas razones. Todo este proceso hace que usted invierta mucho de su tiempo productivo, ¿no es así?

FindTime es una aplicación que puede ayudarle a programar reuniones más rápidamente. Un complemento para Microsoft Outlook , FindTime le ayuda a decidir la hora de una reunión fácilmente con un enfoque sistemático y eso también sin mucha participación de su parte. La aplicación le sugiere automáticamente qué días y horas funcionan mejor para las personas que deben asistir a la reunión. Por lo tanto, ayudándole a llegar a la hora del consenso con bastante facilidad. Lea a continuación para saber cómo programar reuniones más rápidamente.

FindTime for Outlook

FindTime reduce el tiempo de organización. Como organizador, usted propone sus horarios seleccionados a todos los asistentes y permite que todos voten. Una vez que hay un consenso a través de la votación, FindTime envía la invitación a la reunión en su nombre, y así elimina el tiempo que usted normalmente tiene que invertir coordinándose con la gente y llegando en el mejor momento para todos.

Para empezar a utilizar FindTime

Paso 1

El primer paso es instalar FindTime y, para ello, es obligatorio que inicie sesión en las cuentas de Office 365. Una vez que haya iniciado sesión, puede instalar FindTime desde la tienda de Office. Una vez instalado, reinicie Outlook y podrá ver el icono FindTime situado en la esquina superior derecha de la pantalla de Outlook. Observe la diferencia en la apariencia de Outlook 2013, Outlook 2016 y Outlook en la Web que se muestra a continuación.

En Outlook 2013

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En Outlook 2016

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En Outlook en la web

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Nota: FindTime sólo es accesible en Outlook 2013, Outlook 2016 y Outlook en la Web.

Paso 2

Así que, una vez configurada la aplicación, ahora puede crear un nuevo correo electrónico o responder a un correo electrónico existente para programar una reunión.

Por ejemplo, si desea organizar una reunión con las personas que figuran en la lista respondiendo a un correo electrónico existente. Haga clic en «Responder con la encuesta de Meeting Poll».

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Se abre un panel a través del cual puede configurar la duración de la reunión. La parte central e inferior del panel le permite ver el horario de las personas a las que desea invitar a una reunión. Aquí puede seleccionar múltiples franjas horarias y enviarlas a las personas implicadas pidiéndoles que voten.

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El estatus de las personas está representado por diferentes colores y en base a los mismos se puede decidir qué espacio de reunión es el más adecuado para todos.

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Haga clic en «Siguiente» y verá las franjas horarias y pestañas preseleccionadas, como «Lugar de reunión». Ahora está listo para hacer una invitación. Haga clic en «Insertar en el correo electrónico» para hacer una invitación.

Paso 3

Una vez realizada la invitación, haga clic en «enviar» en la ventana de la bandeja de entrada de su mensaje para permitir que las personas comiencen a votar en las franjas horarias que haya seleccionado. Todos los invitados pueden ver la encuesta en línea sobre quién vota y a qué hora. Incluso puedes saber que otros saben de tu tragamonedas favorita.

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Tan pronto como los votos estén listos, la invitación recibe los horarios y su reunión ha sido establecida. El Organizador también recibe un correo electrónico sobre la confirmación de la invitación.

Nota: Por parte de los destinatarios, sólo necesitan una dirección de correo electrónico para recibir su invitación y acceso a Internet para votar en el sitio web de FindTime. Además, pueden votar desde cualquier dispositivo que deseen. Los destinatarios no necesitan tener FindTime instalado en su PC o teléfono, ni una cuenta de Office 365.

Haga clic aquí para empezar a usar FindTime y háganos saber si le gusta esta nueva aplicación de Microsoft.

Fuente de imagen: Microsoft.

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