Cómo compactar y reducir el tamaño del buzón de correo en Microsoft Outlook

Microsoft Outlook , el cliente para el servicio de correo electrónico de Outlook o Live, guarda el correo electrónico y los archivos adjuntos sin conexión. A medida que recibe y envía correos electrónicos, el tamaño de la base de datos sigue aumentando. A la vez que se asegura de que pueda acceder a los correos electrónicos cuando no está conectado a Internet, también significa que el tamaño del buzón de correo se sigue ampliando. En este post, compartiremos cómo puede compactar y reducir el tamaño del buzón de correo en Microsoft Outlook.

Compactar y reducir el tamaño del buzón de correo en Microsoft Outlook

La desventaja de tener un buzón de correo más grande es que ralentiza la experiencia. Lleva más tiempo abrir y buscar cualquier cosa. Además, los proveedores de correo electrónico como Office 365 limitan el tamaño máximo del buzón. Esto significa que a menos que reduzca el tamaño del buzón de correo en Microsoft Outlook, no podrá enviar ni recibir ningún correo electrónico.

Dónde se almacenan todos los datos del buzón de correo de Outlook

Si utiliza la función POP o IMAP, todos los archivos, correos electrónicos, carpetas, contactos, etc. se almacenan en el archivo de datos de Outlook (.pst). Si utiliza una cuenta de Office 365, Exchange o Outlook.com, los datos del buzón de correo están disponibles en un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost). Si bien la eliminación de correos electrónicos y archivos adjuntos puede ayudar, si guarda toda la información en un archivo PST, no se encoge por sí sola.

Nota: Hemos discutido dos formas más de eliminar archivos de Outlook. Si los utiliza, y luego reduce manualmente el tamaño del archivo del buzón de correo, le ayudará aún más.

Compactar y reducir el archivo de datos de Outlook (.pst)

La ventaja de los archivos PST es que al eliminar los correos electrónicos, compacta automáticamente la base de datos en segundo plano. El proceso de compactación se produce cuando no se utiliza Outlook. También puede elegir compactarlo siguiendo los pasos que se indican a continuación de forma manual:

Tipo de

Abra Outlook y elimine los elementos que no necesite. Al eliminarlos, los archivos van dentro de la carpeta «Elementos eliminados», haga clic con el botón derecho del ratón y vacíelos.

Haga clic en File >Account Settings> Account Settings .

Cambie a la pestaña Archivos de datos . Seleccione el archivo de datos que desea compactar. A continuación, haga clic en Configuración .

Haga clic en la pestaña Avanzado > Configuración del archivo de datos de Outlook.

En el cuadro de diálogo Configuración de archivos de datos de Outlook, haga clic en Compactar ahora y, a continuación, haga clic en Aceptar .

Dependiendo del tamaño del archivo PST, puede tardar varios minutos en compactarse.

Compactar y reducir un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost)

Muchas cuentas de correo electrónico utilizan un archivo de datos de Outlook sin conexión para almacenar datos. OST o archivo de datos de Outlook fuera de línea es similar a PST o archivo de datos de Outlook con una excepción. No puede importar o exportar desde un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost).

1. Haga clic en Archivo > Configuración de la cuenta, Configuración de la cuenta .
2. En la ficha Archivos de datos , haga clic en el archivo de datos que desee compactar y, a continuación, haga clic en Configuración .
3. Haga clic en la pestaña Avanzado > Configuración del archivo de datos de Outlook .
4. En el cuadro de diálogo Configuración de archivos de datos de Outlook, haga clic en Compactar ahora y, a continuación, haga clic en Aceptar .

Usar la herramienta de limpieza de correo

Outlook ofrece la herramienta de limpieza de correo incorporada, o puede usar la herramienta de limpieza de archivos adjuntos de Outlook para buscar mensajes antiguos y grandes que puede eliminar o mover a un archivo PST. También puede eliminar la copia de correos electrónicos que entren en conflicto con el servidor de correo electrónico. A veces borramos archivos del servidor, pero todavía están disponibles en el cliente que ocupa espacio.

Ejecute la herramienta de limpieza del buzón de correo

1. Haga clic en el botón Limpieza del buzón de correo.
2. Seleccione Ver tamaño del buzón de correo, Buscar elementos más antiguos que, Buscar elementos más grandes que, Ver tamaño de elementos eliminados, Carpeta de elementos eliminados vacíos, Ver tamaño de conflictos o Vaciar conflictos para realizar la tarea deseada.

Usar la herramienta de conversación de limpieza

Outlook para Office 365Outlook 2019Outlook 2016Office for businessOutlook 2013 y otros tienen una herramienta para limpiar las conversaciones. Las conversaciones o el hilo de correo electrónico son la misma cosa. La «herramienta de conversación» es inteligente. Evaluará el contenido de cada mensaje, y si la parte del correo electrónico está disponible en cualquiera de los mensajes de vista previa, la eliminará.

Tiene tres opciones más para compactar y reducir el tamaño del buzón de correo en Microsoft Outlook

• Comprobaciones de limpieza en la conversación seleccionada.
• La limpieza de carpetas revisa la carpeta seleccionada.
• Limpieza de carpetas y subcarpetas también comprueba las subcarpetas.

Estos son los mejores consejos para ayudarle a compactar y reducir el tamaño del buzón de correo en Microsoft Outlook. Sin embargo, asegúrese siempre de no borrar accidentalmente los archivos que son esenciales.

Leer siguiente : Cómo optimizar y acelerar Microsoft Outlook.

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